به نظرتون یک فرایند چه قدر میتونه در کاهش هزینه های ما کمک کنه؟
برای اینکه بتوانیم فرایند هایی را پیاده سازی کنیم که بیشترین کاهش هزینه را برای ما داشته باشند لازم به توجه به چند نکته اساسی و مهم هست.
۱- فرایند خود را بشناسید:
کسب و کارهایی که هدفشان دستیابی به مقرون به صرفه بودن در بلندمدت است، باید درک کاملی از تمام فرآیندهای خود داشته باشند. . یک “کتابخانه فرآیند” (سلسله مراتب فرآیند شامل فرآیندهای اصلی کسب و کار، گروه های فرآیند کسب و کار و عملکردهای مختلف تجاری) برای این منظور مفید است. این به عنوان چارچوبی برای تمام فرآیندهای فعلی کار می کند و به موارد زیر کمک می کند:
- شناسایی فرآیندهایی که نیاز به توجه فوری دارند
- برجسته کردن فرآیندهایی که مستقیماً با نتیجه سازمان مرتبط هستند
- تعیین جهت برای تجزیه و تحلیل کامل
- شناسایی وابستگی های فرآیند
۲- نقشه برداری از فرایند ها:
ایجاد یک نقشه فرآیند وضعیت فعلی پایان به پایان دومین وظیفه بزرگی است که برای کنترل مخارج سازمانی باید روی آن تمرکز کرد. این یک نمای کلی از تمام فرآیندهایی که در حال حاضر در یک شرکت اجرا می شوند و همین طور تفکیک کامل را به تصویر می کشد. هر چه بیشتر در نماهای سطح پایین تر کاوش کنید، بهتر این ایده را در مورد نحوه عملکرد فرآیندها، نحوه ارتباط آنها و نحوه ارتباط هزینه های مختلف با آنها ایجاد می کنید. استفاده از پتانسیل بیپایان نقشهبرداری فرآیند به سازمان کمک میکند:
- شناسایی نقاط دردی که نیاز به رفع فوری دارند
- درک تنگناهایی که باید از بین بروند
- تشخیص شکاف بین وضعیت فعلی و وضعیت آینده مطلوب
- یافتن وجود فرآیندهای تکراری یا غیر ضروری
- دستیابی به شفافیت عملیاتی
- تضمین ارتباط بهتر
- تصمیم گیری بهتر
۳- فرآیندهای خود را تجزیه و تحلیل کنید:
تجزیه و تحلیل هزینه برای ایجاد یک استراتژی کاهش ضروری است و تجزیه و تحلیل فرآیند اساساً پایه و اساس آن است. یک فرآیند را می توان به دو روش کمی یا کیفی تجزیه و تحلیل کرد.
۴- مخارج خود را مشخص کنید:
تعیین هزینه ها قبل از یافتن فرصت های کاهش بسیار مهم است. تحلیلگران فرآیند را قادر میسازد تا تمام هزینهها (از بالاترین تا کمترین) را دستهبندی کرده و اولویتها را مرتب کنند. بنابراین هنگامی که تجزیه و تحلیل ارزش و هزینه انجام می شود، باید حوزه هایی را که صرفه جویی عمده را ارائه می دهند از مناطقی که کسب و کار بیشترین هزینه را در آنها انجام داده است، جدا کرد. ۳ روش موثر برای انجام آن وجود دارد:
- از هر فرصت ممکنی که کاهش هزینه را تضمین می کند، استفاده کنید.
- رویکردی را دنبال کنید که در آن مناطقی که بیشترین هزینهها را در بر میگیرند اولویتبندی میشوند تا بیشترین استفاده را از سرمایهگذاری ببرید.
- رویکردی را دنبال کنید که در آن دست یافتنیترین پیشرفتها اولویتبندی میشوند تا از فرصتها حداکثر استفاده را ببرید.
در اصل، BPM مناطقی را هدف قرار می دهد که هزینه ها باید کاهش یابد و به آن ها ضربه می زند. در نتیجه، شرکتها میتوانند با موفقیت با چالشهای تجاری روبرو شوند و بیشترین بازده را با حداکثر پسانداز تضمین کنند.
