بهبود فرآیند در سازمان شما چگونه است؟ این احتمال وجود دارد که شما یک راه حل واحد برای همه موانع فرآیند کسب و کار ندارید. حتی پس از اجرای پروژه‌های یک ماهه و صرف بودجه‌های کلان، هیچ سیستمی بی‌نقص نیست – و در حالی که یک ابتکار ممکن است به طور موقت روش انجام کار را بهبود بخشد، این احتمال وجود دارد که در مقطعی دوباره نیاز به تغییر آن داشته باشید.

شما نیازی به پیچیدگی بیش از حد یا رشد انبار داده و بهبود فرآیند‌های کسب و کار (BPI) ندارید. استفاده از روش بهبود مستمر کایزن، سازمان‌ها را تشویق می‌کند تا بازی طولانی را آهسته و پیوسته انجام دهند.

و بهترین بخش این است که هرکسی از مدیر پروژه گرفته تا مدیر عامل می‌تواند آن را اجرا کند.

کایزن دقیقاً چیست؟

کایزن یک کلمه ژاپنی است که به معنای بهبود مستمر است. این یک فلسفه \”هر روز، با همه و همه جا بهتر انجام دهید\” است. تمرکز بر بهبود‌های کوچک و مکرر در فرآیند‌های کاری موجود است که توسط همه کارکنان در تمام سطوح یک سازمان ایجاد می‌شود – نه فقط مدیران و مدیران اجرایی. در صورت اعمال، می‌تواند هر عملکرد یک کسب و کار را بهبود بخشد، از بازاریابی گرفته تا تأمین مالی و انبار.

فلسفه کایزن این جمله را به چالش می‌کشد که «ما کار‌ها را اینگونه انجام می‌دهیم». از طریق تغییرات خرد، تلاش می‌کند تا ضایعات را حذف کند و در عوض فرآیند‌های کارآمد و استاندارد شده را به ویژه در این زمینه‌ها هدف قرار دهد:

• کیفیت: محصولات، بهترین شیوه‌ها و فرآیند‌های تجاری
  
• هزینه: مواد، انرژی و منابع
• تحویل: زمان تحویل و فعالیت‌های بدون ارزش افزوده
• مدیریت: آموزش، نگرش، جریان و مستندسازی
• ایمنی: شرایط کار

ممکن است اصطلاح کایزن را با اشاره به راه تویوتا شنیده باشید – داستان معروفی که در مدرسه بازرگانی مطالعه شد. یا شاید شنیده باشید که با روش‌های بهبود مستمر دیگر مانند شش سیگما، ناب، مدیریت کیفیت جامع، 5S و مواردی از این دست همراه شده است. روش کایزن بیشتر بر روی ذهنیت فعالیت دارد تا جعبه ابزار، بنابراین در واقع می‌تواند (و احتمالاً باید) در کنار سایر متدولوژی‌های BPI مانند شش سیگما و 5S پیاده‌سازی شود. اما اصلاً چرا آن را اجرا کنید؟

چرا روش کایزن را پیاده‌سازی می‌کنیم؟

با گذشت زمان، بهبود‌های تدریجی کوچک می‌توانند نتایج قابل توجهی را به همراه داشته باشند، این اساساً یک حرکت مردمی برای BPI است.

کایزن همچنین شرایطی را ایجاد می‌کند که کارکنان عمیقاً درگیر آن هستند. هنگامی که کایزن با موفقیت و شفاف اجرا شود، سه نیاز اساسی کارکنان را برآورده می‌کند:

• ارتباط: احساس ارتباط با یک هدف سازمانی بزرگتر، به کار خود و همکارانشان
• خلق: فرصت‌هایی برای فکر کردن و حل مشکلات موجود با راه حل‌های خلاقانه و در عین حال عملی
• کنترل: احساس مالکیت و آگاهی در طول فرآیند

استفاده از متدولوژی کایزن یک راه آسان برای مشارکت دادن کارکنان و توسعه فرهنگ بهبود مستمر است. بدیهی به نظر می‌رسد، اما مشارکت کارکنان تأثیر مستقیمی بر فرآیند‌های تجاری و موفقیت دارد. وقتی همه کارمندان را سازماندهی می‌کنید و به آن‌ها قدرت می‌دهید تا از طریق جلوه‌های کوچک در محیط‌های محلی خود در تصویر بزرگ شرکت کنند، آن‌ها مدت بیشتری می‌مانند و هوشمندانه‌تر کار می‌کنند.

شما به راحتی می‌توانید با استفاده از MyProcess، کارمندان را به سادگی با اشتراک‌گذاری نمودار‌های فرآیند خود و همکاری در زمان واقعی با ویژگی چت یا حتی با اظهار نظر مستقیم در مورد بخش‌های خاصی از سند خود، پیشرفت کنید.

چگونه کایزن را عملی کنیم

کایزن را می‌توان در سطح شرکت، در تیم‌ها یا حتی شخصاً پیاده‌سازی کرد. برخی از موارد ممکن است نیاز به هدایت روشن از رهبری و تغییر فرهنگ شرکت داشته باشند.

از‌ایده بهبود مستمر کایزن برای ساختن نمودار‌های فرآیند و استقرار برای تجسم فرآیند‌های فعلی خود استفاده کنید و به راحتی تشخیص دهید که ضایعات ممکن است در شرکت شما پنهان شده باشند. چیزی به سادگی برداشتن گامی در جهت مستندسازی بصری فرآیند‌های کسب و کار خود با نمودار کایزن می‌تواند پیشرفتی باشد که منجر به تحقق و تغییرات ارزشمند بیشتر شود.

برای مثال، می‌توانید از یک نقشه جریان ارزش برای شناسایی زمان اتلاف و بدون ارزش افزوده در تولید یا حتی در یک محیط DevOps استفاده کنید.

در اینجا هفت نکته مفید برای شروع و ادامه روش کایزن آورده شده است.

۱. شیوه‌های فعلی را زیر سؤال ببرید.

اگر می‌خواهید کسب و کار خود را رشد دهید و بهبود بخشید، باید در مورد کاری که اکنون انجام می‌دهید فکر کنید. فرآیند‌های چالش برانگیز آنچنان که هست ممکن است گاهی حساس باشند، اما انتقادپذیری از فرآیند‌های خود برای ایجاد تغییرات تأثیرگذار و پایدار ضروری است.

۲. کوچک فکر کن.

اکثر افراد در یک سازمان، تصمیم گیرندگان C-suite یا قدرتمند نیستند. به همه افراد، حتی افراد و تیم‌های کوچک قدرت دهید تا در فرآیند‌های خود تغییراتی ایجاد کنند. در حالی که‌ایده‌های بزرگ عالی هستند، حتی‌ایده‌های کوچک نیز می‌توانند در درازمدت تأثیرات بزرگی داشته باشند، مانند ادغام جلسات، تصمیمی که زمان را برای انجام کار‌های بیشتر آزاد می‌کند.

۳. مشارکت در یک محیط بی‌تقصیر را تشویق کنید.

محیطی ایجاد کنید که در آن کارمندان وقتی نقطه ضعفی را تشخیص می‌دهند یا فکر می‌کنند راه بهتری برای انجام کاری وجود دارد، از صحبت کردن نترسند. اما، در عین حال، اگر‌ایده‌ای آنطور که آن‌ها تصور می‌کردند عمل نمی‌کند، روش کایزن به شما پیشنهاد می‌کند که به جای انگشت اشاره، تکرار و پیشرفت کنید. به هر حال، نوآوری فقط یک کلمه تخیلی برای آزمون و خطا است.

۴. دنبال کمال نباش.

روش کایزن برای کامل کردن ناگهانی سیستم‌ها یا فرآیند‌ها وجود ندارد، بلکه صرفاً برای بهبود آن‌ها وجود دارد. حتی ممکن است کسی استدلال کند که کایزن می‌گوید کمال دست نیافتنی است – صرف نظر از اینکه کار‌ها چقدر خوب پیش ‌می‌روند، همیشه راه‌هایی برای بهبود وجود دارد، از ویژگی‌های محصول گرفته تا نحوه مدیریت پروژه‌ها.

۵. موفقیت را تشخیص دهید.

پیروزی‌های پیشرفت خود را جشن بگیرید، هر چند بزرگ یا کوچک. اگر کارمندانی دارید که واقعاً می‌خواهند به بهبود کسب و کار، محصول یا تجربه مشتری شما کمک کنند، آن دسته از کارمندانی هستند که روی آنها سرمایه‌گذاری می‌شود و می‌خواهید آن افراد را در اطراف خود نگه دارید.

۶. از 5S و استراتژی‌های دیگر استفاده کنید.

بهبود فرآیند کایزن ذهنیتی است که باید همیشه به دنبال راه‌هایی برای بهبود باشید. اما، زمانی که زمان اجرای پیشرفت‌ها فرا می‌رسد، ممکن است استفاده از روش‌های دیگر بهبود فرآیند مانند شش سیگما یا s5 که می‌تواند به عنوان چارچوبی برای تصمیم‌گیری مبتنی بر داده عمل کند، مفید باشد.

۷. یک BPMS مناسب، متناسب با نیاز‌های پروژه خود انتخاب کنید.

وقتی فرآیند‌های خود را بشناسید، تشخیص اینکه کجا برای اصلاح، حذف یا همکاری وجود دارد، آسان‌تر است. سیستم های مدیریت کسب و کار مانند MyProcess BPMS می‌تواند به شما در شروع کار کمک کند، خواه نیاز‌های شما تجسم فرآیند‌های تجاری و فروش باشد یا نمودار‌های شبکه ای.

وقتی نوبت به عملی کردن‌ایده‌هایتان می‌رسد، از رویداد‌های کایزن استفاده کنید: بهبود‌های جزئی و ساختاریافته، جایی که صاحبان فرآیند و تیم‌ها به سرعت شدت، فوریت و اهمیت هر پروژه بهبود را تعیین می‌کنند. رویداد‌ها اساساً تضمین می‌کنند که بهبود‌ها هوشمند هستند (ویژه، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و به موقع).

راه حل‌های بالقوه باید از طریق یک چرخه برنامه‌ریزی، انجام، بررسی و عمل (PDCA) به صورت استراتژیک اجرا و نظارت شوند. PDCA یک چرخه و چارچوب پیوسته است که می‌تواند به بهبود هر فرآیند یا محصولی با تقسیم آن به مراحل کوچکتر کمک کند.

از ابتدا تا پایان راه، MyProcess می‌تواند یک نقشه بصری برای نظارت بر اهداف و انتظارات در اختیار مدیران پروژه قرار دهد و در عین حال تیم‌ها را در هر مرحله از PDCA هدایت کند. این بهترین دوست یک مدیر پروژه است – یک فرآیند بصری و ابزار نموداری بصری که تیم‌ها را در مسیر خود نگه می‌دارد، نقش‌ها را روشن می‌کند و تضمین می‌کند که تیم‌ها سرمایه‌گذاری و آگاهی دارند.

MyProcess یک فروشگاه یک مرحله‌ای است. می‌توانید با به‌روزرسانی‌های بی‌درنگ و دسترسی فوری به اسناد، تمام اسناد خود را در یک مکان پیوند داده و بسازید تا بتوانید در عین اجرای‌ ایده‌های عالی، بیشترین بهره را از کایزن ببرید.

منابع:

https://www.lucidchart.com

https://tallyfy.com

https://blog.kainexus.com