تحلیل فرآیند کسب و کار
تحلیل فرآیند کسب و کار چیست؟
تجزیه و تحلیل فرایندهای تجاری روشی است که برای درک یک فرایند و بهبود کارایی آن استفاده می شود. این مراحل و طرفهای درگیر در یک فرایند خاص، و همچنین اطلاعات رد و بدل شده را بررسی می کند. به این ترتیب، تجزیه و تحلیل فرایندهای تجاری جنبه ای از مفهوم بزرگتر مدیریت فرایند کسب و کار است.
چه زمانی تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار ضروری است؟
دلایل مختلفی وجود دارد که چرا سازمانها باید تجزیه و تحلیل فرایندهای تجاری را انجام دهند. هر سازمانی باید بطور معمول فرآیندهای خود را ارزیابی کند تا فرصت های بهبود را شناسایی کند. تغییرات تکنولوژیکی و نوآوری های رقبا می تواند منجر به فرایندهایی شود که منسوخ شده و سازمان را در نقطه ضعف رقابتی قابل توجهی قرار دهد. سازمانها باید قبل از معرفی هرگونه فناوری جدید مانند اتوماسیون در فرآیندهای خود، تجزیه و تحلیل فرایندهای تجاری را انجام دهند.
شواهدی از تنگناها در فرآیندهای موجود نیز نشانه ای است که تجزیه و تحلیل فرایندهای تجاری ضروری است. این موارد شامل مواردی مانند تأخیرهای مکرر، شکایات مشتریان و سردرگمی سهامداران و/یا کاهش بهره وری است.
تجزیه و تحلیل فرایندهای تجاری شامل ۶ مرحله است:
- اهداف خود را مشخص و تعریف کنید.
- فرآیند مورد تجزیه و تحلیل را مشخص کنید.
- جمع آوری اطلاعات.
- فرآیند را ترسیم کنید.
- فرآیند را تجزیه و تحلیل کنید.
- پتانسیل بهبود فرآیند کسب و کار را مشخص کنید.
انجام تجزیه و تحلیل فرایندهای تجاری
اهداف را مشخص و تعریف کنید
این اولین قدم شامل شناسایی آنچه شما امیدوار هستید با انجام تجزیه و تحلیل به آن برسید. شاید شما بخواهید درک بهتری از یک فرایند تجاری خاص در سازمان خود کسب کنید. یا تلاش های شما ممکن است بخشی از یک ابتکار بزرگتر باشد مانند ادغام اتوماسیون در تمام فرایندهای سازمانی. بطورکلی اهداف موثر عموماً از مخفف SMART پیروی می کنند، زیرا اهداف خاص ، قابل اندازه گیری، دست یافتنی، مرتبط و محدود به زمان هستند.
فرآیند را شناسایی و تعریف کنید
آگاهی از اهداف شما به شما کمک می کند تا فرایندهایی را که می خواهید تجزیه و تحلیل کنید شناسایی کنید. یک مکان خوب برای شروع، فرایندهای مهم تر تجاری یا جنبه های سازمان شما است که عملکرد ضعیفی دارند. نقاط شروع و پایان خود را مشخص کنید تا مطمئن شوید که دامنه تجزیه و تحلیل شما چندان گسترده نیست.
جمع آوری اطلاعات
در این مرحله شما می خواهید تیم خود را جمع کنید. شامل ذینفعانی که در طراحی فرایند کسب و کار شما نقش دارند، شود. آنها بیشترین اطلاعات را خواهند داشت و می توانند مسائل و تنگناها را شناسایی کنند. با تیم خود مصاحبه ها و جلسات طوفان فکری انجام دهید. همه منابع اطلاعاتی موجود را مرور کنید. تا آنجا که می توانید اطلاعات جمع آوری کنید، درک بهتری از این روند به شما ارائه می دهد.
فرآیند آن را ترسیم کنید
نگاشت فرآیندهای تجاری یک ابزار برنامه ریزی و مدیریت است که بطور بصری تمام جنبه های یک فرآیند را به تصویر می کشد. نگاشت فرآیند می تواند به سادگی ترسیم یک نمودار جریان روی یک تکه کاغذ باشد. نکته مهم این است که نقشه شما روند را به روشنی و به راحتی دنبال می کند.
همچنین می توانید از نرم افزار گردش کار برای طراحی نقشه های دقیق فرآیند کسب و کار استفاده کنید. استفاده از نرم افزار به سادگی کشیدن و رها کردن کارها در داشبورد، برای استفاده است.
فرآیند را تجزیه و تحلیل کنید
این مرحله شامل تجزیه و تحلیل فرآیند به منظور تشخیص ناکارآمدی ها و زمینه های بالقوه جهت بهبود فرآیند است. این مرحله تمرکز بر موارد زیر دارد:
- اجزای اصلی تجزیه و تحلیل فرایندهای تجاری: این موارد شامل مواردی مانند تعامل با مشتری، فعالیت هایی که ارزش بالایی می دهند و مکان هایی که اطلاعات در آن رد و بدل می شود ، می باشد.
- تنگناها و/یا دلایل دیگر تأخیر
- اجزای ناکارآمد یا اسراف کننده
همچنین می توانید از روش های زیر برای شناسایی مشکلات و مکان هایی برای بهبود فرآیند استفاده کنید:
- تجزیه و تحلیل ارزش افزوده
- تحلیل علل ریشه ای
تجزیه و تحلیل فرایندهای تجاری با ارزش افزوده شامل بررسی هر جنبه ای از یک فرایند برای تعیین اینکه آیا ارزش افزوده در سطح فرایند و/یا سطح سازمانی است یا خیر. نقشه های فرآیندی شما در این زمینه و اطلاعاتی که در مرحله سوم جمع آوری کرده اید مفید خواهند بود.
تجزیه و تحلیل علل ریشه ای دلایل یک مشکل و همچنین راه حل های احتمالی را بررسی می کند. به عنوان مثال ، یک فرآیند برای مشتری جدید با نیروی کار زیاد که از مقدار نامتناسب منابع انسانی استفاده می کند. راه حل این است که فرآیند را از طریق یک پلت فرم نرم افزاری BPM با کمترین کد، خودکار کنید.
هنگامی که همه جنبه های فرایند را مرور کردید ، آماده بررسی و پیاده سازی بهبود فرآیندهای تجاری هستید.
پتانسیل بهبود فرآیند کسب و کار را مشخص کنید
در آخرین مرحله ، به اهدافی که در ابتدا مشخص کرده اید بازگردید. هرگونه پیشرفت در فرآیندهای شما باید این اهداف را بیشتر کند. یافته ها و توصیه های خود را با ذینفعان بحث کنید. بازخورد آنها را دریافت کنید. طوفان فکری کرده و تمام راه حل های ممکن را کشف کنید. در نظر بگیرید که چگونه هر راه حل بر سازمان شما در کوتاه مدت و بلند مدت تأثیر می گذارد.
منابع:
