ترویج فرهنگ بهبود مستمر فرآیند در سازمان

ایجاد فرهنگ بهبود مستمر با اتخاذ یک استراتژی آغاز می‌شود که برای سازمان شما کارساز باشد. این استراتژی باید با مدل کسب و کار موجود، گردش کار و فرهنگ سازمان همسو باشد. علاوه بر این، برای مؤثر بودن این استراتژی، باید همه سهامداران اصلی در این مسیر همراه باشند. در حالی که هر سازمان در قوانین و ویژگی‌ها منحصر به فرد است، مراحل لازم برای ایجاد فرهنگ بهبود مستمر یکسان است. در اینجا ۱۱ مرحله برای ایجاد و پرورش فرهنگ بهبود مستمر در سازمان شما آورده شده است.

۱. هدف نهایی را در ذهن داشته باشید

شروع هر ابتکاری باید با در نظر گرفتن پایان شروع شود. شما باید فرهنگ موجود شرکت خود و مدل کسب و کار را که امروزه وجود دارد، درک کنید. هنگامی که وضعیت فعلی را ایجاد کردید، تصور کنید که آینده شرکت در بهترین حالت و خوش بینانه‌ترین سناریو چگونه خواهد بود. از این وضعیت آینده نگر و خوش بینانه، تعیین کنید که شرکت به طور واقع بینانه در ۵، ۱۰ و ۵۰ سال آینده چه چیزی می‌تواند به دست آورد. هدف شما برای آینده باید جایی بین چشم انداز واقع بینانه و خوش بینانه شرکت باشد.
هنگامی که هدف را تعیین کردید، با تیم خود کار کنید تا تعیین کنید چگونه شرکت را از وضعیت فعلی نقطه A به آینده‌ای که تصور می‌کنید نقطه B برسانید. برای انجام مؤثر این کار، شروع به پرسیدن سؤالات زیر کنید:

شاخص‌های کلیدی عملکرد برای شرکت چیست؟
عملکرد اکنون در برابر وضعیت آینده چگونه است؟
شرکت برای دستیابی به اهداف چقدر باید به صورت ماهانه و سالانه پیشرفت کند؟
چه رفتار‌هایی را می‌خواهید در شرکت خود ترویج دهید؟
شایستگی‌های اصلی تیم شما امروز چیست؟
شایستگی‌های اصلی که تیم شما باید در وضعیت آینده داشته باشد چیست؟
چه نوع رهبری در آینده ضروری است؟
چگونه می‌توانید رهبرانی را در سازمان خود ارتقا دهید و توسعه دهید تا برای وضعیت آینده آماده شوند؟

تشخیص اینکه دقیقاً به کجا می‌خواهید بروید و رفتار‌های لازم برای رفتن به آنجا، اولین گام در توسعه فرهنگ بهبود مستمر است. هدف نهایی باید آنقدر سخت باشد که حس فوریت را برانگیزد. همچنین باید قابل دستیابی باشد، زیرا اهداف بسیار دور از دسترس می‌توانند منجر به ناامیدی و انفعال شوند.

۲. هدف را به همه برسانید

هنگامی که اهداف برای بهبود مستمر ایجاد شد، باید سهامداران کلیدی موافقت و حمایت‌شان را اعلام کرده و پیام را در سراسر سازمان خود منتقل کنید. بازخورد از طرف سهامداران شما بسیار مهم است و به شما امکان می‌دهد اهداف خود را اصلاح کنید. ضروری است که اهداف خود را به صورت مکتوب بیان کنید و اجازه دهید همه افراد در سازمان به آن دسترسی داشته باشند. تنها با داشتن چشم انداز مشترک و درک مشترک از ماموریت، کل سازمان می‌تواند به سمت دستیابی به اهداف حرکت کند.

۳. چارچوب داشته باشید

هر برنامه بهبود مستمر نیاز به یک فرآیند دارد. یک فرآیند یا چارچوبی برای بهبود، یک مدل عملیاتی و مجموعه‌ای از رویه‌ها است که وقتی به درستی اجرا شود، منجر به توسعه، تجزیه و تحلیل و پذیرش‌ایده‌های بهبود می‌شود. چندین چارچوب موفق برای برنامه‌های بهبود مستمر در حال حاضر وجود دارد مانند سیستم تولید تویوتا (TPS). در TPS، تعدادی از اصول، فلسفه‌ها و ابزار‌های مدیریتی وجود دارد که می‌توانند در هر برنامه بهبود مستمر استفاده شوند. برخی از مفاهیم کلیدی عبارتند از: Kaizen، Plan-Do-Check-Act، ۸ wastes، ۵S، Gemba و غیره. لازم نیست همه این مفاهیم را یکجا دانست. با این حال، هرچه دانش بیشتری در مورد TPS داشته باشید، الهامات و فرصت‌های بیشتری برای بهبود می‌توانید به صورت روزانه شناسایی کنید.

۴. آموزش و گسترش آگاهی

افراد فقط به اندازه ابزار‌هایی که در دسترس دارند مؤثر هستند. بهبود مستمر یک پدیده طبیعی در سازمان‌ها نیست. تنها راه برای توانمندسازی کارکنان برای شروع این سفر، آموزش آن‌ها در مورد فرآیند و مزایای بهبود مستمر است. چندین ابزار در داخل TPS مانند مدیریت بصری، ۵S، Kanban و غیره را می‌توان در یک بعد از ظهر آموزش داد و اثرات را تقریباً بلافاصله می‌توان مشاهده کرد. توجه به این نکته مهم است که حافظه افراد با گذشت زمان از بین می‌رود و سایر اولویت‌ها ممکن است مانع برنامه بهبود مستمر شوند. در نتیجه آموزش باید مستمر باشد. برای برخی افراد این آموزش می‌تواند مقدمه‌ای برای مفاهیم و ابزار‌های بهبود مستمر باشد. برای دیگران، می‌تواند یادآور اعمال و رفتار‌هایی باشد که باید به صورت روزانه از خود نشان دهند.

۵. تغییر را به عهده همه بگذارید

بهبود مستمر مستلزم مشارکت همه افراد در سازمان است. این شامل مجموعه اجرایی، مدیریت و کارگران است. برنامه بهبود مستمر زمانی مؤثر می‌شود که کارکنان درگیر توسعه فرهنگ باشند و در شناسایی زمینه‌های بهبود فعال باشند. برای انجام این کار، همه باید نقش و سهم خود را در برنامه بهبود مستمر شرکت درک کنند. تنها با \”پارو زدن\” با هم می‌توان به اهداف برنامه بهبود دست یافت. بخشی از همکاری مشترک در این تلاش، تقسیم مسئولیت برنامه در کل سازمان است.

۶. ارتباطات را تقویت کنید

یک برنامه بهبود مستمر به تغییرات منجر خواهد شد. تغییرات به طور کلی زمانی مثبت هستند که کارایی فرآیند‌های کاری را بهبود بخشد. با این حال، اگر تغییرات به خوبی مدیریت نشود یا به خوبی اطلاع‌رسانی نشود، می‌تواند منجر به بی‌نظمی و هرج و مرج شود. افرادی که از بهبود فرآیند‌های جدید بی‌اطلاع هستند ممکن است کار‌ها را به روش قدیمی انجام دهند در حالی که دیگران با فرآیند جدید کار می‌کنند. این مدل ترکیبی می‌تواند منجر به مشکلات و ناکارآمدی شود. اگر این مشکل ادامه یابد، سازمان ممکن است تمایلی به ادامه تلاش‌های بهبود مستمر نداشته باشد، زیرا هر تغییر منجر به کار بیشتر، اختلال در جریان کار موجود و هرج و مرج کلی می‌شود. یکی از راه‌های مؤثر برای انتقال تغییرات، مستندسازی استاندارد‌ها و بهترین آن‌ها تمرین است.

۷. محتاط باشید و عجله نکنید

یک برنامه بهبود مستمر نیاز به کار زیادی دارد. بسیار بیشتر از آنچه رهبران اولین بار تخمین می‌زنند. مهم است که ابتکارات را در اولویت قرار دهید و در اعمال یکباره تغییرات زیاد عجله نکنید. در طول ۶ ماه تا ۱ سال اول، میزان تلاشی را که برای شروع، گسترش و تداوم ابتکارات لازم است را پیگیری کنید. این به شما نشان می‌دهد که تیم شما در هر زمان از چند فرصت بهبود می‌تواند استفاده کند. انجام بیش از حد به یکباره می‌تواند منجر به شلختگی در انجام کار شود و بعداً مشکلات بیشتری ایجاد کند.

۸. نتایج را اندازه‌گیری کنید

یک برنامه بهبود مستمر خوب نتایج مثبتی را به همراه خواهد داشت. تعیین کمیت این نتایج مهم است. هر چه نتایج مثبت بیشتری از تلاش‌های بهبود مستمر شما حاصل شود، انرژی و شتاب بیشتری به برنامه شما می‌رسد. نتایج مثبت، مدیریت بالاتر را تشویق می‌کند تا روی برنامه سرمایه‌گذاری کند و توجه بیشتری به آن داشته باشد. کارمندان در مورد تأثیر و مشارکتی که برای شرکت دارند هیجان‌زده خواهند شد.

۹. موفقیت را جشن بگیرید

بهبود مستمر سخت است. این امر مستلزم آن است که کارکنان به طور انتقادی در مورد کار خود فکر کنند و راه‌های بالقوه بهبود آن را بررسی کنند. همانطور که برنامه بهبود مستمر شما شروع به افزایش شتاب می‌کند، مهم است افرادی که آن را ممکن می‌کنند، به خاطر بسپارید. یکی از راه‌های تداوم این فرآیند، به اشتراک گذاشتن منظم داستان‌های موفقیت و شناسایی افراد درگیر است. بسیاری از کارمندان به کار خود افتخار می‌کنند و انگیزه ذاتی برای بهبود آن‌ها دارند. آن‌ها صرفاً به دنبال شناسایی و تمجید برای یک کار خوب هستند.

۱۰. عادات جدید ایجاد کنید

ایجاد فرهنگ بهبود مستمر مستلزم تغییر عادات مردم است. عادت‌ها مجموعه کار‌هایی هستند که افراد به طور ناخودآگاه روزانه انجام می‌دهند. در واقع تغییر آن‌ها بسیار دشوار است. بخشی از چالش شروع و حفظ یک برنامه بهبود مستمر، شناسایی مجموعه‌ای از رفتار‌های مطلوب و تقویت مداوم آنهاست. این می‌تواند شامل آموزش و بازآموزی کارکنان، کمک به مردم برای درک اینکه چه زمانی رفتار‌هایشان با تلاش‌های بهبود مستمر ناهمسو است، و دادن بازخورد مثبت به کسانی که رفتار‌های مطلوب را نشان می‌دهند، باشد.

۱۱. تکرار کنید

ایجاد فرهنگ بهبود مستمر زمان بر است و فوراً اتفاق نمی‌افتد. چندین سال برنامه‌ریزی و اقدام سنجیده نیاز دارد. همچنین ابتکاری نیست که بتوان آن را «تمام کرد». به عنوان یک قاعده کلی، اگر به درستی از آن‌ها مراقبت نشود، همه چیز به مرور زمان پوسیده و زنگ می‌زند. این تشبیه در مورد فرهنگ بهبود مستمر شما نیز صدق می‌کند. همانطور که خانه یا ماشین شما نیاز به تعمیر و نگهداری منظم دارد تا در شرایط مطلوب خود عمل کند، فرهنگ بهبود مستمر شما نیز نیازمند توجه و مراقبت منظم است. برخی از مواردی که می‌توانند فرهنگ را حفظ کنند عبارتند از: ۱) آموزش مداوم و توسعه کارکنان، ۲) توسعه رهبرانی که به این فرآیند اعتقاد دارند، ۳) داشتن سیاست‌ها و مشوق‌های شرکتی که با اهداف بهبود شما همسو هستند، و ۴) شناسایی افرادی که کار خوبی انجام می‌دهند و نشان دادن مشارکت آن‌ها در سازمان.

منابع: