ساختار شکست کار (Work Breakdown Structure یا به اختصار WBS) یک ابزار مدیریت پروژه است که برای تجزیه و تحلیل پروژه به قسمتهای کوچکتر و قابل مدیریتتر استفاده میشود. در واقع، با استفاده از ساختار شکست کار، پروژه را به عناصر کوچکتر و مدیریتپذیرتر تقسیم میکنیم تا به راحتی بتوانیم هر بخش را مدیریت کنیم.
ساختار شکست کار معمولاً در مراحل ابتدایی پروژه ایجاد میشود و با توجه به نیازهای پروژه و مراحل مختلف آن، به صورت پیوسته تغییر میکند. به عنوان مثال، در یک پروژه ساخات یک وب سایت، میتوانیم ساختار شکست کار را بر اساس بخشهای مختلفی مانند تحقیقات بازار، طراحی، توسعه، تست و راهاندازی، ایجاد کنیم.
استفاده از ساختار شکست کار در پروژهها به ما کمک میکند تا از پیچیدگی پروژه کاسته شده و هر کدام از اعضای تیم پروژه بتوانند به صورت مستقل به مدیریت و انجام وظایف خود بپردازند. با توجه به پیچیدگی و متنوع بودن وظایف در پروژه، استفاده از ساختار شکست کار میتواند به ما کمک کند تا به راحتی، پیشرفت پروژه را مدیریت کنیم و در زمان و هزینه صرفهجویی کنیم.
در ادامه، به مراحل ایجاد ساختار شکست کار در پروژه ساخت یک وب سایت میپردازیم.
۱ – تعیین اهداف پروژه
اهداف پروژه باید به صورت دقیق و مشخص تعیین شوند. برای مثال در یک پروژه مربوط به وب سایت، این اهداف میتواند شامل مواردی مانند طراحی صفحات وب، پیادهسازی سیستم مدیریت محتوا، بهینهسازی SEO و… باشد.
۲ – تعیین فعالیتهای مورد نیاز
در این مرحله، باید تمام فعالیتهای مورد نیاز برای دستیابی به اهداف پروژه شناسایی شوند. به عنوان مثال، برای طراحی صفحات وب، فعالیتهایی مانند جمعآوری نیازمندیها، طراحیUI/UX، توسعه قالب و… مورد نیاز است.
۳ – تقسیم فعالیتها به زیرفعالیتها
در این مرحله، فعالیتهای مشخص شده در مرحله قبل به زیرفعالیتهای کوچکتر و مدیریتپذیرتر تقسیم میشوند. به عنوان مثال، فعالیت “طراحی UI/UX”، میتواند به زیرفعالیتهایی مانند “جمعآوری پروفایل کاربران”، “طراحی لوگو و بنر” و “طراحی صفحات وب” تقسیم شود.
۴ – ایجاد ساختار شکست کار
با توجه به زیرفعالیتهای مشخص شده در مرحله قبل، ساختار شکست کار برای پروژه ایجاد میشود. در ساختار شکست کار، هر زیرفعالیت به عنوان یک عنصر جداگانه در نظر گرفته میشود و به شکل یک درخت سازماندهی میشود. در سطح بالاتر درخت، اهداف پروژه قرار میگیرند و در سطح پایینتر، زیرفعالیتها و وظایف مرتبط با آنها.
۵ – تخصیص منابع و زمان برای هر زیرفعالیت
بعد از ایجاد ساختار شکست کار، باید منابع و زمان لازم برای هر زیرفعالیت تخصیص داده شود. این شامل تعیین تعداد و نوع افرادی است که برای انجام هر زیرفعالیت لازم است و همچنین زمان لازم برای انجام آنها.
۶ – نظارت و کنترل پیشرفت پروژه
بعد از تخصیص منابع و زمان به هر زیرفعالیت، باید پیشرفت پروژه را نظارت کرد. در این مرحله، باید مراحل پیشرفت پروژه را در ساختار شکست کار بروزرسانی کرد و در صورت نیاز، تنظیمات لازم را برای کنترل پیشرفت پروژه انجام داد.
۷ – نهایی کردن پروژه
در انتها، پروژه باید نهایی شده و به مرحله پایانی خود رسیده باشد. در این مرحله، باید پیشرفت پروژه، تمامی فعالیتهای انجام شده و نتایج آن بررسی شود و در صورت نیاز، اصلاحات لازم اعمال شود.
WBS یکی از اصلی ترین عناصر مدیریت پروژه است و در تمامی ابزار های مربوط به کنترل پروژه وجود دارد. یکی از بهترین ابزارهای موجود برای نمایش ساختار شکست کار و کنترل و مدیریت کارها، گانت چارت است. گانت چارت ابزاری است که WBS، OBS (Organization Breakdown Structure) و RAM (Responsibility Assignment Matrix) را دربر میگیرد. با استفاده از این ابزار میتوان به طور بصری، وظیفهها، مدت زمانی که طول میکشند انجام شوند، زمان شروع و پایان و … را مشاهده کرد.
در مجموع، برای تضمین موفقیت یک پروژه، یکی از اصلی ترین عناصر این است که کارها در حد کوچکترین واحد فعالیت بشکنیم. WBS دقیقا برای همین موضوع ایجاد شده است. شکستن منطقی و دقیق کارها در تمامی مراحل یک پروژه به ما کمک میکند و باعث میشود که بهترین برنامه ریزی ممکن را ارائه دهیم. بنابراین، استفاده از WBS در تمامی پروژه ها توصیه میشود و مدیران پروژه ملزم هستند که تا جای ممکن، دقیقترین WBS را ارائه کنند. هرچند، در پروژههای Agile، معمولا بهینه نیست که WBS بزرگ و دقیقی داشته باشیم و در این نوع پروژه ها از مفهومی به اسم Agile Work Breakdown استفاده میکنیم.
