چیزی پیدا نشد
متاسفیم، محتوایی مناسب جستجوی شما یافت نشد
subject-title
Do you post as a brand? Or do you attribute your social posts to individual team members? For example, it’s common for customer service social accounts to use initials to indicate which team member is replying to a public message. If this is how you approach customer comments, be sure to outline this in your social media style guide.
2024/01/01
subject-title
یک مشتری بزرگ دیگر به جمع مشتریان مای دیتا اضافه شد. شهرداری اصفهان از سال ۱۳۹۲ با بررسی BPMS های داخلی و خارجی، سعی در نصب و راه اندازی سامانه ای برای پیاده سازی فرآیندهای خود داشت. در سال ۱۳۹۷ به این نتیجه رسید که بهترین سامانه ای که می تواند نیازهایش را پاسخگو باشد oracle suite است، ولی به دلیل عدم وجود پشتیانی کافی، نبود متخصص جهت طراحی فرآیند بر بستر آن محصول، عدم امکان توسعه و نگرانی بابت سوء استفاده از داده های ذخیره شده، از آن استفاده نشد. در این دوسال اخیر با جدیت فراوان محصولات مختلفی را بررسی کرده و با فیلتر کردن محصولات داخلی و خارجی، از ۲۲ شرکت داخلی و خارجی دعوت به برگزاری جلسه ارائه ویژگیهای سامانه های آنها داشت. سرانجام کارشناسان فنی شهرداری، با برگزاری جلسات فنی مختلف و مشورت با مشتریان شرکت مای دیتا، به این نتیجه رسیدند که #MyProcess_BPMS پاسخ گوی نیاز آنها خواهد بود. در نتیجه با عقد چندین قرارداد، از یک ماه قبل اقدامات نیازسنجی، تحلیل و پیاده سازی فرآیندهای شهرداری اصفهان کلید خورد. تصویر: ارائه #MyProcess_BPMS به جناب آقای دکتر قاسم زاده شهردار اصفهان
2024/01/01
این سامانه ها را با سورس از ما تحویل بگیرید و تغییرات دلخواه خود را بدون وابستگی به شرکت و به سادگی، انجام دهید.
بر پایه BPMN
مدیر عامل شرکت مای دیتا
شرکت مای دیتا
سامانه های ملی مختلف در کشور بر پایه MyProcess BPMS
پیاده سازی صدها فرآیند در حوزه های مختلف از جمله
برای افزودن متن مورد نظرتان اینجا کلیک کنید
بهبود مستمر فرآیند (CPI)
اگر آگاهانه بر عملکرد فرآیند نظارت نداشته باشید، متوجه نمیشوید که گلوگاهها مسیر کسب و کار شما را مسدود کردهاند. بهبود مستمر فرآیند (مخفف: Continuous Process Improvement ) عمل ردیابی مداوم عملکرد فرآیند برای یافتن ناکارآمدیها و ریشه کن کردن آنها است.
در ادامه بخوانید تا بدانید چرا بهبود مستمر فرآیند بسیار مفید است و چگونه میتوانید با استفاده از CPI در فرآیندهای خود بهبود ایجاد کنید.
بهبود مستمر فرآیند چیست؟
بهبود مستمر فرآیند (CPI) عمل ایجاد تغییرات تدریجی در فرآیندهای کسب و کار شما برای بهبود کارایی و کیفیت است. اگر با مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (BPR) اشتباه گرفته نشود، بهبود مستمر برای کارآمدتر کردن، نوآوری و چابکی سازمان شما در درازمدت یک عامل کلیدی است و شما را به ایجاد تغییرات تدریجی در فرآیندهای خود دعوت میکند تا اینکه همه چیز را برای طراحی مجدد کامل یک فرآیند جدید از بین ببرید.
این تلاش مداوم برای بهبود فرآیندهای تجاری موجود میتواند شامل تغییرات کوچکی باشد که جریان کار را تغییر میدهد یا پیشرفتهای بزرگتری که نوآوری به ارمغان میآورد. هدف برنامه CPI باید افزایش کارایی، اثربخشی، کیفیت خروجی و انعطافپذیری باشد. این یک جزء کلیدی برای دستیابی به برتری عملیاتی است.
بسیاری از سازمانها از نرمافزار تجزیه و تحلیل گردش کار مانند مای پروسس برای کمک به این فرآیند استفاده میکنند. ابزارهایی مانند مای پروسس ردیابی عملکرد و شناسایی مناطق برای بهبود را آسان میکنند.
مزایای بهبود مستمر فرآیند چیست؟
هدف بهبود مستمر فرآیند کسبوکار شناسایی ناکارآمدیها و تنگناها و حذف آنها برای سادهسازی جریانهای کاری است. با انجام این کار، مزایای زیادی را تجربه خواهید کرد، از جمله:
- کاهش هزینهها
- پردازش سریعتر
- خطاهای کمتر
- بهبود روابط ذینفعان و تأمینکنندگان
- محصولات نهایی با کیفیت بهتر
- کارکنان مولدتر
- مشتریان راضیتر
مزایایی که دریافت میکنید به این بستگی دارد که ابتکار بهبود را در کجا متمرکز کنید.
به عنوان مثال، تقریباً ۷۰ درصد از شرکتها در حال حاضر تلاشهای بهبود خود را بر افزایش بهره وری و کاهش هزینهها متمرکز کردهاند. علاوه بر این، ۳۸ درصد در تلاش برای افزایش رضایت مشتری و ۳۵ درصد به دنبال بهبود محصولات موجود هستند. همچنین نتایج به فرآیند موجودی که برای بهبود انتخاب میکنید بستگی دارد. یک سازمان را در نظر بگیرید که میخواست سرعت پردازش فاکتورها را بهبود بخشد، بنابراین آنها بر روی بهبود فرآیندهای مالی خود با استفاده از سامانه مای پروسس تمرکز کردند. اکنون آنها میتوانند فاکتورها را در نیمی از زمان برگردانند.
۴ مرحله در چرخه بهبود فرآیند
اکثر مدلهای بهبود مستمر شامل چهار مرحله اصلی هستند. پیروی از این مراحل به شما کمک میکند تا مشکلات فعلی را تجزیه و تحلیل کنید، تغییرات را برنامهریزی کنید و آنها را به صورت تدریجی اجرا کنید.
در اینجا چهار مرحله اصلی بهبود فرآیند را دنبال میکنیم.
۱. مسائل جاری را شناسایی کنید
برای شروع، باید فرآیند موجود را تجزیه و تحلیل کنید تا هر گونه گلوگاهی که جریان کار را مسدود میکند، شناسایی کنید. نقشهبرداری فرآیند هر مرحله از گردش کار را به شما نشان میدهد تا بتوانید کارهای غیر ضروری که آن را متوقف میکند شناسایی کنید. عملکرد فعلی خود را محک بزنید تا بتوانید این دادهها را با هر تغییری که ایجاد میکنید مقایسه کنید.
۲. بهبود برنامه
در مرحله بعد، برنامهای برای بهبود فرآیند خود طراحی کنید. اگر فقط تغییرات کوچکی انجام میدهید، راهحلی ایجاد میکنید که گردش کار موجود را اصلاح میکند. اگر در حال برنامهریزی یک تغییر بزرگتر هستید، باید در نظر بگیرید که چگونه فرآیند فعلی را به صورت آفلاین انجام میدهید بدون اینکه تأثیر زیادی بر سایر فرآیندها داشته باشید.
هم متدولوژی بهبود را برنامهریزی کنید و هم اینکه چگونه تغییرات را پس از موفقیتآمیز شدن، مقیاسبندی کنید. به یاد داشته باشید که تغییرات را بر اساس تأثیری که میگذارند و همچنین زمان، بودجه و منابع در دسترس خود اولویتبندی کنید.
۳. تغییرات را اجرا کنید
هنگام اجرای یک بهبود فرآیند، عاقلانه است که ابتدا آن را در مقیاس کوچک آزمایش کنید تا تأثیر آن را ببینید. اگر تغییر شما به درستی برنامهریزی نشده باشد، این شما را از ایجاد اثرات منفی روی فرآیند و سازمان جلوگیری میکند. هنگامی که مطمئن شدید که بهبود به طور مؤثر عمل میکند، آن را بزرگ کنید و در سراسر سازمان گسترش دهید.
۴. بررسی عملکرد بهبودها
باید عملکرد تغییرات خود را ردیابی کنید تا مطمئن شوید که فرآیندها را همانطور که تصور میکردید بهبود میبخشند. دادهها را با معیارهای اصلی مقایسه کنید تا ببینید راه حلهای شما چقدر خوب عمل میکنند. این همچنین به شما کمک میکند تا بهبود تدریجی بعدی را مشخص کنید.
بنابراین چگونه بهبود مستمر فرآیند اتفاق میافتد؟
- ابتدا، تکنیکها و فرآیندهایی را که در حال حاضر استفاده میشود، مطالعه میکنید. سپس، یک چالش یا منطقهای را برای بهبود مشخص میکنید.
- در مرحله بعد، راه حلی برای مشکل یا راهی برای بهبود فرآیند پیدا میکنید.
- این راه حل یا تغییر اجرا میشود.
- سپس، راه حل “استاندارد” میشود. این بدان معناست که قوانینی وضع شدهاند تا اطمینان حاصل شود که روند بهبودیافته درست است.
- پس از انجام همه اینها، پیشرفتهای آینده را در نظر میگیرید. مناطقی که میتوانند بیشتر بهبود یابند شناسایی میشوند و اهداف بیشتری تعیین میشوند.
آیا به ابزاری برای کمک به بهبود مستمر فرآیند نیاز دارید؟
ابزارهای بهبود فرآیند میتوانند به شما کمک کنند تا تغییرات فرآیند را آسانتر برنامهریزی، اجرا و پیگیری کنید. در حالی که هیچ ابزار خاصی برای بهبود مستمر فرآیند وجود ندارد، نرمافزار مدیریت فرآیند کسب و کار با ویژگیهای زیر میتواند کمک بزرگی به شما کند.در مطلب زیر به این موضوع میپردازیم.
۱. عملکرد نقشهبرداری
ابزارهایی با عملکرد نقشهبرداری فرآیند میتوانند به شما کمک کنند تا یک نمایش بصری از گردش کار خود ایجاد کنید تا بتوانید نحوه انجام فرآیندهای فعلی را مشاهده کنید. به این ترتیب، میتوانید گامهای غیرضروری و ناکارآمد را شناسایی کنید، و همچنین با وضوح بیشتری ببینید که چگونه و کجا بهبودها بهترین کار را انجام میدهند. ابزارهای نگاشت خوب شما را قادر میسازند تا نقشهایی را به هر مرحله اختصاص دهید و به شما امکان میدهد مسیرهای مشروط را کاوش کنید تا درک کنید که فرآیندها در شرایط مختلف چگونه انجام میشوند.
۲. پیادهسازی آسان
یک پلت فرم بهبود مستمر فرآیند باید دارای ویژگی راهاندازی ساده و استفاده آسان باشد. اگر کارکنان شما برای دستیابی به ابزار به آموزش زیادی نیاز دارند، قبل از انجام هر گونه تغییر فرآیند، زمان و هزینه زیادی را صرف خواهید کرد. در عوض، نرمافزاری را انتخاب کنید که استفاده از آن بصری باشد و منابع آموزشی لازم در دسترس باشد. نرمافزار کم کد یا بدون کد را انتخاب کنید. پلتفرمی که به کدگذاری گسترده نیاز دارد، کارمندانی را که میتوانند تغییرات فرآیند را ایجاد کنند، محدود میکند.
۳. ویژگیهای اتوماسیون
۹۹% از رهبران کسب و کار موافق هستند که اتوماسیون مزایای زیادی دارد زیرا راهی مؤثر برای سرعت بخشیدن به گردش کار، کاهش خطاها و کاهش هزینههای پردازش است. به دنبال یک نرمافزار BPA مانند MyProcess باشید که ایجاد فرمهای دیجیتال و مسیریابی پویا آنها را به طور خودکار در جریان کار شما آسان میکند.
مطمئن شوید که نرمافزاری که انتخاب میکنید ظرفیت پر کردن خودکار فرمها به منظور کاهش ورود دادهها و همچنین قابلیت اعتبارسنجی خودکار فرمها برای حذف خطاهای ورود دادهها را دارد. اعلانهای خودکار از تأخیر در سیستم جلوگیری میکند، در حالی که ثبت سوابق خودکار مسیر حسابرسی شما را بهروز نگه میدارد.
۴. داشبورد تجزیه و تحلیل عملکرد
پس از انجام تنظیمات فرآیند، باید عملکرد گردش کار خود را ردیابی کنید. به این ترتیب، میتوانید ببینید که فرآیندهای شما تا چه اندازه بهبود یافتهاند، آیا هنوز به بهبود نیاز دارند یا خیر، و آیا اثرات منفی برنامهریزی نشدهای وجود دارد یا خیر. یک نرمافزار BPM با داشبورد تجزیه و تحلیل جامعی انتخاب کنید که ردیابی خودکار عملکرد را با ارائه به روشی ساده و قابل هضم آسان میکند.
نرمافزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) مانند مای پروسس برای ردیابی و اندازهگیری پیشرفتها در طول زمان ایدهآل هستند.
به هر حال چرا بهبود مستمر فرآیند بسیار مهم است؟
هنگامی که یک فرآیند بهبود مستمر را اجرا میکنید، چیزی بیش از بهبود یک فرآیند انجام میدهید. شما مدت زمانی که یکایده برای رفتن به مرحله اجرا نیاز دارد را کوتاه میکنید. دانش به اشتراک گذاشته میشود و هر فرد در سازمان از اشتباهی که یک فرد مرتکب شده است درس میگیرد. به عبارت دیگر، بهبود مستمر فرآیند کسب و کار به این معنی است که دانش به دست آمده از یک اشتباه به همه منتقل میشود، بدون اینکه مجبور باشند برای یادگیری همان درس، اشتباه مشابهی را مرتکب شوند و در نتیجه کل نیروی کار شما ماهرتر میشوند.
شرکتی مانند بوش را در نظر بگیرید. بائومل، رهبر تعالی کسب و کار در شرکت بوش و یک مباشر اختصاصی در زمینه بهبود مستمر و موضوعات مربوط به کسب و کار توضیح میدهد: «زمانی که همه در یک سازمان استراتژی و همچنین اهدافی را که دریافت کردهاند بدانند، درک کنند و بپذیرند، کار را بدرستی انجام خواهد شد. آنها را با تعهد و اشتیاق، و مهمتر از همه، در یک جهت به سوی یک چشم انداز جمع کنید. » این جمله ارزشمند باعث شد تا یک فرآیند بهبود مستمر به برند کمک کند تا مشاغل خود را حفظ و نه تنها رضایت مشتری را تا ۱۵ درصد افزایش دهد، امتیاز رضایت باورنکردنی ۹۷ درصد را کسب کند.
با بهبود مستمر فرآیند، اطمینان حاصل میکنید که کسب و کار شما به طور قابل اندازهگیری کارآمدتر و سازندهتر میشود. راهحلهایی مانند سیستم مدیریت کسب و کار MyProcess به شما کمک میکنند تا بهبود فرآیند کسبوکار خود را در مسیر خود نگه دارید، میتوانید برنامههای خود را برای ایجاد و پیگیری بهبود فرآیندها توسعه دهید.
منابع:
مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (BPR)
درباره BPR و نحوه استفاده از آن برای افزایش مقیاس و بهبود عملیات تجاری بیاموزید.
پیشرفت در دنیای تجارت مستلزم این است که سازمانها نه تنها از موانع جان سالم به در ببرند، بلکه باید راهی برای تبدیل آنها به فرصت پیدا کنند. به جای اینکه مجبور شوید همه چیز آنطور که میخواهید پیش برود، گاهی اوقات باید عقب نشینی کنید و در کارکردهای اصلی تجارت خود تجدید نظر کنید. این میتواند به این معنی باشد که به تابلوی نقاشی برگردید و نحوه کار همه چیز را تجزیه و تحلیل کنید.
مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (BPR) چیست؟
شاید اخیراً اصطلاح BPR را در زمینه بهبود فرآیندها و افزایش سودآوری کسب و کار شنیده باشید، اما دقیقاً چیست؟ BPR مخفف Business Process Reengineering است. تعریف مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (BPR) این است: یک رویکرد منظم برای کاهش هزینههای سازمانی و فرآیندهای تجاری که شامل تجزیه و تحلیل انسانی و گردش کارهای خودکار موجود است.
در کسبوکارهای بزرگ – و حتی کوچکتر یا متوسط – فرآیندها میتوانند در طول زمان ایجاد شوند و تبدیل به گرههای پیچ در پیچ میشوند که عمیقاً در نحوه انجام کارها ریشه دوانده است. BPR یک متدولوژی اثبات شده است که به سازمانها اجازه میدهد گرههای Gordian knot (مشکل پیچیده یا غیرقابل حل) را که ممکن است مانع از پیشرفت واقعی و بهینهسازی هزینه شوند، کاهش دهند.
مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار(BPR) عمل تغییر عملکردهای اصلی یک سازمان با هدف افزایش کارایی، بهبود کیفیت محصول و/یا کاهش هزینهها است. این با تجزیه و تحلیل عمیق گردش کار کسب و کار و شناسایی مناطق کلیدی که نیاز به بهبود دارند شروع میشود. افرادی که این نوع کارها را انجام میدهند، که اغلب به آنها متخصص BPR میگویند، توسط شرکتها استخدام میشوند تا انتقال به فرآیندهای استانداردتر را تسهیل کنند.
مهم است که بین این و بهبود فرآیند کسب و کار، که بر روی به روزرسانی فرآیندهای فعلی سازمان تمرکز دارد، تفاوت قائل شویم. از سوی دیگر، BPR با هدف ایجاد تغییرات اساسی در کل دامنه سیستمهای یک تجارت است.
چه زمانی مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار مورد نیاز است؟
نیاز به مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار به طرق مختلف تشخیص داده میشود. در این مقاله ما برخی از شاخصها که برای تشخیص فرا رسیدن زمان یک پروژه BPR لازم است، را ارائه میدهیم.
- شکایات مشتریان و درخواست بازپرداخت در حال افزایش است.
- استرس کارکنان، اختلافات و جابجایی زیاد است.
- هرج و مرج پس از ترک کارمندان با تجربه یا رفتن به مرخصی، حاکم میشود.
- سودآوری در حال کاهش است.
- سرنخهای فروش به سرعت پیگیری نمیشوند.
- حاکمیت شرکت، کمبود داشته باشد.
- شما با میزان نقدینگی خود دست و پنجه نرم میکنید.
- فهرست اموال شما در حال افزایش است.
- شما نمیتوانید سفارشات مشتری را به اندازه کافی سریع تکمیل کنید.
مراحل مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار چیست؟
۱. بفهمید که چه میخواهید.
پس از اجرای یک گردش کار خاص، انتظار دارید چه چیزی را ببینید؟ وقتی فهمیدید که میخواهید نتایج کسبوکارتان چگونه کار کند، میتوانید بفهمید که چرا این اتفاق نمیافتد. به عنوان مثال، اگر به دنبال تحویل به مشتریان در یک بازه زمانی خاص هستید، به راههایی برای تسریع در خروج اقلام از انبارها و وارد شدن به کامیون تحویل نگاه کنید.
۲. وضعیت فعلی را تعریف کنید.
مراحل مربوط به تکمیل یک فرآیند کاری را طی کنید. به مکانهایی نگاه کنید که ممکن است گلوگاههایی رخ دهد که باعث کاهش کارایی و افزایش هزینهها میشوند.
۳. شکافها را شناسایی کنید.
شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) را تنظیم کنید که به شماایده میدهد که چقدر با دستیابی به اهداف تجاری خود فاصله دارید. به زمان چرخه، فرآیند تولید، یا مدت زمانی که طول میکشد تا کامیونها در انبار بارگیری شوند، نگاه کنید.
۴. یک مورد آزمایشی را انتخاب کنید.
به دنبال یک فرآیند ضروری باشید که بر اثربخشی سازمان شما تأثیر میگذارد. سپس، وضعیتی در آینده ایجاد کنید که به شما کمک میکند به اهداف استراتژیک شرکت خود دست یابید.
۵. فرضیه خود را توسعه و آزمایش کنید.
گردش کار و رویههای جدید را ارائه دهید، سپس با ذینفعان مربوطه ارتباط برقرار کنید. سناریوهای آزمایشی را برای هر عملکرد جدید یا پیشرفته در فرآیند اصلاح شده خود ایجاد کنید.
۶. فرآیند جدید را اجرا کنید.
اطمینان حاصل کنید که وابستگیها و منابع را برای اجرای موفقیتآمیز تغییرات خود در اختیار دارید.
۷. عملکرد را ارزیابی کنید.
عملکرد فرآیند جدید را دنبال کنید و از KPIهای خود برای ارزیابی تأثیرات آن در مقایسه با گردش کار اصلی کسب و کار استفاده کنید.
هدف شما باید ایجاد بهبودهای استراتژیک واضح در فرآیندهای کاری خود در مقابل تلاش برای انجام تجارت معمول در یک بسته جدید باشد. این در مورد ارائهایدههای جدید است، مانند تغییر نحوه تعامل شما با مشتریان در هر مرحله از فرآیند فروش.
BPR و بهبود مستمر
بهبود مستمر (CI) یک تلاش مداوم برای بهبود یک محصول، خدمات یا فرآیند است. انجمن آمریکایی کیفیت (ASQ) معتقد است که تلاشهای CI میتواند شامل بهبود تدریجی باشد، جایی که بهبود به تدریج در طول زمان اتفاق میافتد، و همچنین بهبود موفقیتآمیز، جایی که بهبود به یکباره اتفاق میافتد. CI اغلب از یک سازمان میخواهد که قبل از اینکه بتواند شانس واقعی موفقیت داشته باشد، ابتدا دستخوش یک تغییر فرهنگی شود.
مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار اغلب بخشی از تلاشهای CI است، زیرا تیمها به دنبال راههایی برای بهبود فرآیندهای تجاری به عنوان بخشی از محدوده کلی CI هستند. BPR همچنین ارتباط تنگاتنگی با مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) دارد و داشتن درک سالم از هر دو رشته منطقی است.
بنابراین آیا BPR همان BPM است؟
خیر، در حالی که BPM بر تعریف و خودکارسازی فرآیندهای موجود تمرکز دارد، BPR روش کسبوکار موجود در سازمان، بهویژه زمانی که با مشتری در ارتباط هستند، کاملاً دوباره بررسی میکند. همچنین ممکن است ریسکهایی در مورد پیادهسازی BPR وجود داشته باشد زیرا نقشها و فرآیندهایی که امروزه وجود دارند را میتواند به طور کامل کنار بگذارد.
منابع:
