یکی از دغدغه های سازمانها انتخاب  و خرید یک BPMS قدرتمند است که قادر باشد به خوبی از عهده پیاده سازی فرایندها برآید. تفاوتی نمی کند که این سازمان یک شرکت ۳ نفری باشد یا یک وزارتخانه چند هزار نفری، نرم افزارهای BPMS هر جایی که اجرا شوند یک سامانه زیرساختی محسوب می شوند و کلیه کارها به مرور به آنها وابسته می شود. در نتیجه مدیران باید به انتخاب خود در خرید BPMS توجه ویژه ای داشته باشند.

ابتدا باید در خرید BPMS به نیازهای حال و آینده دقت کرد، یک شرکت می تواند در ابتدا به سراغ خرید BPMS تجاری نرود، او می تواند از یکی از BPMS های متن باز و رایگان استفاده کند.

بطور مثال ProcessMaker، Bonita یا Camunda، این BPMS ها در مرحله اول انتخاب خوب و به صرفه ای خواهند بود  و تقریبا سازمان، خود را از خریدBPMS  تجاری بی نیازمی بیند، ولی به مرور وقتی که سازمان شروع به پیاده سازی فرآیندها میکند، خواهد دید که نیازهای او فراتر از امکانات آن خواهد بود، به مرور کندی های قابل توجهی در سامانه خواهد دید و نارضایتی های کارمندان و مشتری ها بسیار بالا می رود و در این حالت است که سازمان در دام زمان های صرف شده برای یک BPMS  متن باز افتاده است.

سازمانهای بسیاری را مشاهده کرده ایم که بعد از چند ماه یا یک سال، پروژه های آنها شکست خورده و مجبور شده اند یا به بطور کلی BPMS را کنار بگذارند و یا در حد محدودی از آن استفاده کنند و دوباره به سمت برنامه های آماده بروند و هرگز دیگر به سمت خرید BPMS  ها نروند!!

مدیران و سیاست گذاران یک مجموعه باید همواره به این نکته توجه داشته باشند که هر روز ممکن است سازمانشان گسترش پیدا کند، خواسته های کاربران بیشتر شود، زیرمجموعه های متنوعی به آنها اضافه شوند و اگر سامانه خریداری شده ی آنها نتواند زیر بار داده های مختلف به خوبی عمل کند، ضررهای زیادی به سازمان وارد خواهد شد. این حقیقت که خرید BPMS نمی تواند تمام مشکلات سازمان را برطرف کند قابل انکار نیست ،

اما وجود مشکلات متعدد در یک BPMS متن باز باعث می شود زحمات و زمان های صرف شده سازمان برای BPMS تلف شود و سازمان قدرت واقعی یک BPMS را هرگز تجربه نکند و به خاطر این تجربه بد، سازمان دیگر به سمت خرید BPMS نرود. در زیر به بخشی از مواردی که باید در خرید BPMS به آن توجه داشت اشاره میکنیم:

ایرانی و بومی بودن BPMS 

در خرید BPMS باید به ایرانی و بومی بودن آن توجه ویژه ای داشت، بسیاری از سازمانها نیاز دارند که داده های قبلی آنها یا به BPMS منتقل شود یا BPMS از آن داده ها در فرآیندها استفاده کند، سازنده BPMS باید امکاناتی متنوع و یا آماده ای را داشته باشد که بتواند به آنها متصل شود،

این کار باعث افزایش بهره وری و سرعت اجرای BPMS خواهد شد. آگاهی از ساختار نرم افزارها متداول داخلی و داشتن تجربه در اتصال آنها، امتیاز برتری نسبت به سایر BPMS هاست. (بطور مثال اتصال به اتوماسیونهای اداری متداول) از طرفی در بسیاری از موارد دیده شده است که سلیقه ایرانی ها در رضایت ظاهر نرم افزار با Interface که BPMS های متن باز در اختیار می گذارند متفاوت است،

بطور مثال بسیار مشاهده کرده ایم که کاربران از ظاهر ProcessMaker ، Oracle BPMS یا Bizagi خسته شده اند و رغبتی در کار کردن با آن ندارند با اینکه در بسیاری از سایتهای رتبه بندی، این BPMS ها از رتبه ی بالایی در این زمینه برخوردار بوده اند. بخش دیگر از این موضوع مربوط به تجربه کاربری کاربران می باشد در BPMS های متن باز بازخورد های کاربران ترتیب اثر داده نمی شود و تجربه کاربری کاربران تنها در حد “ای کاش” و اما و اگر باقی خواهد ماند.

در دسترس بودن توسعه دهنده و پشتیبانی

زمانی را تصور کنید که سامانه به شدت زیر بار داده و اطلاعات رفته است و به هر دلیلی سامانه به مشکلی برمیخورد. حال این مشکل یا از هسته اصلی BPMS است یا از طراح یا پیاده ساز فرآیند، در این صورت اگر از نرم افزارهای متن باز رایگان یا حتی از موارد Crack شده مثل Bizagi استفاده شده باشد،

باید به سراغ گوگل رفته و علت آن مشکل را جستجو کنید، با هزار نذر و نیاز باید امیدوار باشید که کسی به این مشکل برخورد کرده باشد و راهکاری برای آن وجود داشته باشد، آیا آن راهکار در نسخه ای که شما از آن استفاده میکنید کاربرد دارد یا نه، بعد از اعمال راهکار، آیا سامانه به مشکل دیگری برمی خورد یا نه. این مشکلات و دغدغه ها را افراد طراح و پیاده ساز فرآیند به خوبی درک می کنند.

برای خرید BPMS باید به این نکته توجه ویژه ای داشت که در دسترس بودن برنامه نویسان و متخصصان آن محصول بسیار مهم است، آنها هستند که خالق BPMS هستند و می توانند به شما بگویند مشکل از کجاست و چگونه حل می شود، آنها BPMS را در سازمانهای زیادی نصب کرده اند و می توانند تجربیات خود را در اختیار شما بگذارند و در کمترین زمان آن مشکل را برطرف کنند و همواره بازخورد های شما را در BPMS  در نظر بگیرند.

بطور کامل توسط تولید کننده، تولید شده باشد

متاسفانه بسیار دیده شده است که شرکتها برای کاهش هزینه و افزایش سود خود، تلاش میکنند از ابزارهای آماده در توسعه محصول خود استفاده کنند، این امر در دید اول بسیار به صرفه خواهد بود و در ظاهر می تواند رضایت مشتری را جلب کند ولی به مرور وقتی نیاز مشتری افزایش پیدا کرد و شرکت تولید کننده تصمیم گرفت ویژگی خاصی را به سامانه اضافه کند به دلیل اینکه نمیداند ساختار کدنویسی آن چگونه است با مشکل جدی روبرو می شود.

ساختار اصلی و هسته برنامه جای دیگری و توسط برنامه نویسان دیگری پی ریزی شده است حال تصور کنید در این ساختمان بزرگ و مرتفع شما درخواست اضافه شدن طبقه جدیدی را می دهید ، اما این کار یا شدنی نیست یا اگر هم بشود به علت این که از پی اصلی اگاهی ندارند نتیجه روشن است ، فرو ریختن این ساختمان کمترین نتیجه می تواند باشد.

در این مواقع هزینه اضافه کردن ویژگیها، زیاد می شود و ممکن است شرکت زیر بار قبول کردن آن نرود و مشتری ناراضی شود. پس بهتر است برای خرید BPMS به سراغ شرکتی بروید که از صفر تا صد محصول را، خود تولید کرده باشد و بر پایه ابزارهای آماده یا BPMS متن باز جلو نرفته باشد.

نظر کاربران

شرکت های توسعه دهنده مختلفی در داخل یا خارج کشور هستند که ادعای تولید BPMS داشته اند، نکته ای که خیلی مهم است استفاده از نظر مشتری های قبلی است، آیا آنها در خرید BPMS مورد نظر شما، رضایت کاملی داشته اند. مشتریهایی که ممکن است سالها از آن BPMS استفاده کرده اند، عملکرد محصول را در شرایط مختلف تست کرده اند، فرمها و گردشکارهای متنوعی را در آن پیاده سازی کرده اند. هر چقدر سازمان آن مشتری، بزرگتر و کاربران بیشتری داشته باشد بهتر می توانید روی حرف و نظر آنها حساب باز کرد.

پشتیبانی شرکت تولید کننده نیز بسیار مهم است، آیا در لحظه و در کمترین زمان مشکلات را برطرف کرده است، آیا زمانیکه کاربران و طراح های سازمان نیاز به راهنمایی داشته اند با برخوردی مناسب پاسخ گوی آنها بوده اند. این مواردی است که می تواند در ادامه راه پیاده سازی و اجرای یک BPMS موفق، بسیار با اهمیت باشد.

قابلیت نوشتن اسکریپت

در حالت کلی، یک BPMS باید ZeroCode باشد به این معنی که برای اجرا نباید هیچ کد یا اسکریپتی در آن نوشته شود. ولی در عمل چنین چیزی امکان پذیر نیست و این اصطلاح بیشتر یک اصطلاح تبلیغاتی است تا فنی.

در حقیقت BPMS ها باید CodeLess باشند یعنی با کمترین کد نویسی بتوانند کارهای شما را انجام دهند. اگر کمی بخواهیم دقیق تر صحبت کنیم در BPMS ها نباید کدی نوشت بلکه باید از اسکریپت ها استفاده کرد. اسکریپتها، کدهای سطح بالایی هستند که انسان بهتر می تواند از آنها استفاده کند. یک دستور اسکریپت برابر ده ها خط کد است.

یک BPMS قدرتمند، الزاما باید از اسکریپت نویسی پشتیبانی کند. اگر این اسکریپت به زبانهای رایج برنامه نویسی مثل C#، پایتون یا PHP باشد مزیت بیشتری محسوب می شود. در این صورت افراد پیاده ساز، نیاز به یادگیری قواعد جدید یک زبان اسکریپت خاص نیستند و به سرعت می توانند دستورات خود را در فرآیندها کامپایل و اجرا کنند. بطور مثال Bizagi این مشکل را دارد.

بطور کامل تحت وب

در دنیای امروز محصولات نرم افزاری به سمت تحت وب شدن پیش می روند، این قاعده در BPMS ها هم صادق است، باید BPMS انتخاب کنید که بطور کامل تحت وب باشد. به این صورت که هم کارتابل و مدیریت وظایف آن تحت وب باشد و هم فرم ساز، گردشکار ساز و گزارش ساز آن.

در مزیتهای تحت وب بودن، می توان به این موارد اشاره کرد:

• عدم نیاز به نصب سامانه و به دنبال آن عدم بروز مشکلات و خطاهای متعدد
• در دسترس بودن کلیه امکانات در هر زمان و مکان، خصوصا در زمانهای دورکاری
• امنیت بالا، با توجه به اینکه در نرم افزارهای تحت وب معمولا اطلاعاتی که کاربر نیاز واقعی به آنها دارد به او ارسال می شود نه کل داده ها، می توان در امنیت و صحت داده ها اطمینان بیشتری داشت.
• بدون نیاز به اپلیکشن گوشی همراه، در هر پلتفرمی قابل اجراست.

امنیت

وقتی بحث امنیت می شود بارها دیده شده است که شرکتهای خصوصی و کوچک، اهمیت کمتری به آن می دهند و فقط به دنبال سامانه ای هستند که خواسته های آنها را پاسخگو باشد و یا شرکتهای بزرگ و حتی دولتی را تجربه کرده ایم که اعتماد زیادی به BPMS های Crack شده ی خارجی داشته اند و اکثر اطلاعات خود را در آن قرار داده اند.

کند شدن BPMS می تواند در رضایتمندی کاربران اثر بگذارد، یکی از دلیلهای کند شدن، کپی برداری هکرها از داده های پایگاه بصورت غیرمجاز است و یا ممکن است از ضعفهای محصول در جهت زیر بار قرار دادن درخواستهای کاذب سامانه استفاده کنند (DOS Attack)

با توجه به وضعیت خاص کشورمان ایران و با وجود تحریمهای مختلف، تقریبا هیچکدام از BPMS های متداول، تعهد و پشتیبانی ویژه ای از سامانه های خود ندارند و نمی توان مطمئن بود که در این زمینه نفوذ یا خرابکاری انجام ندهند. کند شدن بسیاری از این BPMS ها می تواند دلیل بر این ادعا باشد، در حالی که این BPMS ها در سایتهای رتبه بندی معتبر، از رتبه ی خوبی در سرعت اجرا بهره مند هستند.

به همان اندازه که نرم افزارهای متن باز می توانند امن باشند، می توانند خطرناک هم باشند زیرا هکرها کدهای آنها را بررسی کرده اند و از نقاط ضعف آنها مطلع هستند و ممکن است سالها آن حفره های امنیتی کشف شده را با افراد دیگر در میان نگذاشته باشند.