مدیریت فرآیند‌های کسب و کار (BPM) می‌تواند بسیار مؤثر باشد، به خصوص زمانی که برای حذف وظایف و هزینه‌های غیر ضروری استفاده می‌شود. شرکت ها می‌توانند از BPM برای افزایش بهره وری و کارایی استفاده کنند. با این حال، مهم است که کسب‌وکار‌ها هنگام اجرای BPM محتاط باشند، زیرا مرتکب اشتباهی که می‌تواند نتیجه نهایی را تحت تأثیر قرار دهد، آسان است. در اینجا چند مشکل وجود دارد که باید هنگام اتخاذ BPM از آن اجتناب کنید:

۱. شروع و پایان نامشخص:

تخمین‌زده می‌شود که ۶۰ تا ۷۰ درصد پروژه‌های بهینه‌سازی کسب و کار شکست می‌خورند. یکی از دلایل احتمالی این میزان شکست بالا، شروع و پایان نامشخص است. برای جلوگیری از این دام، شرکت‌ها باید قبل از شروع پروژه‌های بهینه‌سازی، وضعیت موجود خود را به طور کامل درک کنند. در اینجا چند سؤال وجود دارد که مشاغل باید هنگام شروع یک پروژه از خود بپرسند:

• چه کسی در این فرآیند دخیل است؟
• از چه پارامتر‌های ورودی و خروجی استفاده می‌شود؟
• میانگین زمان تکمیل برای یک نمونه از این فرآیند چقدر است؟
• هر چند وقت یک بار استثنائات مطرح می‌شود، این موارد چگونه و توسط چه کسی رسیدگی می‌شود؟

۲. KPI‌های اشتباه:

شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) معیار‌هایی هستند که برای ارزیابی موفقیت کسب و کار استفاده می‌شوند. آن‌ها نشانگر‌هایی هستند که به حفظ عملکرد تجاری در جهت درست کمک می‌کنند. به همین دلیل، شرکت‌ها باید در هنگام تعریف KPI مراقب باشند. برخی از KPI‌های مشکل ساز رایج می‌توانند شامل مواردی باشند که تحت تأثیر عوامل خارجی هستند، مواردی که تعریف نادرست یا چندین تفسیر دارند و یا آن‌هایی که با اهداف تجاری مرتبط نیستند.

۳. مالکیت و پشتیبانی:

بهینه‌سازی موفقیت‌آمیز فرآیند معمولاً نیازمند کنترل از بالا به پایین است. مالک فرآیند معمولاً کسی است که بر فرآیند نظارت می‌کند تا مطمئن شود همه چیز به خوبی اجرا می‌شود. بدون صاحب فرآیند، پروژه‌ها اغلب نیروی انگیزشی برای به دست آوردن یک نتیجه موفق ندارند. عدم پشتیبانی همچنین می‌تواند منجر به نتایج منفی برای پروژه‌های BPM شود.

۴. عدم تعبیه تغییرات فرآیند:

کسب و کار‌ها باید در هنگام اجرای BPM انتظار تغییر را داشته باشند. فقط زمانی می‌توان تغییراتی ایجاد کرد که کسب و کار‌ها آماده و مایل به ایجاد تغییرات باشند. مشکلات زمانی به وجود می‌آیند که تغییرات به درستی در کسب و کار تعبیه نشده باشند. برای جلوگیری از این مشکل، شرکت‌ها باید بر ارتباطات شفاف در مورد اهداف سازمان تمرکز کنند و هرگونه تغییر را مستندسازی کنند. به طور خلاصه، مردم باید برای تغییرات آتی آماده باشند و کسب‌وکار‌ها باید تغییراتی را که در حال انجام است درونی کنند.

۵. اجرا:

گاهی اوقات، کسب و کار‌ها مقادیر زیادی از آمار‌های پیچیده را جمع‌آوری می‌کنند تا به بهینه‌سازی کسب و کار کمک کنند. با این حال، به دست آوردن هر چه بیشتر آمار، همیشه سودمند نیست. در عوض، کسب‌وکار‌ها باید بر نحوه انجام اقدامات مناسب بر اساس تجزیه و تحلیل داده‌ها تمرکز کنند.

۶. آماده نبودن برای نشان دادن ارزش:

حتی اگر یک تیم BPM به موفقیت دست یابد، عدم ثبت دستاورد‌ها می‌تواند مضر باشد. پروژه‌های BPM باید با دقت مستند و ثبت شوند تا بتوان هر موفقیت را مشخص کرد. همچنین برای تیم مهم است که قبل از شروع پروژه‌های جدید تصمیم بگیرند که چگونه موفقیت را اندازه‌گیری کنند. اگر نتایج مثبت ثبت نشود، سازمان‌ها ممکن است برای پروژه‌های BPM ارزش قائل نشوند.

۷. درک نادرست از BPM به عنوان یک رشته:

استفاده از BPM به طور کلی نیاز به تمایل به تغییر و رشد ذهنی دارد. در غیر این صورت، پروژه‌های BPM ممکن است راکد شوند و فقط به آنچه که مسئولین می‌گویند متکی باشند. BPM باید در مورد تغییر و بهبود باشد، زیرا یک رشته است نه صرفاً فناوری یا موضوع.

۸. راه‌اندازیBPM بدون تلاش‌ برای اعتبارسنجی:

به جای بررسی پروژه BPM بر اساس مشکلات درک شده، کسب‌وکار‌ها باید برای شناسایی و جداسازی مشکلات وقت بگذارند. پروژه‌های BPM باید در ابتدای پروژه زمانی را برای جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها در مورد مشکلات و زمینه‌هایی که نیاز به بهبود دارند، قبل از هر گونه تغییر اختصاص دهند.

۹. توسعه قابلیت‌ها بدون ارائه ارزش:

اغلب، تیم‌های BPM باید ارزش خود را به سازمان خود ثابت کنند. تیم‌های BPM همچنین باید به سازمان‌ها یادآوری کنند که برای توسعه قابلیت‌های خود به زمان نیاز دارند. در حالی که ممکن است در ابتدا مزایا ناچیز باشند، اما به مرور زمان رشد خواهند کرد. برای تیم‌های BPM مهم است که به خوبی با مشاغل خود ارتباط برقرار کنند و به سازمان‌ها کمک کنند تا ارزش BPM را ببینند.

۱۰. تمرکز بیش از حد بر روی نقشه‌برداری به جای بهبود:

یکی دیگر از مشکلات تیم‌های BPM گم شدن در روند ردیابی فعالیت و انجام وظایف BPM است. کاری که تیم‌های BPM انجام می‌دهند باید برای مشکلات واقعی کسب و کار به کار گرفته شود تا تغییر ایجاد شود. اگر برای بهبود کسب و کار استفاده نشود، کار تیم‌های BPM ممکن است هدر رود. بر این اساس، تیم‌های BPM باید از نقشه‌های فرآیند به عنوان راهی برای بهبود و انتقال ارزش فرآیند‌ها به کسب و کار خود استفاده کنند.

۱۱. اشتباه بازگشت سرمایه (ROI):

در شروع یک پروژه BPM، اکثر سازمان‌ها زمان و تلاش قابل توجهی را بر روی ارزیابی ROI BPM سرمایه‌گذاری می‌کنند. و پس از اجرای BPM، اگر پروژه‌ای ROI وعده داده شده را ارائه ندهد، به عنوان یک شکست BPM طبقه‌بندی می‌شود. و بعد خود BPM زیر سؤال می‌رود؟ غم‌انگیز، اما واقعی! نکته این است که چندین بار دقت کافی در محاسبه ROI انجام می‌شود، بسیاری اوقات ممکن است به سادگی به دلیل کمبود زمان و عدم دسترسی به داده مناسب باشد. ثانیاً، هنگامی که ارزیابی بازگشت سرمایه را انجام می‌دهید، همیشه بر اساس مجموعه‌ای از مفروضات است. و اگر مفروضات شما اشتباه بود، محاسبات ROI نیز همینطور خواهد بود و از این رو، طبیعتاً، مزایای تحقق یافته‌ای که از راه حل BPM دریافت می‌کنید ممکن است همیشه با بازگشت سرمایه پیش‌بینی شده مطابقت نداشته باشد.

۱۲. عدم تمرکز طولانی مدت بر BPM:

برای هر سازمانی که بتواند از مزایای واقعی BPM بهره‌مند شود، مهم است که با BPM به عنوان یک روش تفکر و عملکرد سازمان در نظر گرفته شود. و نه فقط به عنوان یک ابتکار اتوماسیون یکباره. و این مستلزم تغییر طرز فکر در مردم است – که معمولاً سخت‌ترین است! وقتی می‌گویم بلندمدت، منظورم تمرکز مداوم بر بهبود فرآیند، حاکمیت فرآیند و مدیریت تغییر فرآیند است. بسیاری از پروژه‌های BPM  به دلیل تمرکز بسیار کوتاه مدت اهداف BPM شکست می‌خورند، و از این رو آن‌ها سود واقعی وعده داده شده ی BPM را درک نمی‌کنند.

۱۳. عدم تعریف فرآیند کسب و کار مشتری محور:

یکی از دلایل اصلی شکست بسیاری از پروژه‌های BPM این است که فرآیند‌های تجاری تعریف شده «مشتری محور» نیستند. و نکته اینجاست که برای تعریف فرآیند‌های مشتری محور، ابتدا باید بدانید مشتری شما کیست؟ (و مشتری حتی گاهی اوقات می‌تواند به معنای یک مشتری داخلی مانند کارمندان شما باشد، در صورتی که شما یک راه حل BPM برای فرآیند‌های سازمانی داخلی خود مانند مرخصی، حقوق و دستمزد، و غیره ارائه می‌کنید. ) و همیشه کمک می‌کند که یک تصویر بصری از مشتری خود داشته باشید.

برای مثال. : اگر شما یک بانک خرده فروشی هستید، پس مشتری شما احتمالاً شخصی مانند من است که می‌خواهد از خدمات عمومی بانکی استفاده کند. و من دیده‌ام که بسیاری از سازمان‌ها واقعاً نمی‌دانند مشتری راه حل‌های BPM آن‌ها کیست. و اگر مشتری را بشناسند، متوجه نمی‌شوند که مشتری چه می‌خواهد و چه چیزی نیاز دارد. باز هم این یک مورد خوب برای شکست BPM است. اگر ندانید مشتری شما کیست و مشتری شما چه نیازی دارد یا چه می‌خواهد، چگونه می‌توانید انتظار موفقیت داشته باشید؟

۱۴. نیازی به راه حل BPM نبود:

باز هم تعجب‌آور اما واقعی! گاهی اوقات جالب (و خنده دار) است که بدانید چرا یک سازمان در BPM سرمایه‌گذاری می‌کند. گاهی اوقات به این دلیل که X (که در یک موقعیت قدرت در یک سازمان قرار دارد) چنین می‌گوید، گاهی به این دلیل که همه رقبای ما از BPM استفاده می‌کنند، گاهی اوقات به این دلیل که ما مقداری بودجه داریم که باید تا پایان سال مالی مصرف کنیم… و غیره. نکته این است که بسیاری از اوقات مشکلاتی که سازمان‌ها سعی می‌کنند با BPM برطرف کنند احتمالاً چیزی است که می‌توان با اقدامات ساده‌ای مانند ارتباط مؤثر بین سهامداران کلیدی در یک فرآیند یا یک سازمان برطرف کرد. و با این حال، راه فانتزی برای وارد کردن یک شرکت مشاور سطح بالا که BPM را در میان بسیاری از پیشنهادات توصیه می‌کند، ترجیح داده می‌شود. و سپس اجرای یک راه حل BPM در یک بازه زمانی چند ماهه، هیچ تفاوت واقعی در سطح آن سازمان برای مشکلی که با آن شروع کردید مشاهده نمی کنید!

در این یادداشت، مایلم نظرات شما را در مورد اینکه چرا پروژه‌های BPM شکست می‌خورند، بشنوم! کامنت بگذارید تا به ما اطلاع دهید…

منابع:

www.shiftx.com

www.villanovau.com

www.bpmleader.com

www.businessanalystlearnings.com