بهبود فرآیند (BPI) چیست؟
بهبود فرآیند های کسب و کار یا Business Process Improvement، که به عنوان بازطراحی فرآیندهای کسب و کار نیز شناخته میشود، یکی از فازهای اصلی مدیریت فرایند کسب و کار است که به شناسایی، تحلیل و بهبود فرایند ها در سازمان می پردازد.BPI باعث کاهش انواع اتلاف، افزایش بازده عملکردی و افزایش اشتراک گذاری ایده‌ها با استفاده بهتر از منابع موجود خود می شود.
در واقع BPI به دنبال رفع نیاز های بازار و تکمیل اهداف تجاری با کمترین اتلاف برای کسب و کار شما می باشد . اساس بهبود فرایند مقایسه است. درنتیجه هرآنچه که قابل اندازه‌گیری است ؛ قابل بهبود بخشیدن میباشد. از BPI عموما جهت نظم‌دهی به کمبودهای موجود در یک فرایند یا سیستم استفاده میشود تا بتواند فرایندها را به میزان بیشتری با اهداف سازمان هماهنگ کند.
میتوان BPI را به هرس کردن درختان تشبیه کرد. با قطع شاخ و برگ‌های اضافی، درخت زیباتر شده و همینطور به رشد بیشتر آن نیز کمک خواهد کرد. BPI قسمت‌های مختلف یک فرآیند و استعدادهای کاربردی که می‌توانند در آینده بهبود یابند را شناسایی می‌کند – یا چیزهایی را فیلتر می‌کند- تا کیفیت فرآیند افزایش پیدا کند.
قوانین مهم برای دستیابی به یک BPI منظم چه چیز هایی هستند؟
- جهت دهی به فرآیندهای موجود، موقعیت آنها و نقش آنها در شرکت
- شناسایی روشهای هماهنگی فرآیندهای تجزیه شده با اهداف سازمان
- مشخص کردن اینکه چگونه خروجی‌های ارتقا یافته باعث ارزش دهی به عملیات هسته ای و اصلی می‌شوند
- شناسایی و باز برنامه ریزی منابع موجود (IT، نیروی انسانی، سیستم‌ها و منابع دیگر) برای به کارگیری BPI اثربخش
- تعیین نقشه مسیر ساده فرایندها جهت حل مسائل دشوار و جهت دهی صحیح به فرایندها
استقرار BPI می‌تواند با نقشه بندی ساده فرآیندها برای حل مسائل دشوار و جهت دهی به آنها آغاز شود.
تفاوت BPI و BPR چیست؟
هدف از هر دو مفهوم BPR و BPI بهبود سیستم است. مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار شامل تغییر کامل فرآیند برای دستیابی به یک نتیجه متفاوت است که در مقابل مفهوم بهبود تدریجی فرآیند کسب و کار قرار می گیرد. هدف BPR تغییر روش کار یک فرآیند است در حالی که BPI، فرآیند موجود را برای بهینه سازی آن تغییر می دهد اما تفاوت اصلی این دو مقوله در عمق تغییرات می باشد. BPI یک روش پیشگیرانه است که می بایست به عنوان یک اصل در کل کسب و کار مورد استفاده قرار گیرد، خواه مشکلی وجود داشته باشد یا نداشته باشد. در حالی کهBPR اغلب برای دفع فاجعه های قریب الوقوع اعمال می شود.
برخی از سازمان ها از مهندسی مجدد فرآیند طفره می روند زیرا احساس می کنند این کار بسیار پرهزینه و بسیار وقت گیر است. سوالی که اغلب توسط آنها پرسیده می شود این است که: چرا یک فرآیند را حذف کنیم در حالی که می توان آن را اصلاح کرد؟
مزیت های بهبود فرآیند کسب و کار(BPI) :
- بهبود بازده
- بهبود عملکرد و نمود فرآیند
- رضایت کارکنان
- رضایت مشتری
- مدیریت کیفیت
- مدیریت هزینه و موثر منابع
- کاهش زمان در گردش بودن فرایند
استفاده از بهبود فرایند راهی مطمئن برای ایده آل نگه داشتن فرآیند شماست. برای ساده‌سازی بهبود فرایند کسب‌وکار (BPI) شما باید به‌طور مستمر بر تأثیر فرایندهای کسب‌وکار در سازمان نظارت کرده و بلافاصله نسبت به هرگونه ناکارآمدی واکنش نشان دهید.
