ویژگی های یک BPMS واقعی چیست ؟
در ادامه شما را با ویژگیهای اصلی MyProcess BPMS که نیاز سازمان شما را کاملا بر طرف خواهد کرد آشنا خواهیم کرد.
این BPMS ایرانی با تکیه بر دانش متخصصان ایرانی طراحی و توسعه یافته است تا سازمانهای کشور از خرید BPMS های خارجی بی‌نیاز کند،
خرید BPMS های خارجی علاوه بر صرف هزینه‌های زیاد مشکلات متعدد و زیادی را به سازمانها تحمیل میکنند ازجمله‌عدم پشتیبانی مناسب و کامل شرکت‌های خارجی از سازمانهای ایرانی.
ما در شرکت مای دیتا با استفاده از دانش روز، سازمانها را به سمت رویکرد فرآیند محور می‌بریم تا بتواند با BPMS ایرانی MyProcess تمام نیازهای خود را در سازمانها بر طرف کنند.
MyProcess یک محصول کاملا بومی و دانش بنیان، که توسط متخصیصین ایرانی و با جدیدترین تکنولوژی روز دنیا ایجاد شده است.
- کاملا داخلی و بدون استفاده از هیچ نرم‌افزار متن‌بازی
- عدم وجود محدودیت در توسعه امکانات نرم‌افزار و پوشش نیازهای جدید اعلام شده
- استفاده از این محصول بدون نگرانی بابت تحریم‌ها
ویژگیهای گردشکار ساز در MyProcess BPMS
- امکان ایجاد تغییر در گردش کار حتی در زمان اجرای فرآیند
- انتخاب کاربر به صورت پویا برای تعیین مسیر گردش کار
- پشتیبانی از انواع رویدادها Eventها
- استفاده از رابط کاربری بسیار ساده و کاربر پسند در تعریف انواع شروط
- امکانات کامل اسکریپت نویسی به زبان #C و SQL Query جهت رفع محدودیتهای احتمالی و پشتیبانی از حالات پیچیده
- ارائه کد رهگیری و امکان پیگیری پیشرفت فرآیند
- ارائه اینترفیس بسیار انعطاف پذیر جهت ترسیم نمودار و دارای short key های مختلف برای راحتی کار کاربر نهایی برای کار با صفحه کلید در طراحی فرآیند به صورت drag and drop نمادهای BPMN2.0
- امکان مشاهده کلیه اقدامات صورت گرفته تا کنون برای هر فعالیت (تاریخچه فعالیت)
- ايجاد سطوح دسترسي مختلف کاربران برروی فرآیند، فرم، عملیات‌ها و فيلدها
- به‌كارگيري موتور قواعد و قوانین كاري بر روی فرآیند ( به کمک ابزار طراحی قانون و امکان کد نویسی )
- تعریف شاخص KPI بر روی فرآیندها بر اساس تعداد فعالیت ها، میانگین زمان اجرا فعالیت، میانگین زمان اجرای فرآیند و …
- تعیین مهلت انجام کار در هر قسمت از گردش کار
- عدم محدودیت در تعریف فرآیند
- کارتابل شخصی کاربران و امکان تفکیک فرآیندها در کارتابل بر اساس وضعیت آنها
- نمایش اخطار به صورت لحظه ای در زمان دریافت کار جدید بر روی کارتابل با استفاده از یک نرم افزار Agent در کلاینت نصب می شود
- امکان ارسال رونوشت به کارتابل کاربران
ویژگیهای فرم ساز پیشرفته e-Form Builder در MyProcess BPMS
- MyProcess مجهز به یک e-Form Builder بسیار قدرتمند است و می توان هر فرمی را در آن طراحی و اجرایی کرد، تا کنون ۱۰۰ ها فرم از فرمهای ساده تا فرمهای بسیار پیچیده در این سامانه طراحی شده اند برخی از امکانات آن عبارتند از:
- ارائه رابط WYSIWYG
- قابلیت ساخت فرمها و قواعد کسبوکار با Drag & Dropدر کمترین زمان ممکن
- امکان تعریف فرم های تو در تو
- امکان تعریف فرم های مستقل از‌فرآیند
- امکان پیش‌نمایش فرم در زمان طراحی
- امکان اعمال انواع Validationها و شروط منطقی و محاسباتی (تعیین قواعد کسبوکار)
- امکان کدنویسی بطور مستقیم در فرم و کامپایل و اجرای کدها
- ثبت کلیه تغییرات اطلاعات وارد شده در فرمها و پیگیری تغییرات براساس زمان و نام کاربر
- امکان کدنویسی بطور مستقیم در فرم و کامپایل و اجرای کدها
- انجام پردازش‌های اتوماتیک در مراحل مختلف یک گردش کار
- طراحی انواع فرمها منطبق با نیاز سازمان در محیطی کاربرپسند و امکان تغییر فرمها در زمان اجرا
- تعریف سطوح دسترسی مشاهده و ویرایش واجباری بودن تمام فیلد های فرم در تمام سطوح گردش کار بوسیله UI و از طریق اسکریپت
- امکان ارتباط با سایر نرم افزارهای سازمانی از طریق UI و اسکریپت و به روشهای مختلف همانند اتصال به پایگاه داده های دیگر، وب سرویس، و ..
- امکان کد نویسی به دو زبان C# و VBدر سمت سرور و Javascript، Jquery در سمت کلاینت به ازای هر کنترل روی فرم
- امکان تعیین دسترسی در سطح فرم، اجزاء فرم و قسمتهای مختلف کنترلهای ترکیبی (مثل جدول: تعیین دسترسی در سطح ستون) و نمایش سلسله مراتبی کنترلها به شکل درخت، در جریان فرآیند
- امکان اعمال انواع Validationها و شروط منطقی و محاسباتی از طریق UI در کنترلهای فرم وگامهای مختلف گردش کار و اسکریپت، در دو سطح قابل تعریف است، در سطح کلاینت قبل از PostBack به سرور و در سطح سرور
- قابلیت تعریف نوع، محدودیت حجم و تعداد فایلها و برخی تنظیمات پیشرفته
- فرم هاEvent گرا هستند، پشتیبانی از موارد eventهای پر استفاده از طریق UI و تنها با تنظیم خصوصیت مربوطه در کنترلهای فرم و پشتیبانی از Event ها در سمت سرور و کلاینت بطور جداگانه در اسکریپت ، به طور مثال تغییر خصوصیات ظاهری کنترلهای فرم همانند: رنگ کنترل، تغییر فونت، تغییر سایز و …در دو حالت تغییر توسط UI و تغییر توسط درج CSS
- قابلیت ست کردن مقدار پیش فرض برای کنترل ها از طریق UI و اسکریپت
- امکان کد Captcha بر روی فرم هایی با دسترسی عمومی (بدون نیاز به لاگین )
- امکان دریافت انواع خروجی word، PDF و چاپ از اطلاعات روی فرم در فرمتهای مشخص نامه همانند: فیش حقوقی، حکم کارگزینی، صدور چک، حق ماموریت و …
- امکان اعمال موقتی تغییر داده ها و اعمال بر روی پایگاه داده بعد از تایید نهایی داده های تغییر داده شده
- امکان مشاهده تاریخچه مقادیر انواع فایلها با فعال سازی آن بر روی فرم موردنظر
- امکان دریافت خروجیExcel, Pdf, Word از اطلاعات درون جداول درون فرم
- امکان ارائه راهنما بر روی هر فیلد فرم به صورت جداگانه زمان پر کردن فرم
- اعتبارسنجی اطلاعات فرم و ارائه موارد هشدار به کاربر به صورت یکجا و قابلیت trace کردن آنها (Validation)
موتور گزارش ساز قدرتمند و پويا Report Generator در MyProcess BPMS
- ایجاد گزارشات دلخواه با رابط کاربری بسیار آسان و بدون برنامه نویسی
- امکان ساخت انواع گزارشات نموداری، جدولی، ماتریسی، عقربه ای و دایره ای و …
- طراحی Query به صورت خودکار بعد از اعمال تنظیمات گزارش
- دسترسی به جداول سیستمی موردنیاز و فرمها
- قابلیت اتصال به دیگر پایگاه داده ها در ایجاد گزارشات
- قابلیت استفاده از جداول در سامانه های دیگر، درون این سیستم. بطوریکه یک جدول از مای پروسس با جدولی از سامانه دیگر Join داشته باشد
- نمایش جداول بانک اطلاعاتی و کشف خودکار ارتباطات بین آن ها در سیستم گزارش ساز
- پشتیبانی از شاخص‌های کلیدی عملکرد کسب‌و کار
- تبدیل گزارشات به انواع دیگر با یک کلیک
- اعمال تغییرات در گزارشات و داشبوردها در لحظه بر اساس نیاز
- امکان مشاهده گزارشات در بستر پورتال سازمانی و در فرمها
- قابلیت مشاهده گزارشات در بستر وب و موبایل
- امکان ارائه فیلتر به کاربر نهایی و مشاهده نتیجه در لحظه
- امکان ساخت گزارش از تمامی سیستم های موجود در سامانه مذکور
- امکان ساخت گزارش از فعالیت های موجود و نمایش آن در قالب داشبورد گرافیکی
- امکان ساخت گزارش از کلیه جداول، مشخص نمودن فرمت نمایش و درج انواع فرمول های محاسباتی
- تعریف انواع سطوح دسترسی عمودی، افقی و عملیاتی جهت مدیریت دسترسی به اطلاعات
- ارسال و دریافت و نیز اشتراک گذاری خروجی گزارش ها به صورت تفکیکی و یا گروهی
- ساخت انواع گزارشات و پارامتریک از بانک های اطلاعاتی مختلف
- ذخيره خروجي گزارش در انواع فرمت هایExcel / HTML/PDF/ Text
- تعریف و اشتراک گذاری انواع شرایط پیش تعریف، ستونی، سطری، اختصاصی و عمومی با انواع ترکیبات منطقی تودرتو
- جستجو، فیلترینگ، مرتب سازی مجدد خروجی گزارش
- امکان ساخت انواع گزارشات ماتریسی، تفکیکی، تلفیقی، پارامتریک و غیر پارامتریک از حوزه های مختلف عملکردی
- وجود مجموعه توابع و عمل گرهای پیش تعریف شده از قبیل توابع عددی، توابع رشته ای، توابع تاریخی، توابع تبدیلی
- امکان تعریف انواع برنامه های زمان بندی اجرای گزارش و نیز تعریف چرخه گردش گزارش در سازمان با استفاده از تعریف فرآیند و امکانات موجود در فرمساز که آن را به گزارش ساز متصل نکرده باشد
- وجود اینترفیس برای طراحی اطلاعات در گزارش با استفاده از اینترفیس و بدون کوچکترین برنامه نویسی
- امكان مشاهده پيش نمايش گزارش
- پشتیبانی از پایگاه داده های Oracle, MySQL, SQLServer
- امکان نمایش گزارش در کارتابل افراد
اسکریپت نویسی
در بعضی مواقع طراح نیاز دارد برای کارهای خاص خود اسکریپتهایی را بنویسد هر چند که MyProcess یک BPMS با قابلیت CodeLess است ولی می توان در آن با سه زبان C# ، VB و Java به کمک MyProcess API ها، اسکریپتهای خود را نوشت. توجه داشته باشید که شما کدنویسی نمیکنید بلکه با اسکریپتها و دستورات API ها می توانید به راحتی موارد دلخواه خود را به سامانه دستور دهید راهنمای جامع API های سامانه به همراه مثالهای مختلف به مشتری های محترم داده می شود و کارشناسان شرکت نیز همراه مشتریان خواهند بود.
رهگیری فعالیتها Tracing
زمانیکه وظیفه ای به دست کاربری می رسد، او نیاز دارد که از وضعیت کار مطلع شده و بداند که چه مسیرهایی طی شده تا اینکه کار به دست او برسد و چه مسیرهای دیگری ممکن است طی شود تا کار تکمیل شود. در MyProcess امکان رهگیری فعالیتها در قالب گردشکار و بصورت گرافیکی و انیمیشنی قابل مشاهده است. با این امکان کاربر می تواند بصورت متحرک مسیرها را رهگیری و از زمان و افرادی که در انجام کار درگیر بوده اند مطلع شود.
تصور کنید در یک فرآیند بزرگ با مسیرهای پیچیده، این ویژگی چقدر می تواند مفید باشد.
امکان Responsive
- بودن فرم ها در زمان نمایش نهایی و طراحی در سه حالت PC،Tablet، Mobile Phone
قابل استفاده درگوشیهای همراه
- تکمیل فرمها از طریق اپلیکیشن تلفن همراه
- بررسی وضعیت جاری هر فرآیند
Web-based
- کاملا تحت وب و دسترسی مشتری در هر زمانی و در هر مکانی بدون نیاز به نصب نرم‌افزار درون سیستمهای کلاینت
استاندارد BPMN2
از جمله کامل ترین استاندارهای پیاده سازی فرآیندهای سازمانی می توان به تکنیک BPMN2 اشاره کرد. این استاندارد در بسیاری از سازمانهای مهم دنیا از جمله : ….. در حال استفاده است. از مزایای این استاندارد می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- دارای نمادهای مختلف که مانند ابزارهای قدرتمند می توانند هرگونه گردشکاری را به کمک آنها طراحی کرد که هم قابل فهم برای انسان باشد و هم برای کامپیوتر
- کاربران عادی با کمترین آموزشی می توانند با نمادهای آن ارتباط برقرار کنند و مسیر گردشکارها را درک کنند
در سامانه MyProcess BPMS تقریبا تمام نمادهای (Notations) این استاندارد پشتیبانی می شوند علاوه بر این نمادها نمادهای دیگری هم به سامانه اضافه شده است که این نمادها بر اساس تجربه ای که شرکت مای دیتا داشته است مورد نیاز اکثر سازمانهای کشور است در ادامه لیست نمادهایی که در سامانه پشتیبانی می‌شود آورده شده است.
Web-based
بطور کامل تحت وب طراحی شده است، در این حالت نیازی نیست مانند بسیاری از BPMS های دیگر نرم افزاری برای طراحی فرم و گردشکار روی سیستم نصب شود.
در MyProcess BPMS کلیه قیمتها شامل فرم ساز، گردشکار ساز و گزارش ساز و دیگر بخشهای جانبی بطور کامل تحت وب طراحی شده است، اطلاعات بین کلاینت و سرور بطور فشرده و رمزنگاری شده منتقل شده که این کار باعث افزایش کارایی بیشتر سامانه می شود.
MyProcess BPMS بر پایه Framework بومی شرکت پیاده سازی شده است و از هیچ ابزار آماده ای در توسعه آن استفاده نشده است این کار باعث می شود پشتیبانی کامل قسمتهای مختلف امکان پذیر باشد. این Framework تا کنون در چندین سامانه داخلی و خارجی کشور استفاده شده و از عهده آزمونهای مختلف تست بار و امنیت به خوبی برآمده است.
در صفحات مختلف سامانه هیچگونه Refresh کلی رخ نمی دهند و کاربران احساس می کنند در حال استفاده از یک Application هستند و همین باعث می شود راحت تر با آن ارتباط برقرار کنند.
ارتباط با دیگر سیستمهای نرم افزاری موجود در سازمان
یکی از مهمترین امکانات یک BPMS قابلیت اتصال به دیگر نرم افزارهای موجود در سازمان است این قابلیت در MyProcess BPMS از سه روش امکان پذیر است
- اتصال از طریق WebService
- اتصال مستقیم به پایگاه داده های دیگر
- اتصال از طریق Link Database
وب سرویسها زبان ارتباط برقراری بین نرم افزارهای هستند، چندین روش متداول برای این کار موجود است که سامانه MyProcess BPMS از آنها پشتیبانی می کند (مانند اتصال به کمک wsdl و RESTFull)
با استفاده از MyProcess BPMS شما این امکان را خواهید داشت که هر گونه وب سرویس متداولی را فراخوانی کرده و به کمک آن یک سازمانی بر مبنای SAS (Software as a service) را داشته باشید
در اتصال به دیگر پایگاه داده ها، کلیه دستورات Query ها در آن پایگاه داده ها اجرا می شود تنها نتیجه دستورات به سامانه MyProcess BPMS منتقل می شود.
اتصال از طریق Link Database این امکان را به شما می دهد که با سرعت بالاتری در سطح پایگاه داده، به پایگاه داده های متداول مثل SQL Server ، MySQL، Oracle و … متصل شده و داده های را از آنها دریافت و در فرمها و گزارشات MyProcess بکار برد. در این حالت ایجاد Join های مختلف بین جداول مختلف در پایگاه داده‌های مجزا امکان پذیر است و می توان بنا به شرایط در پایگاه داده های دیگر عملیات Insert ، Update و Delete را داشت.
با این امکان می توان حتی انواع تصمیم گیریهای انتقال کارها بین افراد را از دیگر سیستمها کسب کرد. بطور مثال فرمول یک Gateway Notation می تواند از دیگر پایگاه ها گرفته شود.
تجمیع و یکپارچه‌سازی
- امکان تجمیع و یکپارچه‌سازی با سایر نرم‌افزارهایِ کاربردیِ دیگر
- استفاده از WebService و SOAبرای برقراری ارتباط بین سیستمها
- قابلیت ایجاد Join های مختلف بین جداول مختلف در پایگاه داده‌های مجزا
- امکان اتصال به پایگاه داده های مختلف و درج و بروزرسانی و حذف و فراخوانی اطلاعات بین آنها، به طرق مختلف به صورت Linked Server و یا اتصال مستقیم به پایگاه داده های آنها
پیاده سازی سیستمهای فرآیند محور+ داده محور
در سامانه های BPMS وظایف در قالب فرمهایی بین افراد مختلف منتقل می شود و در پایان کل یک کار به سرانجام می رسد ولی در بعضی موارد نیازی به انتقال فرمها نیست و تنها فرمهایی بایط طراحی شوند و در قالب دسترسی های خاص به افراد داده شوند تا کارهایی را بر روی آنها انجام دهند در این حالت نیاز به سامانه هایی غیرفرآیندی است، به عنوان نمونه می توان به نرم افزارهای حسابداری اشاره کرد که اغلب توسط یک یا دو حسابدار استفاده می شود و نیازی به فرآیند نیست.
MyProcess BPMS این امکان را به شما می دهد که بتوانید فرمهایی را خارج از گردشکار استفاده کنید در این صورت فرمها بصورت Data-Driven استفاده می شوند، با در اختیار داشتن این امکان، نیازی به استفاده از دیگر نرم افزارها نیست و می توان انواع نرم افزارهای Data-Driven و Process-Driven را در سامانه MyProcess استفاده کرد.
پشتیبانی از SingleSignOn (SSO)
در بسیاری از سازمانها با توجه به تعدد نرم افزارها، کاربران باید نام کاربری و کلمه عبور خود را بارها در این نرم افزارها وارد کنند، جهت جلوگیری از این کار تکنیک SSO به سامانه MyProcess اضافه شده است تا با اتصال به یک سرور SSO Authentication اطلاعات کاربر گرفته شود و مجوز عبور صادر شود. در این حالت نیازی نیست کاربر برای هر ورود اطلاعات ورودی خود را وارد کند، این کار در MyProcess به دو روش قابل انجام است:
- اتصال به ActiveDirectory استفاده از تکنیک LDAP
- استفاده از تکنیک فناوری شناسایی یکپارچه SSO (Single sign-on) داخلی سامانه جهت لاگین خودکار بین نرم‌افزاری (برای سازمانهایی که از تکنیکهای SSO متداول استفاده نمی‌کنند)
پشتیبانی از Versioning
- پشتیبانی از مدیریت نگارشات متعدد فرآیندها (Versioning) و کدینگ خودکار
- مدیریت و اجرای چندین نسخه یک فرآیند به صورت همزمان
- امکان ایجاد نگارش بر روی فرمها
امکان گذاشتن یادداشت یا پاراف
- ارائه یادداشت بر روی فرم ها به صورت ساختاریافته برای خود کاربر یا کاربران انتخابی دیگر درون یک گردشکار
ISO
- ارائه امکان پیاده سازی فرآیندها بر اساس استانداردISO
- وجود مراحل تاییدیه مختلف در سیستم مای پروسس برای گردش کارها و فرمها
کنترل زمان انقضای انجام کارها
- اعلام هشدار اتوماتیک به مدير در صورت فرارسیدن تاريخ خاتمه دسترسي
- تعيين تاريخ شروع و خاتمه برای هر فعالیت
Log
از قابلیتهای مهم MyProcess ایجاد لاگ به ازای هر حرکت کاربر در سامانه است، انواع کارهایی که در سامانه انجام می شود در پایگاه داده ثبت می شود، این فعالیتها شامل، ورود و خروج کاربر، تغییر در مشخصات کاربری، حذف موارد مختلف، تلاش برای دسترسی های غیر مجاز، تغییر در فرمها و گردشکارها، ثبت بروز خطاهای احتمالی و … است.
MyProcess مجهز به یک ماژول(Intrusion Detection System) IDS و IPS (Intrusion Prevention System) است. با این ماژول انواع حملات امنیتی را شناسایی و مهار می شود و Log حملات و زمان جلوگیری از آنها بطور مفصل به مدیر سامانه گزارش داده می شود تا به صلاحدید خود از بروز دوباره آنها جلوگیری کند.
علاوه بر اینکه این لاگها می تواند پیگیری موارد امنیتی را ساده تر کند، می تواند به مدیر در بررسی تاریخچه ای از تغییرات روی موارد مختلف مثل فرمها و گردشکارها کمک کند.
انتقال گردشکار و فرم در بین نسخه های مختلف MyProcess
- امکان انتقال و برزورسانی فرمها و گردشکارها بین چند سیستم MyProcess به صورت مجزا و با انتقال یک فایل ساده
ناظر (Supervisor)
در بسیاری از موارد دیده می شود که به دلایل مختلفی ممکن است یک فرآیند با تاخیر اجرا شود یا به خاطر عدم حضور یک کاربر، فرآیندی به بن بست بخورد، برای حل این مشکل ویژگی ناظر به MyProcess اضافه شد. در این ویژگی می توان کاربر یا کاربرانی را به عنوان ناظر یک گردشکار تعرف کرد. ناظر می تواند به جای فرد مسئول، وظیفه او را تکمیل و ارسال کند.
ناظر از کلیه رخدادهای یک گردشکار با خبر است و می تواند نظارتهای کاملی را روی آن داشته باشد. ناظر الزاما یک مدیر نیست، بلکه می تواند یک کاربر معمولی نیز باشد که بنا به شرایط مختلف، تدبیرهای خاصی را انجام دهد.
فرمول نویسی به کمک اسکریپت
در بسیاری از مواقع طراح نیاز به نوشتن فرمولها و اسکریپتهایی دارد که بارها در جاهای مختلف از آن استفاده می شود، بطور مثال محاسبه حقوق کارمندان، فرمول محاسبه حقوق نیاز است که در گزارشات، اسکریپتهای سمت سرور و کلاینت اجرا شود.
MyProcess این امکان را دارد که کاربر یک بار فرمول را نوشته و در محیطهای مختلف سمت کلاینت، سمت سرور و پایگاه داده از آن استفاده کند. با این کار دقت و سرعت استفاده بسیار بالاتر می رود. این فرمولها بصورت سراسری قابل دسترس خواهند بود
مديريت اسناد و سوابق
- كنترل و مديريت كليه اسناد و سوابق
- اختصاص شماره سند بصورت خودكار يا دستي
- اختصاص فايل يا لينك سايت به سند
- تعيين نوع دسترسي و محدود كردن مشاهده اسناد توسط افراد
- بايگاني اسناد و سوابق
- امكان طي كردن مراحلي مشخص براي تاييد اسناد
- جستجو و گزارش گيري از اسناد موجود
- تعيين زمان هشدار در يك تاريخ مشخص، روزانه، هفتگي، ماهانه يا سالانه
