PDCA (Plan-Do-Check-Act) یک رویکرد تکراری و چهار مرحله‌ای برای بهبود مستمر فرآیند‌ها، محصولات یا خدمات و برای حل مشکلات است. این رویکرد شامل آزمایش سیستماتیک راه‌حل‌های ممکن، ارزیابی نتایج، و اجرای راه‌حل‌هایی است که کارآمد هستند. این مبتنی بر روش علمی حل مسأله است و توسط دکتر دبلیو ادواردز دمینگ، که بسیاری او را پدر کنترل کیفیت مدرن می‌دانند، رایج شد.

چرخه PDCA یک رویکرد ساده و مؤثر برای حل مشکلات و مدیریت تغییرات ارائه می‌دهد. کسب‌وکار‌ها را قادر می‌سازد تا فرضیه‌هایی در مورد آنچه باید تغییر کند ایجاد کنند، این فرضیه‌ها را در یک حلقه بازخورد پیوسته آزمایش کنند و یادگیری و دانش ارزشمندی به دست آورند. قبل از به‌روزرسانی رویه‌ها و روش‌های کاری در سطح شرکت، پیشرفت‌های آزمایشی را در مقیاس کوچک ترویج می‌کند. چرخه PDCA از چهار جزء تشکیل شده است:

برنامه‌ریزی – مشکل را شناسایی کنید، داده‌های مربوطه را جمع‌آوری کنید و علت اصلی مشکل را درک کنید، فرضیه‌هایی را در مورد مسائلی که ممکن است باشند ایجاد کنید و تصمیم بگیرید که کدام یک را آزمایش کنید.

انجام – توسعه و اجرای یک راه حل؛ تصمیم‌گیری در مورد یک اندازه‌گیری برای سنجش اثربخشی آن، آزمایش راه حل بالقوه و اندازه‌گیری نتایج.

بررسی – نتایج را از طریق مقایسه قبل و بعد از داده‌ها تأیید کنید. نتیجه را مطالعه کنید، اثربخشی را اندازه بگیرید و تصمیم بگیرید که آیا این فرضیه تأیید می‌شود یا خیر.

عمل – نتایج را مستند کنید، دیگران را در مورد تغییرات فرآیند آگاه کنید، و توصیه‌هایی برای چرخه‌های PDCA آینده ارائه دهید. اگر راه حل موفقیت‌آمیز بود، آن را اجرا کنید. اگر نه، مشکل بعدی را برطرف کنید و چرخه PDCA را دوباره تکرار کنید.
در بخش بعدی به عمق هر یک از این چهار مرحله خواهیم پرداخت. پس از آن، ما در مورد اینکه چگونه چرخه PDCA می‌تواند کایزن و بهبود مستمر را پشتیبانی کند، بحث خواهیم کرد.

۱. برنامه‌ریزی

\”برنامه ریزی\” در واقع یک فرآیند سه مرحله‌ای است. اولین قدم شناسایی مشکل است. مرحله دوم تجزیه و تحلیل این مشکل است. مرحله سوم توسعه آزمایشی برای آزمایش آن است. برخی از مواردی که در این فرآیند باید در نظر گرفته شود عبارتند از:

شناسایی مشکل

• آیا این مشکل درستی برای کار کردن است؟
• آیا این مشکل برای سازمان مهم و تأثیرگذار است؟
• مشکل بر چه کسانی تأثیر می‌گذارد و تأثیر بالقوه حل آن چیست؟

تجزیه و تحلیل مشکل

• اطلاعات لازم برای درک کامل مشکل و علت اصلی آن چیست؟
• ما چه داده‌هایی در رابطه با مشکل داریم؟ چه داده‌هایی را باید جمع‌آوری کنیم؟
• برای درک بهتر مشکل چه کسی باید استخدام شود یا مصاحبه شود؟
• پس از درک مشکل، آیا امکان حل آن وجود دارد؟ آیا راه حل اقتصادی و عملی خواهد بود؟

توسعه یک آزمایش

• چند راه حل قابل اجرا کدامند؟
• چه کسی در این فرآیند دخیل خواهد بود و چه کسی مسئول آن خواهد بود؟
• نتیجه مورد انتظار آزمایش چیست و چگونه می‌توانیم عملکرد را اندازه‌گیری کنیم؟
• منابع لازم برای اجرای یک آزمایش در مقیاس کوچک چیست؟
• نتایج حاصل از آزمایش در مقیاس کوچک چگونه به یک اجرای کامل تبدیل خواهد شد؟

۲. انجام دادن

مرحله \”Do\” جایی است که ما راه حل‌ها یا تغییرات پیشنهادی را آزمایش می‌کنیم. در حالت‌ ایده‌آل، این باید در مطالعات در مقیاس کوچک انجام شود. آزمایش‌های در مقیاس کوچک به ما امکان می‌دهند تا به سرعت یاد بگیریم، در صورت نیاز تنظیم کنیم، و معمولاً هزینه کمتری برای انجام دادن دارند. اطمینان حاصل کنید که عملکرد را اندازه‌گیری کرده و داده‌های لازم را برای ارزیابی بعد جمع‌آوری می‌کنید.

۳. بررسی

در این مرحله، آزمایش را مرور کنید، نتایج را تجزیه و تحلیل کنید و آنچه را که آموخته‌اید شناسایی کنید. سؤالات زیر را در نظر بگیرید:

• آیا اجرای تغییر به نتایج مطلوبی رسید؟
• چه چیزی کار نکرد؟
• از اجرا چه آموخته شد؟
• آیا داده‌های کافی برای نشان دادن مؤثر بودن این تغییر وجود دارد؟
• آیا نیاز به انجام آزمایش دیگری دارید؟
• آزمایش در مقیاس کوچک چگونه با تصویر بزرگتر اندازه‌گیری می‌کند؟
• آیا راه حل پیشنهادی هنوز قابل اجرا و عملی است؟

۴. عمل کنید

در این مرحله بر اساس آموخته‌های خود در مطالعه اقدام کنید. اگر تغییر جواب نداد، دوباره با یک برنامه متفاوت چرخه را طی کنید. اگر موفق بودید، آنچه از آزمون آموخته‌اید را در تغییرات گسترده‌تر بگنجانید. از آنچه آموخته‌اید برای برنامه‌ریزی پیشرفت‌های جدید و شروع دوباره چرخه استفاده کنید. اگر طرح شما جواب داد، باید فرآیند را استاندارد کرده و در سراسر کسب و کار پیاده‌سازی کنید. در طول این مرحله از چرخه PDCA، باید سؤالات زیر را بپرسید:

• چه منابعی برای پیاده‌سازی راه حل در سطح شرکت مورد نیاز است؟
• چه نوع آموزشی برای اجرای کامل بهبود مورد نیاز است؟
• چگونه می‌توان تغییر را حفظ و تداوم بخشید؟
• چگونه می‌توانیم تأثیر راه حل را اندازه‌گیری و نظارت کنیم؟
• چه زمینه‌های دیگری برای بهبود وجود دارد؟
• چگونه می‌توانیم از آموخته‌های خود در این آزمایش برای طراحی آزمایش‌های دیگر استفاده کنیم؟

استفاده از چرخه PDCA برای پشتیبانی از کایزن

فرآیند PDCA از اصول و عملکرد بهبود مستمر و کایزن پشتیبانی می‌کند. کایزن بر اعمال تغییرات کوچک و روزانه تمرکز دارد که در طول زمان منجر به بهبود‌های عمده می‌شود. چرخه PDCA چارچوب و ساختاری را برای شناسایی فرصت‌های بهبود و ارزیابی عینی آن‌ها فراهم می‌کند.

با استفاده از PDCA، سازمانی که در حال بهبود مستمر است، می‌تواند فرهنگ حل‌کننده‌های مشکل و متفکران انتقادی را ایجاد کند. ‌ایده‌های بهبود را می‌توان به شدت در مقیاس کوچک آزمایش کرد. با استفاده از داده‌ها، تیم می‌تواند تنظیماتی را به عنوان راه حل انجام دهد و فرضیه را مجدداً ارزیابی کند. پس از اینکه یک‌ ایده مؤثر نشان داده شد، می‌توان آن را استانداردسازی کرد و در سطح شرکت اجرا کرد. فرآیند تکراری چرخه PDCA، ‌ایده‌ها را قادر می‌سازد تا به طور مداوم آزمایش شوند و بهبود مستمر و فرهنگ یادگیری مستمر را ترویج می‌کنند.

منابع:

https://theleanway.net/the-continuous-improvement-cycle-pdca

/https://reverscore.com/learn-kaizen/kaizen-education-for-team/pdca-cycle-driving-kaizen

https://www.universalclass.com/articles/business/adopting-pdca-cycle-in-kaizen.htm