BPI (business process improvement) یا بهبود فرایند چیست؟
به طور کلی هر امری نیاز به مرور و بازنگری دوباره دارد ، حال این بازنگری و مرور در فرآیند ها و کار های سازمانی و اداری بسیار مهم تر خواهد بود . چرا که فاکتور های اساسی و کلیدی مثل زمان و سرمایه در این دسته از فرآیند ها دخیل هستند.
آنچه باعث می شود نتیجه کار دلخواه ما نباشد می تواند طولانی شدن زمان برای رسیدن به نتیجه دلخواه است یا با تلاش های زیادی به نتیجه نرسیم و در اصل تلاش های ما از بین رفته باشد ، و یا شاید فرآیند آن قدر طولانی شده است که باعث خستگی و فرسودگی نیرو انسانی شده است و در نهایت نتیجه حاصل شده مطلوب و دلخواه ما نیست.
دقیقا بهبود فرآیند در همین بخش به شما کمک می کند ، کمک می کند اتلاف زمان و سرمایه را به حداقل برسانید ، تلاش های هدر رفته را شناسایی می کند ، کیفیت خروجی را افزایش می دهد ، و در نهایت باعث رضایت کارکنان و مشتری ها می شود.
برای بهبود فرآیند کسب‌وکار (BPI) چه باید کرد ؟
BPI هرگز به صورت یکباره و آنی نیست بلکه نیازمند فعالیت مستمر است تا به طور نرم و آهسته در سازمان اجرا و نهایی شود چرا که هر فرآیند در یک سازمان بعد از مدتی با فرهنگ و نیروی انسانی آن سازمان هماهنگ و سازگار می شود و تغییر ناگهانی و بهبود آن ها شاید بر روی کاغذ و از نظر تئوری امکان پذیر باشد اما در شرایط واقعی و در عمل امکان پذیر نخواهد بود و نیازمند آن است که از یک چهار چوب و متدلوژی خاصی پیروی کنیم .
ابتدا فعالیت های کسب کار خودتان را باید دسته بندی کنید . این دسته بندی در مراحل بعدی به شما بسیار کمک خواهد کرد . هر فعالتی به طور کلی در یکی از سه بخش
- عملیاتی
- مدیریتی
- پشتیبانی
قرار دارد و بهبود بر روی هر سه دسته قابل انجام است اما قبل از بهبود باید مشخص کرد هر فعالیت به کدام دسته است .
- فعالیت های عملیاتی به طور پیوسته و روزانه در حال انجام است مثل خط تولید ، توزیع و پخش ، تدارکات
- فعالیت های مدیریتی مثل توسعه زیرساخت های شرکت و یا توسعه بهبود منابع انسانی
- فعالیت های پشتیبانی در کسب کار شما فعالیت هایی هستند که لازم است اجرا شوند ولی نه در درسته عملیاتی هستند و نه در دسته مدیریتی این دست از فعالیت ها مربوط به پشتیبانی می شوند برای مثال فعالیت پشتیبانی از مشتریان و یا فرآیند جذب استخدام .
نقشه‌برداری (Mapping)
اولین مرحله شناسایی مشکل است برای این کار نیاز به یک دید متفاوت است این دید متفاوت یعنی یک نقشه که به شما نشان دهد چه مراحلی دقیقا در سازمان در حال اجرا است این امر باعث می شود شما یک تصویر جامع و بزرگ از سازمان خود داشته باشید تا بتوانید مشکلات را بهتر و سریع تر ببیند
و همچنین می توانید از Process Package که ویژگی انحصاری شرکت فنی مهندسی مای دیتا است جهت دیدن نقشه کلی فرآیند خود بهره بگیرید .
حال که شما نقشه کلی فرآیند خود را دارید شناسایی مشکل بسیار ساده شده است .
تجزیه‌وتحلیل (Analysis)
با نقشه ایی که از گردش کار در دست خود دارید به دنبال نقاط بحرانی و درد بگردید . یافتن این نقاط بسیار دشوار و پیچیده است اما طرح سوالاتی مثل چه وظیفه ایی بیشترین زمان را می گیرد ؟ آیا واقعا این زمان و این مسیری که این وظیفه طی میکند لازم وضروری است ؟ این دست سوالات می تواند برای یافتن این نقاط به شما کمک کند و در این مسیر شما را یاری کند .
جلب موافقت مدیران
بهبود هیچ فرآیندی بدون جلب نظر و توافق مدیران آن بخش و یا سازمان امکان پذیر نخواهد بود واین دقیقا بستگی به این دارد که شما تا چه حد در شناسایی و نشان دادن مشکل در فرآیند ها موفق عمل کرده اید.
تا چه حد موفق بوده اید که تاثیرات BPI را شرح دهید .
شرح درست و دقیق این پارامتر ها باعث می شود مدیران سازمان با شما جهت بهبود فرآیند با شما همکاری کافی و لازم داشته باشند .
پیاده سازی و اجرا
پس از تخصیص منابع کافی برای شروع بهبود، بهبود فرایند را شروع کنید اما این تغییرات و اصلاحات باید در کوچکترین مقیاس ممکن باشد تا نیرو انسانی به آهستگی و به آرامی با شما همراه شوند .
بررسی و اصلاحات
چرخه بهبود را به صورت مستمر ادامه دهید و از داشبورد های مدیریتی بهره بگیرید تا بتوانید گزارش های دقیق و جامعه ایی داشته باشید و بتوانید اثر کار خود را به خوبی و روشنی به مدیران نشان دهید .
