کنترل جریان داده ها به کمک BPMS
یکی از مهم‌ترین وظایف BPMS ها، کنترل جریان داده‌های (Data Stream) در سازمان است، هر روزه هزاران داده در شرکت تولید می‌شود، نرم‌افزارهای مختلف به‌صورت جزیره‌ای در حال خدمت‌رسانی به کاربران هستند، وقتی داده‌ای در نرم‌افزار وارد می‌شود پس از تجزیه و تحلیل، اطلاعاتی را تولید می‌کند این اطلاعات باید ورودی نرم‌افزار دیگری باشد. در اینجاست که می‌توان از یک BPMS جریان داده را کنترل کرد.
یک مثال در قالب فرایند خرید
یک فرایند خرید را تصور کنید، در ابتدا کارمند شرکت نیاز خود را در یک سامانه‌ای مانند اتوماسیون اداری وارد می‌کند، اتوماسیون اداری جریان درخواست را آغاز می‌کند، در شرکت، همکاران روی آن درخواست نظر می‌دهند، درخواست در قالب نامه‌ای به مدیر کارمند ارسال می‌شود، در صورت موافقت مدیر، جریان درخواست به کارتابل انباردار ارسال می‌گردد، انباردار موجودی انبار را برای آن درخواست چک می‌کند در صورتی که کالا، در انبار موجود باشد کالا به سمت اداره کارمند درخواست‌کننده ارسال می‌شود. در غیر این صورت جریان داده به سمت مسئول خرید منتقل می‌شود. مسئول خرید موجودی شرکت را برای خرید چک می‌کند و توافق‌ها و تأییدات مربوطه را از مدیران اخذ کرده و فرایند خرید آغاز می‌شود، در اینجا باید چک کرد که آیا خرید، یک خرید جزئی است، متوسط است یا کلی؟ بدیهی است که هر کدام، یک فرایند مربوط به خود را دارند، جریان داده در دل این فرایندها با نرم افزاهای جزیره‌ای و در بسیاری از موارد به‌صورت دستی ادامه می‌یابد تا اینکه خرید انجام، کالا در انبار مستقر و سپس به درخواست‌دهنده تحویل داده شود.
BPMS می‌تواند این فرایند را تسریع ببخشد
یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های BPMS کنترل و نظم‌دهی به فرایندهایی است که در قالب نرم‌افزارهای مختلف انجام می‌شود، BPMS جریان فرایندها را نظارت و به ترتیب داده‌های نرم‌افزار قبلی را به نرم‌افزار بعدی تحویل می‌دهد. در هر جایی که محصول نرم‌افزاری وجود نداشت، خود دست‌به‌کار شده، فرم‌های موردنظر را به همکاران شرکت، نشان داده و داده‌ها را تحلیل می‌کند، به طور مثال ممکن است سازمان محصولی برای انجام مناقصه یا درخواست تنخواه برای خرید جزئی را نداشته باشد، می‌توان در BPMS این فرایند کوچک را طراحی و در داخل فرایند خرید اصلی، جاگذاری کرد.
BPMS جریان رودخانه را مسیردهی می‌کند
در هر زمانی بنا به تصمیم‌گیری‌های مدیریتی یا تغییر سیاست‌های سازمان، می‌توان به کمک BPMS جریان فرایند را تغییر داد، نیازی نیست نرم‌افزاری را تغییر دهید، فقط کافی است گردش کار داخل BPMS را، تغییر دهید، حتی می‌توانید در داده‌های این جریان، تغییراتی بدهید، امنیت داده‌ها نیز بالاتر رفته و کسی نمی‌تواند در فرم‌های دستی تغییری بدهد، چون فرم فیزیکی وجود ندارد. BPMS می‌تواند جلوی این جریان سدی ایجاد کرده و جلوی حرکت داده‌ها را بگیرد، تصور کنید مشکل مالی برای سازمان رخ‌داده و مدیر چند روزی فرایندهای خرید را معلق می‌کند، به‌سادگی می‌توانید در BPMS توقف ایجاد کنید.
BPMS جریان را فقط کنترل می‌کند
برخی بر این باور هستند که BPMSها نباید منبع داده باشند، آنها صرفاً وظیفه کنترل جریان داده‌ها را به عهده دارند. BPMSها یک Storage برای داده‌ها نیستند، آنها وظیفه راه‌اندازی گردش کارها را دارند. ذخیره داده‌ها در BPMS باعث کندی آن شده و این محصولات نمی‌توانند تمرکز خود را روی اجرای فرایند داشته باشند.
این عقیده در جای خود محترم است؛ ولی در حال حاضر BPMSهای موجود آن‌قدر قدرتمند شده‌اند که می‌توانند هر دو وظیفه کنترل جریان فرایند و مکانی برای ذخیره داده‌ها را به‌خوبی انجام دهند. پس این تصمیم با شماست که چگونه می‌خواهید از BPMS خود استفاده کنید!
نیاز به‌سرعت بالا در انتقال جریان داده‌ها در شرکت
در یک شرکت به دلیل نیاز به‌سرعت بالا، BPMS جریانی را تولید می‌کند که نیاز است سرعت زیر ساخت نرم‌افزاری قدرتمندی را داشته باشد، در نتیجه BPMSها به سمت استفاده از تکنیک‌های انتقال داده‌ای که در میکروسرویس‌ها رفته‌اند، وب‌سرویس‌های سنتی برای ایجاد پل بین نرم‌افزارهای جزیره‌ای، بسیار کند هستند. تکنیک‌های انتقال داده‌های جدید، به‌صورت باینری عمل می‌کنند، با این کار نیازی به تبدیل داده‌ها به XML، SOAP یا JSON نیست، جریان داده‌ها بدون هیچ تغییری در رودخانه حرکت می‌کنند.
آیا شما در شرکت جریان داده‌های زیادی دارید؟ جواب این پرسش قطعاً بله است، کمی به اطراف خود نگاه کنید، بسیاری از نرم‌افزارها را مشاهده می‌کنید، اتوماسیون، مالی، انبار، خرید، نرم‌افزار منابع انسانی. حتی اگر در شرکت جریان داده‌ای به‌صورت مکانیزه نباشد، قطعاً به‌صورت دستی در حال استفاده هستید، اینجا ست که شما باید از BPMS برای اتصال آنچه دارید و مکانیزه‌کردن آنچه ندارید، استفاده کنید. در شرکت همکاران مختلفی دارید، کمی با آنها صحبت کنید خواهید دید که آنها نیز هر روزه با جریان عظیمی از داده‌ها روبرو هستند.
جهت اطلاعات بیشتر مقاله “میکروسرویس در MyProcess BPMS” را مطالعه فرمایید.
جهت خرید BPMS می‌توانید از مقاله “نکاتی که باید در خرید BPMS به آنها توجه داشت” استفاده کنید.
