برگزاری مسابقه پیاده سازی فرآیندها

از شرکت های مختلف جهت پرزنت محصول دعوت به عمل آمد، یکی از آن شرکت ها، شرکت مای دیتا بود، پس بررسی های فنی مختلف، دو شرکت انتخاب شدند و مقرر شد یکی از فرآیندهای اولیه مور نیاز، به این دو شرکت داده شود و مسابقه ای بین آنها برگزار شد. در نهایت شرکت مای دیتا با داشتن یک BPMS قوی توانست در مدت بسیار اندک، فرآیند را طراحی و پیاده سازی کند.

این شروعی برای عقد قرار داد و پیاده سازی فرآیندهای مختلف در بزرگترین پارک علم و فناوری کشور شد.

عقد ۱۰ها قرارداد با شهرک علمی و تحقیقاتی اصفهان

با توجه به اینکه فرآیندهای شهرک علمی و تحقیقاتی اصفهان از پیچیدگی خاصی برخوردار است، طراحی و پیاده سازی فرایندها توسط تیم فنی شرکت مای دیتا و تیم فنی شهرک، بصورت مشترک انجام می شود. شهرک علمی و تحقیقاتی اصفهان با عنایت به رضایتمندی کاملی که از تیم شرکت مای دیتا داشت تا کنون ۱۰ها قرارداد با این شرکت بسته و قراردادهای پشتیبانی بصورت ۵ ساله منعقد می گردد.

در پذیرشِ واحد فناور، در شهرک علمی و تحقیقاتی اصفهان، فرآیندهای متعددی دخیل هستند. ولی به صورت کلی بعد از ثبت درخواست راهنمایی و مذاکره، توسط مسئول واحد فناور و همچنین تماس تلفنی با رئیس جذب و پذیرش شهرک علمی و تحقیقاتی در خواست خود را به شهرک جهت درخواست پذیرش اعلام میکند.

در صورت تایید اولیه ی مدیرِ جذب و پذیرش درونِ سیستم، برای شخص به صورت اتوماتیک نام کاربری ایجاد میشود و به ایشان اعلام میشود و  همچنین در کارتابل شخص، فرمی قرار میگیرد. مسئول واحد فناور در این فرم تمام اطلاعات مربوط به شرکت خود را وارد میکند و پس از نهایی کردن فرم، این اطلاعات در اختیار رئیس جذب و پذیرش قرار میگیرد. در این مرحله رئیس جذب و پذیرش، با توجه به شرایط شرکت  میتواند تصمیمات مختلفی بگیرد. این تصمیمات هیچ ترتیبی از قبل مشخص شده ای ندارد و تماما بنا به تشخیصِ رئیس جذب و پذیرش مشخص میشود. با هر بار ارسال پس از انجام کارِ موردنظر، مجددا این درخواست به رئیس جذب و پذیرش بازگشت میخورد تا بتوانند در موردِ قدم بعدی کار تصمیم بگیرد. این تصمیمات شامل موارد زیر است: بررسی توسط کارشناس تخصصی، بررسی توسط داور داخلی، بازدید از واحد فناور توسط داور داخلی، بررسی درخواست توسط مدیر دوره رشدمقدماتی/رشد ، برگزاری جلسه مصاحبه، اعلام نظر شورای پذیرش در میانه کار/ اعلام نظر نهایی در جلسه شورای پذیرش. در هر یک از این مراحل فرمها و اطلاعات متفاوتی جهت ارزیابی نهایی واحد فناور جمع آوری میشود. در نهایت تصمیم گرفته میشود که یک واحد فناور با چه شرایطی میتواند در شهرک علمی و تحقیقاتی اصفهان پذیرش شود و یا کلا در این مرحله رد میشود. در پایان تصمیم نهایی در قالب یک نامه رسمی، در کارتابل واحد فناور به ایشان اعلام میشود.

موارد فرایندهای پذیرش شرکت در پارک علم و فناوری:

• درخواست راهنمایی و مذاکره
• درخواست پذیرش در شهرک
• لغو درخواست پذیرش
• جلسه شورا پذیرش و بررسی موارد مورد بررسی در جلسه شورا
• تعریف و ویرایش شورا
• جلسه مصاحبه واحد فناور و انتخاب داور
• ارزیابی خودکار جلسه مصاحبه واحد فناور
• تعریف و ویرایش داور تخصصی، داور داخلی، کارشناس تخصصی، کارشناس دوره، …
• لغو مفاد دستورجلسه شورا پذیرش
• ویرایش اطلاعات جلسه شورا پذیرش
• ویرایش اطلاعات جلسه مصاحبه
• ویرایش اطلاعات واحد فناور و پرسنل 

برگزاری جلسه مصاحبه در پارک علم و فناوری

فرایند برگزاری جلسه مصاحبه شرکتها در شهرک علمی تحقیقاتی اصفهان

در برگزاری جلسه مصاحبه ی واحد فناور در شهرک علمی و تحقیقاتی اصفهان، ابتدا داورانِ مربوطه تعیین  میشوند و پس از اطلاع رسانی به ایشان و تایید حضور در جلسه توسط داوران، دستورجلسه و اعضای شرکت کننده (غیر از داوران) و همچنین زمان برگزاری جلسه، تعیین و به اعضا اعلام میشود و همه اعضا دستورجلسه را دریافت میکنند. بعد از برگزاری جلسه، تک تک اعضا بر اساس معیارهای از پیش تعیین شده (که با توجه به شرایط واحد فناور مورد بررسی میتواند متفاوت باشد) میتواند واحد فناور را موردارزیابی قرار دهند. همچنین تمام اعضا غیر از داور، ارزیابی خود، در مورد داور را نیز وارد میکنند که این کار امکان امتیاز دهی و رتبه بندی داوران برای تعیین داور در جلسات مصاحبه ی آتی را فراهم میکند. در حین انجام کار، امکان مدیریت این ارزیابی های انجام شده توسط دبیر جلسه نیز وجود دارد. همزمان دبیر جلسه، صورتجلسه که شاملِ حضور و غیاب افراد حاضر و تعیین هزینه های موردنیاز برای اعضای شرکت کننده و … ، میباشد را، در سیستم ثبت میکند.  بعد از ارسال تمام ارزیابی ها، سیستم به صورت اتوماتیک ارزیابی ها ی انجام شده را در فرمتهای مختلف جمع بندی و خلاصه میکند. در نهایت این جمع بندی بعد از اتمام این فرآیند باید برای ارزیابی نهایی در فرآیند جلسه شورای پذیرش موردارزیابی نهایی قرار گیرد.

نمای کلی فاز پشتیبانی واحدهای فناور پذیرش شده در پارک علم و فناوری :

فرآیندهای مربوط به پشتیبانی و ارائه خدمات به واحدهای فناور پذیرش شده در شهرک علمی و تحقیقاتی اصفهان

در راستای ارائه خدمات به واحدهای فناور پذیرش شده نیز فرآیندهای متفاوتی اجرا شده است. در صورتی که یک واحد فناور، برای بار اول و یا در دوره جدیدی پذیرش شده باشد یک بار روندهایی، جهت  استقرار واحد فناور اجرا میشود و پس از آن، واحد فناور قادر به دریافت خدمات ارائه شده توسط شهرک علمی و تحقیقاتی میباشد.

با توجه به شرایط پذیرش واحد فناور، روندهای متفاوتی جهت استقرار اولیه شرکت در شهرک علمی و تحقیقاتی اصفهان، اجرا میشود. که به صورت کلی کارهای زیر انجام میشود بررسی مدارک حقوقی، دریافت ضمانت نامه، برررسی موارد استقرار نیافته، تخصیص فضا جهت استقرار، و در نهایت تنظیم قرارداد مناسب با واحد فناور، معرفی به دوره مربوطه. در تمام این مراحل  بسیاری از  قوانین پیچیده ای به صورت اتوماتیک اعمال میشود و کارهایی همانند، ایجاد متن قرارادادهای مختلف و تنظیم شرایط در طی این مراحل ، میزان مدارک موردنیاز جهت ضمانت، نیز کاملا اتوماتیک و سیستمی انجام میشود. بعد از استقرار نیز ارائه خدمات تمدید دوره ای قراردادها، ایجاد تیپ قرارداد، ایجاد ایمیل ، تخصیص تابلو برای فضا، درخواست سالن، عودت و جابجایی فضا، خدمات ارائه شده به پرسنل واحد فناور همانند تخصیص برچسب ورود و خروج برای خودرو، صدور کارت پرسنلی و نیاز به بررسی حضور و غیاب ، استفاده از خدمات کتابخانه

موارد فرآیندهای پشتیبانی واحدهای فناور پذیرش شده در پارک علم و فناوری:

• تطابق مدارک حقوقی ارائه شده
• درخواست اعتبار خدماتی
• دریافت ضمانت نامه ها
• برابر با اصل کردن مدارک حقوقی واحد فناور
• عقد قرارداد
• استقرار واحد های فناور در شهرک به روشهای مختلف
• تمدید دوره ای قرارداد
• تمدید پایان دوره
• خروج واحد فناور از شهرک
• خدمات ارائه شده و لغو هر یک از خدمات
• خدمت رزرو سالن
• خدمت تخصیص تابلو برای فضا
• خدمت جابجایی فضا
• خدمت تخصیص فضا
• خدمت عودت فضا
• خدمت ساخت ایمیل
• ایجاد تیپ قرارداد
• درخواست استقرار بدون اجاره فضا
• مصوبه هیات رئیسه
• لیست انتظار فضا
• تقاضای نرم افزاری
• خدمات پرسنلی
• ……