چگونه می‌توان «بدهی فرآیند» را با اتوماسیون به عنوان عامل تغییر کاهش داد؟

اتوماسیون کاتالیزوری است که می‌تواند بهره وری کارکنان، رضایت شغلی شما را بهبود بخشد و در نهایت، ذهنیت کل سازمان را حول نوآوری مثبت تغییر دهد.

زمان آن فرا رسیده است که طرز فکر خود را در مورد فرآیند‌های تجاری خود تغییر دهید.

ممکن است شما در میانه کار با اتوماسیون باشید. شما با نرم‌افزار RPA یا BPM تا حدی موفقیت داشته‌اید و می‌خواهید ببینید چه چیز دیگری ممکن است. یا شاید در فناوری اتوماسیون کاملاً جدید هستید. شما یک مشکل خاص در یکی از فرآیند‌های حیاتی کسب و کار خود دارید که شروع به تأثیر منفی بر تیم یا مشتریان شما می‌کند و باید آن را حل کنید.
در هر صورت، اتوماسیون می‌تواند کاتالیزوری برای تغییری باشد که شما نیاز دارید، نشانه ای، برای نشان‌دادن تغییر تفکر در کل شرکت.

بدهی فرآیند خود را درک کنید

ممکن است با مفهوم بدهی فنی، اصطلاحی که معمولاً در صنعت نرم‌افزار استفاده می‌شود، آشنا باشید. در ساده‌ترین شکل آن، بدهی فنی به عنوان هزینه ضمنی بازسازی اضافی توسعه تعریف می‌شود که با انتخاب یک راه حل آسان ایجاد می‌شود.

یک اصطلاح نرم‌افزاری چه ربطی به فرآیند‌های کسب و کار شما دارد؟ خیلی.

در واقع، در غیاب نوآوری فرآیند شما بدهی فرآیند دارید. این بدهی در نتیجه استفاده از روش‌های دستی و ناکارآمد برای انجام کار به وجود می‌آید و هزینه انجام این کار به اشکال مختلفی می‌آید، مانند:

زمان: این مهم است که چقدر سریع بتوانید برای مشتریان خود فاکتور بنویسید، استخدام جدید انجام دهید، یا به درخواست‌های میز خدمات پاسخ دهید، اما این موارد به سختی به عنوان حوزه‌های استراتژیک کسب و کار شما در نظر گرفته می‌شوند. شما احتمالاً فرآیند‌های دستی را برای انجام این نوع کار‌ها ساخته‌اید و وضعیت موجود را، به جای شناسایی آن‌ها به عنوان فرآیند‌هایی که مانع شما می‌شوند، پذیرفته‌اید.

تجربه کارمند: شما به احتمال زیاد برای کارمندان بدون استفاده از مهارت‌هایی که آن‌ها را با ارزش می‌کند، حق بیمه پرداخت می‌کنید. با فراهم نکردن محیطی که از شایستگی‌های با ارزش کارکنان باتجربه شما استفاده کند، هم کسب و کار و هم کارمند ضرر می‌کنند. هنگامی که افراد باهوش هر روز به انجام کار‌های پیش پا افتاده می‌پردازند، تجربه آن‌ها آسیب می‌بیند و سطح تعامل و همچنین میزان ماندگاری کاهش می‌یابد.

نوآوری: درست مانند پول، بدهی‌های فرآیندی باعث افزایش بهره می‌شوند و به دلیل نرخ نوآوری خارجی، اجرای تغییرات بعداً دشوارتر می‌شود. در حالی که شما زمان و پول خود را صرف فرآیند‌های دستی می‌کنید و در نتیجه جابجایی کارکنان را تجربه می‌کنید، گروه کاملاً جدیدی از کسب و کار‌ها به روشی کاملاً متفاوت و بهتر فعالیت می‌کنند. تازه واردان بازار که برای کارآمدی عملیاتی از ابتدا ساخته شده‌اند، به جای آن روی تحقیق و توسعه سرمایه‌گذاری می‌کنند و به آن‌ها امکان می‌دهد نوآوری بیشتری در شما ایجاد کنند و سهم بازار را با سرعت بیشتری به دست آورند.

اتوماسیون عامل تغییر شماست

با درک روشنی از بدهی فرآیند خود، در موقعیت بهتری برای تشخیص اینکه کجا و چرا اتوماسیون ضروری است، قرار می گیرید. پیاده‌سازی ابزاری مانند مای پروسس که اتوماسیون را امکان‌پذیر می‌کند، ابتدا یک روش جدید کار را برای کارمندان و سپس یک روش جدید تفکر در سراسر سازمان ایجاد می‌کند زیرا:

استاندارد کردن فرآیند‌ها در حالی که می‌دانیم فرآیند‌های دستی ناکارآمد هستند، چیزی که باعث آسیب بیشتر می‌شود این است که کارمندان از سیستم‌های شخصی خود برای انجام کار استفاده می‌کنند. ممکن است این کار از صفحه‌گسترده‌های جداگانه خارج شود یا اسناد درایو مشترک باقی بماند. چرا؟ زیرا شما به آن‌ها راه کارآمدی برای انجام کارشان نداده‌اید و آن‌ها به تنهایی به تلاش برای یافتن راه بهتر متوسل شده‌اند.

همه این تنوع فرآیند، عملکرد عملیاتی بیش از حد شما را به شانس واگذار می‌کند. استفاده از یک ابزار اتوماسیون مانند مای پروسس، حدس و گمان را از آنچه در آینده اتفاق می‌افتد، حذف می‌کند. به جای تکیه بر افراد برای ایفای نقش استاد بزرگ فرآیند‌های شما، آن‌ها این قدرت را دارند که به روش‌هایی ارزش اضافه کنند و به آن‌ها نشان دهند که زمان و تخصصشان مهم است.
یک جهش نسلی انجام دهید. اعمال تغییرات تدریجی اغلب دشوار است و در واقع می‌تواند برای کارکنان سخت‌تر از یک تغییر گسترده باشد. تنها به کارگیری فناوری‌ها در اینجا و آنجا در را به روی روش قدیمی و دستی انجام کار‌ها باز نگه می‌دارد. این امر باعث می‌شود کارمندان به طور طبیعی به حالت پیش فرض خود در انجام کار‌ها برگردند، که ذاتاً مختل‌کننده است، زمان بیشتری می‌برد و مکرراً با شکست مواجه می‌شود.

دلیل دیگری که تغییر تدریجی شکست می‌خورد؟ راه حل‌های دستی و دست و پا گیر شما با گذشت زمان بدتر می‌شوند. تعمیرات موقت معمولاً منجر به رفع موقتی‌تر می‌شود که باعث آسیب رساندن به کارایی عملیاتی و تجربه کارکنان شما می‌شود.

اتوماسیون یک تجربه اساساً ساده‌تر را فراهم می‌کند، که بار تغییرات را برای کارمندان شما به حداقل می‌رساند. الزام یک فرآیند تبدیل دیجیتال جدید با اتوماسیون این امکان را می‌دهد که سرعت تغییر را سرعت بخشیده و فواید آن را خیلی سریعتر درک کنید.

هنگامی که اتوماسیون به عنوان یک کاتالیزور برای تغییر استفاده می‌شود، به کارکنان شما نشان می‌دهد که تجربه آن‌ها اهمیت دارد و به سازمان اجازه می‌دهد تا در دنیای تجارت دیجیتال امروز بهتر رقابت کند.

منابع:

www.catalytic.com

www.ministryoftesting.com