بدهی فرآیندی چیست؟

بدهی فرآیندی به هر کاری گفته می شود که ارزشی برای مشتری یا کسب و کار ایجاد نمی کند. این فرآیندی است که شما بارها و بارها به انجام آن ادامه می دهید زیرا می ترسید، نمی خواهید یا نمی توانید آن را تغییر دهید. شما روی چیزی سرمایه گذاری می کنید، و سپس به استفاده از آن، از نقطه ای که همچنان مفید است، ادامه می دهید. به خصوص زمانی که فرآیندها ناکارآمد، زائد یا کاملاً غیرضروری هستند، بسیار بد است. در اینجا داستانی از کتاب کشش آورده شده است:

روزی مردی برای روز شکرگزاری با خانواده همسرش بود. در حین تهیه غذا، او مشاهده کرد که همسرش پشت یک ژامبون را قبل از گذاشتن آن در تنور بریده است. کنجکاو از او پرسید که چرا پشت ژامبون را بریده است. او پاسخ داد: «این یک سنت است. این راهی است که ما همیشه در خانواده خود انجام داده ایم.» مادرش تازه آمده بود، بنابراین او از فرصت استفاده کرد و رفت و پرسید که چرا پشت یک ژامبون را بریده‌اند. او گفت: «این یک سنت است. این راهی است که ما همیشه آن را انجام داده‌ایم.» خوشبختانه مادربزرگ همسرش هم آنجا بود، او نزد مادربزرگ رفت و همین سوال را پرسید. او پاسخ داد: «روزی روزگاری، تابه خیلی کوچک بود، و این تنها راه برای جا دادن ژامبون در تابه بود.»

این فرآیند هدف اولیه خود را از دست داد، اما حفظ شد و زمان و منابع را از سایر فعالیت ها بدون ارائه ارزش صرف کرد. بنابراین، در حالی که ممکن است ژامبون خود را کوتاه نکنید، ممکن است فرآیندهای دیگری در کسب و کار شما وجود داشته باشد که زمان و منابع را بدون ارائه ارزش مصرف می کنند.

صرفه جویی در پول، اما اتلاف وقت

اغلب اوقات افراد تحت پوشش، پس انداز پول، هزینه فرصت یا از دست دادن سودهای بالقوه را در نظر نمی گیرند. اگر یک ابزار ماهیانه 1500 دلار قیمت داشته باشد، ممکن است احساس گرانی داشته باشد، اما اگر آن ابزار پنج تا ده ساعت در هفته برای کسی صرفه جویی کند یا بهتر از آن، فروش بیشتری را به همراه داشته باشد، احتمالاً سود آن را به دست خواهد آورد، و شاید حتی بازگشت سرمایه را نیز به همراه داشته باشد.

نمونه هایی از بدهی های فرآیندی

فرآیندهای دستی:

در حالی که آنالوگ همیشه بد نیست، گاهی اوقات مردم آنالوگ را نگه می دارند، در حالی که یک سیستم باید خودکار شود. اندازه گیری میزان موجودی فرآیندی است که بسیاری از افراد به صورت دستی انجام می دهند، اما اتوماسیون می تواند باعث صرفه جویی در زمان، حذف خطای انسانی و ادغام با سایر سیستم ها و بهینه سازی نتایج نهایی شود. آیا فرآیندهایی در کسب و کار شما وجود دارد که به صورت دستی انجام می دهید و می توانند خودکار شوند؟

کار اضافی:

آیا کاری هست که دو بار انجام شود؟ این نوع فرآیند در ابزارهای سیلد (یک سیستم، فرآیند، بخش و … جدا از دیگران) پنهان می شود و داده های تکراری ایجاد می کند. به عنوان مثال، اگر لیست ایمیل مارکتینگ شما با فناوری CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) شما هماهنگ نیست، ممکن است فرصت‌هایی را برای تقسیم‌بندی مشتریان و ارائه مطالب سفارشی به آنها برای بهبود تجربه مشتری از دست بدهید.

پاسخ آهسته:

اگر فرآیند خدمات آنلاین مشتری خوبی راه‌اندازی نکرده‌اید، ممکن است پاسخگویی به موقع به سؤالات و نگرانی‌های مشتریان دشوار باشد و ممکن است به دلیل تجربه ضعیف مشتری، مشتریان خود را از دست بدهید.

بدهی فرآیند یک مسئله سیستمی است

فرآیندهای غیرمستند ضعیف باعث بدهی فرآیندی می شوند که مردم در نهایت پرداخت می کنند. چه نحوه انجام یا سازماندهی کار، چه نحوه ارتباط افراد، پردازش بدهی ها توسط سیستم ها و ابزارها ایجاد می شود و افراد را تحت تأثیر قرار می دهد. ممکن است به یک فرآیند قدیمی یا یک تفکر قدیمی اجازه دهید نحوه رشد کسب و کار شما را کنترل کند و این به احتمال زیاد رشد شما را متوقف می کند، در حالی که بدهی فرآیند را افزایش می دهد.

روز بهبود یابد

فرآیندهای شفاف به رشد شما کمک می کنند. اگر به تازگی بدهی فرآیند خود را کشف کردید، مهم است که هر فرآیند را مستند کنید. سپس، به عنوان یک تیم، درباره چگونگی و چرایی کار نکردن سیستم‌های موجود صحبت کنید و از همه دعوت کنید تا به بهبود فرآیند کمک کنند.

بهبود همیشه اضافه کردن نیست. اغلب، در مورد کاهش دادن، نه گفتن، و تمرکز بر آنچه مهم است، می باشد. فرآیندها و سیستم های شفاف می توانند از افراد شما برای رشد کسب و کار حمایت کنند. وقتی مردم گرفتار بدهی های فرآیندی هستند، رشد برایشان سخت است. پرداختن به بدهی های فرآیندی در واقع می تواند به رشد و شکوفایی افراد کمک کند. آزاد کردن حتی یک یا دو ساعت در هفته در سراسر سازمان می تواند به تیم شما کمک کند تا فرصت ها را شناسایی کرده و به چالش ها به طور موثرتری پاسخ دهد.

نحوه رسیدگی به بدهی های فرآیندها

اگر می خواهید شروع به پرداخت بدهی فرآیند خود کنید، ما یک نقشه راه برای کمک به شما در شروع کار جمع آوری کرده ایم.

۱. فرآیند‌های خود را فهرست کنید

ابتدا فهرستی از تمام فرآیندهایی که در حال حاضر در کسب و کار خود انجام می دهید، صرف نظر از اینکه چقدر بی اهمیت هستند، ایجاد کنید. لازم نیست وارد جزئیات شوید؛ شما فقط باید آنها را شناسایی کنید. در اینجا چند نمونه آورده شده است:

• پردازش سفارش های دریافتی
• انجام سفارش خروجی
• خرید و فروش محصولات
• نظافت انبار
• مدیریت موجودی و چرخه شمارش
  
• تعمیر و نگهداری ماشین
• پرداخت مالیات فروش در سراسر کشور
• ارسال ایمیل به بهترین مشتریان
• پردازش سوالات و بازگشت مشتریان

۲. فرآیند‌های خود را بر اساس تأثیر آن‌ها اولویت‌بندی کنید

در مرحله بعد، زمان اولویت بندی این فرآیندها است. کدام فرآیند بیشترین تأثیر را بر تجارت شما دارد؟ اول از همه، کدام فرآیندها به مشتریان و کسب و کار شما ارزش می بخشد؟ این می تواند از منظر هزینه، درآمد و … باشد. آیا فرآیندی وجود دارد که باید انجامش را متوقف کنید؟ آیا فرآیندهایی وجود دارد که باید انجام دهید؟

۳. یک فرآیند را برای بهبود انتخاب کنید 

امروزه نمی توانید همه چیز را به یکباره درست کنید. بنابراین، با انتخاب یک فرآیند برای بهبود، شروع کنید. قبلاً به آن اشاره کردیم، اما فلسفه بهبود مستمر کایزن ابزاری عالی است که می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا پیشرفت‌های کوچکی داشته باشند که در صورت ترکیب، تأثیر زیادی دارند.

از تیم خود بپرسید: “چگونه می توانیم ارزشی را که از طریق این فرآیند به مشتریان می دهیم افزایش یا کاهش دهیم؟”

۴. فرآیند‌های خود را خودکار کنید

پس از آن، مشخص کنید که کدام فرآیندها را می توان خودکار کرد. بسیاری از فرآیندها، به ویژه برای خرده فروشان، قبلاً بهینه شده اند و خارج از جعبه در دسترس هستند. مواردی مانند مدیریت سفارش یا CRM. و اگرچه ممکن است شروع آن مقداری هزینه داشته باشد، مجموعه مناسب می‌تواند به شما در مقیاس‌بندی کمک کند. با خودکار کردن یک فرآیند شروع کنید، سپس به فرآیند بعدی، سپس فرآیند بعدی و سپس بعدی بروید.

بدهی‌های فرآیندی را می‌توان به عنوان بدهی فناوری پنهان کرد، به همین دلیل است که قبل از خودکارسازی فرآیندها، ابتدا درک نحوه عملکرد فرآیندها در سازمان شما مهم است. این به شما کمک می کند تا از خودکارسازی فرآیندی که در عوض باید حذف کنید، اجتناب کنید.

جهت آشنایی با عوامل کاهش بدهی فرآیند اینجا کلیک کنید.

منابع:

www.gapintelligence.com

www.assembleinc.com