بهبود مستمر (کایزن) چیست؟

کایزن یک ابزار تولید ناب است که کیفیت، بهره وری، ایمنی و فرهنگ محیط کار را بهبود می‌بخشد. کایزن بر اعمال تغییرات کوچک و روزانه تمرکز دارد که در طول زمان منجر به بهبود‌های عمده می‌شود. کایزن اولین بار در طول تلاش برای بازسازی ژاپن پس از جنگ جهانی دوم ظاهر شد. در آن زمان، چندین مشاور تجاری ایالات متحده با شرکت‌های ژاپنی برای بهبود تولید همکاری کردند. این همکاری منجر به توسعه چندین تکنیک مدیریتی جدید شد که یکی از آن‌ها کایزن بود.

کایزن (改善) از دو کلمه ژاپنی می‌آید: Kai (بهبود) و Zen (خوب)، که \”بهبود مستمر\” ترجمه می‌شود. در تجارت، کایزن به فعالیت‌هایی اطلاق می‌شود که به طور مداوم همه عملکرد‌ها را بهبود می‌بخشد و همه کارمندان از مدیر عامل تا کارگران خط مونتاژ را درگیر می‌کند. قدرت کایزن از مشارکت همه کارگران و ارائه پیشنهادات برای بهبود کسب و کار ناشی می‌شود. هدف کایزن فراتر از بهبود ساده بهره وری است. هنگامی که این فرآیند به درستی انجام شود، محیط کار را انسانی می‌کند، کار بیش از حد سخت را حذف می‌کند و به مردم می‌آموزد که چگونه زباله‌ها را در فرآیند‌های تجاری شناسایی و حذف کنند.

فلسفه کایزن بیان می‌کند که شیوه زندگی ما – چه زندگی کاری، چه زندگی اجتماعی و چه زندگی خانگی – مستحق بهبود دائمی است. کایزن در مورد دستیابی به پیشرفت‌ها با برداشتن گام‌های کوچک به جای تغییرات شدید و سخت است. اگرچه پیشرفت‌ها تحت کایزن کوچک و تدریجی هستند، اما این روند در طول زمان نتایج چشمگیری را به همراه دارد. علاوه بر این، کایزن یک رویکرد کم خطر و ارزان است. این شامل بهبود فرآیند است که نیازی به سرمایه‌گذاری زیادی ندارد. در نتیجه، کایزن کارگران را تشویق می‌کند تا‌ایده‌های جدید را آزمایش کنند. اگر‌ایده‌ای کار نمی‌کند، آن‌ها همیشه می‌توانند تغییرات را بدون متحمل شدن هزینه‌های زیادی برگردانند.

مزایای کایزن

فراتر از مزایای آشکار بهبود فرآیندها؛ کایزن کار تیمی و مالکیت را ایجاد می‌کند. تیم‌ها مسئولیت کار خود را بر عهده می‌گیرند و می‌توانند برای ارتقای تجربه کاری خود، بهبود‌هایی ایجاد کنند. اکثر مردم می‌خواهند به کاری که انجام می‌دهند موفق و افتخار کنند و کایزن به آن‌ها کمک می‌کند تا به این هدف برسند و در عین حال به نفع سازمان باشند.

نظرسنجی گالوپ از کارگران ایالات متحده در سال ۲۰۱۵ نشان داد که تنها ۳۲ درصد از کارمندان مشغول به کار بودند. اکثریت کارمندان (۸ .۵۰٪) \”درگیر نبودند\”، در حالی که ۲. ۱۷٪ \”فعال بودند\”. یکی از مزایای اصلی کایزن، مشارکت فعال و مشارکت کارکنان با شرکت است. داشتن کارگران متعهد بیشتر منجر به فرآیند‌های کارآمدتر، گردش مالی کمتر و نرخ بالاتر نوآوری می‌شود. کارمندان متعهد احساس می‌کنند که بر عملکرد شرکت تأثیر می‌گذارند و به احتمال زیاد‌ ایده‌های جدید را امتحان می‌کنند. علاوه بر این، سازمان‌هایی با کارکنان متعهدتر می‌توانند به رقابت‌پذیری بالاتری دست یابند، رضایت مشتری را افزایش دهند و فرهنگ بهبود حل مشکلات را از طریق کار گروهی داشته باشند.

فرآیند کایزن

چرخه مداوم فعالیت کایزن دارای شش مرحله است:

۱. یک مشکل یا فرصت را شناسایی کنید.

۲. فرآیند را تجزیه و تحلیل کنید.

۳. یک راه حل بهینه ایجاد کنید.

۴. راه حل را اجرا کنید.

۵. نتایج را مطالعه و تنظیم کنید.

۶. راه حل را استاندارد کنید.

کایزن با یک مشکل شروع می‌کند، (به‌طور دقیق‌تر با تشخیص اینکه یک مشکل وجود دارد و فرصت‌هایی برای بهبود وجود دارد). پس از شناسایی مشکلات، سازمان باید از پرسنل متقابل برای درک علت اصلی آن استفاده کند. سپس راه حل پیشنهادی در مقیاس کوچک آزمایش می‌شود. با استفاده از داده‌ها، تیم تنظیماتی را برای راه حل انجام می‌دهد. و در نهایت نتایج در سراسر سازمان پخش شده و راه حل استاندارد می‌شود.

شروع کار با کایزن

به عنوان یک روش تجاری ناب، کایزن زمانی موفق می‌شود که همه کارکنان به دنبال زمینه‌هایی برای بهبود باشند و بر اساس مشاهدات و تجربیات خود پیشنهاداتی ارائه دهند. برای تسهیل این امر، نقش مدیریت انتقال نیاز به تغییر، نشان دادن تعهد شخصی به بهبود فرآیند، آموزش کارکنان در کایزن و مدیریت فرآیند بهبود است. هنگامی که برای اولین بار با کایزن شروع به کار کردید، در اینجا مواردی وجود دارد که باید در نظر داشته باشید:

با آموزش شروع کنید: همه باید بدانند کایزن چیست و چگونه می‌تواند برای فرهنگ محیط کار مفید باشد.

از بالا از کایزن حمایت کنید: کارمندان باید بدانند که در صورت نیاز از حمایت برخوردار خواهند شد.

ایده‌ها را به جریان بیندازید: از تابلو‌های کایزن، جلسات گروهی و جعبه‌های پیشنهادات استفاده کنید. کارمندان به راهی برای برقراری ارتباط مؤثر و مستندسازی‌ ایده‌های خود برای بهبود نیاز دارند.

ایده‌ها را ادامه دهید: به کارمندان اجازه دهید در صورت امکان پیشنهادات خود را اجرا کنند. این امر مشوق مشارکت خواهد بود.
موانع را حذف کنید: برد‌ها و نرم‌افزار‌های کایزن در اینجا به ویژه مفید هستند. آن‌ها به کارگران اجازه می‌دهند‌ که ایده‌ها خیلی سریع ارسال کنند، پیشرفت خود را دنبال کنند و مزایای هر بهبود را ببینند.

اندازه‌گیری اثرات: با پیگیری نتایج سودمند فرآیند کایزن، شرکت به احتمال زیاد به سرمایه‌گذاری در آن و حفظ آن ادامه می‌دهد.
کایزن یک استراتژی بلند مدت است و هدف آن توسعه قابلیت‌ها و اعتماد کارگران است. به عنوان یک استراتژی، کایزن زمانی کار می‌کند که کارکنان در تمام سطوح شرکت به طور فعال با هم همکاری کنند تا به بهبود‌های منظم و تدریجی دست یابند. به این معنا، استعداد‌های جمعی را در یک شرکت ترکیب می‌کند تا موتور قدرتمندی برای بهبود ایجاد کند.

با داشتن سیستم مناسب، مدیریت می‌تواند به برنامه کایزن خود کمک کند تا شتاب بیشتری بگیرد و موفق شود. کارگران نسبت به وظایف خود احساس مالکیت پیدا می‌کنند و در هر جنبه‌ای از کسب و کار مشارکت بیشتری خواهند داشت. این در نهایت منجر به فرآیند‌های بهتر، رضایت بیشتر مشتری و کسب و کار سودآورتر می‌شود.

منابع:

www.theleanway.net

www.blog.kainexus.com