بهبود مستمر فرآیند (CPI)
اگر آگاهانه بر عملکرد فرآیند نظارت نداشته باشید، متوجه نمی‌شوید که گلوگاه‌ها مسیر کسب و کار شما را مسدود کرده‌اند. بهبود مستمر فرآیند (مخفف: Continuous Process Improvement ) عمل ردیابی مداوم عملکرد فرآیند برای یافتن ناکارآمدی‌ها و ریشه کن کردن آن‌ها است.
در ادامه بخوانید تا بدانید چرا بهبود مستمر فرآیند بسیار مفید است و چگونه می‌توانید با استفاده از CPI در فرآیند‌های خود بهبود ایجاد کنید.
بهبود مستمر فرآیند چیست؟
بهبود مستمر فرآیند (CPI) عمل ایجاد تغییرات تدریجی در فرآیند‌های کسب و کار شما برای بهبود کارایی و کیفیت است. اگر با مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (BPR) اشتباه گرفته نشود، بهبود مستمر برای کارآمدتر کردن، نوآوری و چابکی سازمان شما در درازمدت یک عامل کلیدی است و شما را به ایجاد تغییرات تدریجی در فرآیند‌های خود دعوت می‌کند تا اینکه همه چیز را برای طراحی مجدد کامل یک فرآیند جدید از بین ببرید.
این تلاش مداوم برای بهبود فرآیند‌های تجاری موجود می‌تواند شامل تغییرات کوچکی باشد که جریان کار را تغییر می‌دهد یا پیشرفت‌های بزرگ‌تری که نوآوری به ارمغان می‌آورد. هدف برنامه CPI باید افزایش کارایی، اثربخشی، کیفیت خروجی و انعطاف‌پذیری باشد. این یک جزء کلیدی برای دستیابی به برتری عملیاتی است.
بسیاری از سازمان‌ها از نرم‌افزار تجزیه و تحلیل گردش کار مانند مای پروسس برای کمک به این فرآیند استفاده می‌کنند. ابزار‌هایی مانند مای پروسس ردیابی عملکرد و شناسایی مناطق برای بهبود را آسان می‌کنند.
مزایای بهبود مستمر فرآیند چیست؟
هدف بهبود مستمر فرآیند کسب‌وکار شناسایی ناکارآمدی‌ها و تنگنا‌ها و حذف آن‌ها برای ساده‌سازی جریان‌های کاری است. با انجام این کار، مزایای زیادی را تجربه خواهید کرد، از جمله:
- کاهش هزینه‌ها
- پردازش سریعتر
- خطا‌های کمتر
- بهبود روابط ذینفعان و تأمین‌کنندگان
- محصولات نهایی با کیفیت بهتر
- کارکنان مولدتر
- مشتریان راضی‌تر
مزایایی که دریافت می‌کنید به این بستگی دارد که ابتکار بهبود را در کجا متمرکز کنید.
به عنوان مثال، تقریباً ۷۰ درصد از شرکت‌ها در حال حاضر تلاش‌های بهبود خود را بر افزایش بهره وری و کاهش هزینه‌ها متمرکز کرده‌اند. علاوه بر این، ۳۸ درصد در تلاش برای افزایش رضایت مشتری و ۳۵ درصد به دنبال بهبود محصولات موجود هستند. همچنین نتایج به فرآیند موجودی که برای بهبود انتخاب می‌کنید بستگی دارد. یک سازمان را در نظر بگیرید که می‌خواست سرعت پردازش فاکتور‌ها را بهبود بخشد، بنابراین آن‌ها بر روی بهبود فرآیند‌های مالی خود با استفاده از سامانه مای پروسس تمرکز کردند. اکنون آن‌ها می‌توانند فاکتور‌ها را در نیمی از زمان برگردانند.
۴ مرحله در چرخه بهبود فرآیند
اکثر مدل‌های بهبود مستمر شامل چهار مرحله اصلی هستند. پیروی از این مراحل به شما کمک می‌کند تا مشکلات فعلی را تجزیه و تحلیل کنید، تغییرات را برنامه‌ریزی کنید و آن‌ها را به صورت تدریجی اجرا کنید.
در اینجا چهار مرحله اصلی بهبود فرآیند را دنبال می‌کنیم.
۱. مسائل جاری را شناسایی کنید
برای شروع، باید فرآیند موجود را تجزیه و تحلیل کنید تا هر گونه گلوگاهی که جریان کار را مسدود می‌کند، شناسایی کنید. نقشه‌برداری فرآیند هر مرحله از گردش کار را به شما نشان می‌دهد تا بتوانید کار‌های غیر ضروری که آن را متوقف می‌کند شناسایی کنید. عملکرد فعلی خود را محک بزنید تا بتوانید این داده‌ها را با هر تغییری که ایجاد می‌کنید مقایسه کنید.
۲. بهبود برنامه
در مرحله بعد، برنامه‌ای برای بهبود فرآیند خود طراحی کنید. اگر فقط تغییرات کوچکی انجام می‌دهید، راه‌حلی ایجاد می‌کنید که گردش کار موجود را اصلاح می‌کند. اگر در حال برنامه‌ریزی یک تغییر بزرگ‌تر هستید، باید در نظر بگیرید که چگونه فرآیند فعلی را به صورت آفلاین انجام می‌دهید بدون اینکه تأثیر زیادی بر سایر فرآیند‌ها داشته باشید.
هم متدولوژی بهبود را برنامه‌ریزی کنید و هم اینکه چگونه تغییرات را پس از موفقیت‌آمیز شدن، مقیاس‌بندی کنید. به یاد داشته باشید که تغییرات را بر اساس تأثیری که می‌گذارند و همچنین زمان، بودجه و منابع در دسترس خود اولویت‌بندی کنید.
۳. تغییرات را اجرا کنید
هنگام اجرای یک بهبود فرآیند، عاقلانه است که ابتدا آن را در مقیاس کوچک آزمایش کنید تا تأثیر آن را ببینید. اگر تغییر شما به درستی برنامه‌ریزی نشده باشد، این شما را از ایجاد اثرات منفی روی فرآیند و سازمان جلوگیری می‌کند. هنگامی که مطمئن شدید که بهبود به طور مؤثر عمل می‌کند، آن را بزرگ کنید و در سراسر سازمان گسترش دهید.
۴. بررسی عملکرد بهبود‌ها
باید عملکرد تغییرات خود را ردیابی کنید تا مطمئن شوید که فرآیند‌ها را همانطور که تصور می‌کردید بهبود می‌بخشند. داده‌ها را با معیار‌های اصلی مقایسه کنید تا ببینید راه حل‌های شما چقدر خوب عمل می‌کنند. این همچنین به شما کمک می‌کند تا بهبود تدریجی بعدی را مشخص کنید.
بنابراین چگونه بهبود مستمر فرآیند اتفاق می‌افتد؟
- ابتدا، تکنیک‌ها و فرآیند‌هایی را که در حال حاضر استفاده می‌شود، مطالعه می‌کنید. سپس، یک چالش یا منطقه‌ای را برای بهبود مشخص می‌کنید.
- در مرحله بعد، راه حلی برای مشکل یا راهی برای بهبود فرآیند پیدا می‌کنید.
- این راه حل یا تغییر اجرا می‌شود.
- سپس، راه حل “استاندارد” می‌شود. این بدان معناست که قوانینی وضع شده‌اند تا اطمینان حاصل شود که روند بهبودیافته درست است.
- پس از انجام همه این‌ها، پیشرفت‌های آینده را در نظر می‌گیرید. مناطقی که می‌توانند بیشتر بهبود یابند شناسایی می‌شوند و اهداف بیشتری تعیین می‌شوند.
آیا به ابزاری برای کمک به بهبود مستمر فرآیند نیاز دارید؟
ابزار‌های بهبود فرآیند می‌توانند به شما کمک کنند تا تغییرات فرآیند را آسان‌تر برنامه‌ریزی، اجرا و پیگیری کنید. در حالی که هیچ ابزار خاصی برای بهبود مستمر فرآیند وجود ندارد، نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب و کار با ویژگی‌های زیر می‌تواند کمک بزرگی به شما کند.در مطلب زیر به این موضوع می‌پردازیم.
۱. عملکرد نقشه‌برداری
ابزار‌هایی با عملکرد نقشه‌برداری فرآیند می‌توانند به شما کمک کنند تا یک نمایش بصری از گردش کار خود ایجاد کنید تا بتوانید نحوه انجام فرآیند‌های فعلی را مشاهده کنید. به این ترتیب، می‌توانید گام‌های غیرضروری و ناکارآمد را شناسایی کنید، و همچنین با وضوح بیشتری ببینید که چگونه و کجا بهبود‌ها بهترین کار را انجام می‌دهند. ابزار‌های نگاشت خوب شما را قادر می‌سازند تا نقش‌هایی را به هر مرحله اختصاص دهید و به شما امکان می‌دهد مسیر‌های مشروط را کاوش کنید تا درک کنید که فرآیند‌ها در شرایط مختلف چگونه انجام می‌شوند.
۲. پیاده‌سازی آسان
یک پلت فرم بهبود مستمر فرآیند باید دارای ویژگی راه‌اندازی ساده و استفاده آسان باشد. اگر کارکنان شما برای دستیابی به ابزار به آموزش زیادی نیاز دارند، قبل از انجام هر گونه تغییر فرآیند، زمان و هزینه زیادی را صرف خواهید کرد. در عوض، نرم‌افزاری را انتخاب کنید که استفاده از آن بصری باشد و منابع آموزشی لازم در دسترس باشد. نرم‌افزار کم کد یا بدون کد را انتخاب کنید. پلتفرمی که به کدگذاری گسترده نیاز دارد، کارمندانی را که می‌توانند تغییرات فرآیند را ایجاد کنند، محدود می‌کند.
۳. ویژگی‌های اتوماسیون
۹۹% از رهبران کسب و کار موافق هستند که اتوماسیون مزایای زیادی دارد زیرا راهی مؤثر برای سرعت بخشیدن به گردش کار، کاهش خطا‌ها و کاهش هزینه‌های پردازش است. به دنبال یک نرم‌افزار BPA مانند MyProcess باشید که ایجاد فرم‌های دیجیتال و مسیریابی پویا آن‌ها را به طور خودکار در جریان کار شما آسان می‌کند.
مطمئن شوید که نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنید ظرفیت پر کردن خودکار فرم‌ها به منظور کاهش ورود داده‌ها و همچنین قابلیت اعتبارسنجی خودکار فرم‌ها برای حذف خطا‌های ورود داده‌ها را دارد. اعلان‌های خودکار از تأخیر در سیستم جلوگیری می‌کند، در حالی که ثبت سوابق خودکار مسیر حسابرسی شما را به‌روز نگه می‌دارد.
۴. داشبورد تجزیه و تحلیل عملکرد
پس از انجام تنظیمات فرآیند، باید عملکرد گردش کار خود را ردیابی کنید. به این ترتیب، می‌توانید ببینید که فرآیند‌های شما تا چه اندازه بهبود یافته‌اند، آیا هنوز به بهبود نیاز دارند یا خیر، و آیا اثرات منفی برنامه‌ریزی نشده‌ای وجود دارد یا خیر. یک نرم‌افزار BPM با داشبورد تجزیه و تحلیل جامعی انتخاب کنید که ردیابی خودکار عملکرد را با ارائه به روشی ساده و قابل هضم آسان می‌کند.
نرم‌افزار‌های مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) مانند مای پروسس برای ردیابی و اندازه‌گیری پیشرفت‌ها در طول زمان ایده‌آل هستند.
به هر حال چرا بهبود مستمر فرآیند بسیار مهم است؟
هنگامی که یک فرآیند بهبود مستمر را اجرا می‌کنید، چیزی بیش از بهبود یک فرآیند انجام می‌دهید. شما مدت زمانی که یک‌ایده برای رفتن به مرحله اجرا نیاز دارد را کوتاه می‌کنید. دانش به اشتراک گذاشته می‌شود و هر فرد در سازمان از اشتباهی که یک فرد مرتکب شده است درس می‌گیرد. به عبارت دیگر، بهبود مستمر فرآیند کسب و کار به این معنی است که دانش به دست آمده از یک اشتباه به همه منتقل می‌شود، بدون اینکه مجبور باشند برای یادگیری همان درس، اشتباه مشابهی را مرتکب شوند و در نتیجه کل نیروی کار شما ماهرتر می‌شوند.
شرکتی مانند بوش را در نظر بگیرید. بائومل، رهبر تعالی کسب و کار در شرکت بوش و یک مباشر اختصاصی در زمینه بهبود مستمر و موضوعات مربوط به کسب و کار توضیح می‌دهد: «زمانی که همه در یک سازمان استراتژی و همچنین اهدافی را که دریافت کرده‌اند بدانند، درک کنند و بپذیرند، کار را بدرستی انجام خواهد شد. آن‌ها را با تعهد و اشتیاق، و مهمتر از همه، در یک جهت به سوی یک چشم انداز جمع کنید. » این جمله ارزشمند باعث شد تا یک فرآیند بهبود مستمر به برند کمک کند تا مشاغل خود را حفظ و نه تنها رضایت مشتری را تا ۱۵ درصد افزایش دهد، امتیاز رضایت باورنکردنی ۹۷ درصد را کسب کند.
با بهبود مستمر فرآیند، اطمینان حاصل می‌کنید که کسب و کار شما به طور قابل اندازه‌گیری کارآمدتر و سازنده‌تر می‌شود. راه‌حل‌هایی مانند سیستم مدیریت کسب و کار MyProcess به شما کمک می‌کنند تا بهبود فرآیند کسب‌وکار خود را در مسیر خود نگه دارید، می‌توانید برنامه‌های خود را برای ایجاد و پیگیری بهبود فرآیند‌ها توسعه دهید.
منابع:
ارسال دیدگاه
لطفاً دیدگاهتان را برای ما بنویسید(با تکمیل فرم زیر، دیدگاه شما ثبت و به زودی منتشر خواهد شد).