از جمله سؤالاتی که هر سازمان بعد از اینکه به این نتیجه رسید که نیاز به یک BPMS دارد این است که از چه BPMSی استفاده کند، ایرانی یا خارجی؟؟ آیا محصول با کیفیت ایرانی در زمینه پیاده‌سازی فرآیندها وجود دارد؟ حال که قرار است سازمان یک پلتفورمی را برای چندین سال انتخاب کند و داده‌های خود را در آن بستر توسعه دهد، آیا از محصول ایرانی و بومی استفاده کند؟ محصولات خارجی معمولاً به دلیل اینکه در کشور‌های مختلف نصب و اجرا می‌شوند می‌توانند در ابتدا گزینه‌ی مناسبی به نظر برسند، در دنیا بسیاری از شرکت‌ها از آنها استفاده میکنند، نتیجه تست بار و امنیت آنها احتمالاً خیلی بهتر خواهد بود. باگ‌های آنها بیرون کشیده شده و برطرف شده است. از طرف دیگر در محصولات مختلف چه نرم‌افزاری چه غیر نرم‌افزاری، مردم تجربه خوبی از استفاده از تولید برند‌های داخلی ندارند. ولی قبل از انتخاب یکBPMS بهتر است موارد زیر را نیز در انتخاب یک BPMS ایرانی مد نظر داشته باشید:
۱. خرید BPMS ایرانی حمایت از تولید ملی و ایجاد اشتغال برای هم میهنان و کاهش نرخ بیکاری برای فرزندان این کشور خواهد بود. ۲. خرید BPMS ایرانی در صورتیکه استاندار‌های مختلف پیاده‌سازی یک نرم‌افزار سازمانی را رعایت کرده باشد می‌تواند بسیاری از مشکلات آینده را حل کند. بکارگیری استاندارد‌ها کمک میکند موانع بوجود آمده آینده را مرتفع کند. ۳. خرید BPMS ایرانی باعث تشویق تولیدکنندگان داخلی می‌شود و آنها می‌توانند هر روز تلاش کنند ماژول‌های مختلفی به سیستم خود اضافه کنند و با دیگر BPMSهای خارجی رقابت کنند. ۴. خرید BPMS ایرانی به دلیل اینکه توسعه‌دهندگان آن در داخل کشور هستند و قرارداد‌های قابل اطمینان و قانونی بین دو طرف بسته می‌شود باعث دلگرمی کارفرما می‌شود و هر روز دغدغه نبود پشتیبانی کافی از طرف تولید‌کننده وجود ندارد. ۵. خرید BPMS ایرانی باعث می‌شود اثر تحریم‌ها در این حوزه بسیار کم رنگ‌تر شود. ۶. خرید BPMS ایرانی و تشویق تولیدکنندگان داخلی باعث می‌شود که محصول هر روز بهتر شود و قابل رقابت با محصولات قدرتمند خارجی شود و به تناسب آن تولید‌کننده به فکر صادرات محصول خود باشد. که این امر باعث رونق صادرات و ارز‌آوری باری کشور می‌شود. ۷. خرید BPMS ایرانی دغدغه آینده نگری مشتری را کاهش می‌دهد، مشتری در هر لحظه نیاز به امکانات متفاوتی دارد، ممکن است برخی از این نیاز‌ها فراتر از امکانات متداول یک BPMS باشد. زمانیکه از یک محصول ایرانی استفاده میکند نگرانی نیازهای خود را کمتر دارد، یک تیم فنی و متخصصی وجود دارد که جوابگوی نیازهای او باشد.
البته باید به این نکته هم اشاره کرد که در انتخاب BPMS ایرانی باید به قابلیت‌ها، کیفیت، سرعت اجرا و امنیت نیز توجه داشت. باید سعی شود محصولی انتخاب کرد که سال‌ها بتواند نیازهای سازمان را پاسخ گو باشد. باید از یک تیم فنی قوی برخوردار باشد تا بتوانند مشکلات را در کمترین زمان حل کنند. خوشبختانه در سال‌های اخیر، دولت به شرکت‌هایی که محصولات با کیفیت داخلی تولید کنند نشان دانش بنیان عطا میکند. شرکت‌های دانش بنیان شرکت‌هایی هستند که توانسته‌اند دانش و علم خود را به محصول تبدیل کنند، محصولات داخلی تولید کنند و پایه و اساس شرکت خود را بر پایه دانش بنیان استوار کنند. این کار باعث می‌شود مشتریان، بهتر اعتماد کنند و مطمئن باشند که از شرکتی خریداری میکنند که اعتبار و تأیید دولت را به همراه دارد. در جدول زیر مقایسه‌ای بین BPMSهای داخلی و خارجی آورده شده است، با این مقایسه می‌توانید در خرید BPMS بهتر تصمیم‌گیری کنید:
نکته: در این مقایسه سعی شده است به محصولات رایج پرداخته شود بدیهی است در هر مورد محصولات بی‌کیفیت زیادی هستند که شامل حال موارد مقایسه نمی‌شوند.
شاخص
BPMS خارجی OpenSource
BPMS خارجی کرک شده
BPMS ایرانی
تعداد امکانات
بسیار کم
قابل قبول
قابل قبول
تعهد پشتیبانی
پایین
پایین
بالا
عقد قرارداد و امکان پیگیری قانونی
هرگز
هرگز (در ایران)
بسیار مطلوب و قابل پیگیری
امنیت
پایین (در بسیاری موارد استانداردی رعایت نمی شود)
بالا
بالا (در صورتیکه دارای گواهینامه افتا باشد)
بروز حفره امنیتی
هر روز امکان کشف حفره های امنیتی وجود دارد و ممکن است تولید کننده آن را برطرف نکند
در صورت کشف حفره های امنیتی، باید نرم افزار بروز شود و به دلیل غیرقانونی بودن، نسخه جدید از کار بیوفتد.
در صورت کشف حفره های امنیتی، شرکت ملزم به رفع آن است
حمایت از کارآفرینی و تولید ملی
صفر
پایین (حمایت از Cracker !)
بالا (ایجاد اشتغال بیشتر)
کیفیت
پایین
بالا
بالا
هزینه
رایگان
کم (در برخی موارد هزینه کرک)
متوسط و رو با بالا نسبت به دومورد قبل
https://www.mydata-co.com/wp-content/uploads/2021/12/IRAN_1.jpg375495سیدامیررضا مرتضویhttps://www.mydata-co.com/wp-content/uploads/2020/07/MYDATALOGO.pngسیدامیررضا مرتضوی2021-12-07 10:35:472021-12-07 10:41:44تفاوت خرید BPMS داخلی و خارجی
ایجاد فرهنگ بهبود مستمربا اتخاذ یک استراتژی آغاز می‌شود که برای سازمان شما کارساز باشد. این استراتژی باید با مدل کسب و کار موجود، گردش کار و فرهنگ سازمان همسو باشد. علاوه بر این، برای مؤثر بودن این استراتژی، باید همه سهامداران اصلی در این مسیر همراه باشند. در حالی که هر سازمان در قوانین و ویژگی‌ها منحصر به فرد است، مراحل لازم برای ایجاد فرهنگ بهبود مستمر یکسان است. در اینجا ۱۱ مرحله برای ایجاد و پرورش فرهنگ بهبود مستمر در سازمان شما آورده شده است.
۱. هدف نهایی را در ذهن داشته باشید
شروع هر ابتکاری باید با در نظر گرفتن پایان شروع شود. شما باید فرهنگ موجود شرکت خود و مدل کسب و کار را که امروزه وجود دارد، درک کنید. هنگامی که وضعیت فعلی را ایجاد کردید، تصور کنید که آینده شرکت در بهترین حالت و خوش بینانه‌ترین سناریو چگونه خواهد بود. از این وضعیت آینده نگر و خوش بینانه، تعیین کنید که شرکت به طور واقع بینانه در ۵، ۱۰ و ۵۰ سال آینده چه چیزی می‌تواند به دست آورد. هدف شما برای آینده باید جایی بین چشم انداز واقع بینانه و خوش بینانه شرکت باشد. هنگامی که هدف را تعیین کردید، با تیم خود کار کنید تا تعیین کنید چگونه شرکت را از وضعیت فعلی نقطه A به آینده‌ای که تصور می‌کنید نقطه B برسانید. برای انجام مؤثر این کار، شروع به پرسیدن سؤالات زیر کنید:
شاخص‌های کلیدی عملکرد برای شرکت چیست؟
عملکرد اکنون در برابر وضعیت آینده چگونه است؟
شرکت برای دستیابی به اهداف چقدر باید به صورت ماهانه و سالانه پیشرفت کند؟
چه رفتار‌هایی را می‌خواهید در شرکت خود ترویج دهید؟
شایستگی‌های اصلی تیم شما امروز چیست؟
شایستگی‌های اصلی که تیم شما باید در وضعیت آینده داشته باشد چیست؟
چه نوع رهبری در آینده ضروری است؟
چگونه می‌توانید رهبرانی را در سازمان خود ارتقا دهید و توسعه دهید تا برای وضعیت آینده آماده شوند؟
تشخیص اینکه دقیقاً به کجا می‌خواهید بروید و رفتار‌های لازم برای رفتن به آنجا، اولین گام در توسعه فرهنگ بهبود مستمر است. هدف نهایی باید آنقدر سخت باشد که حس فوریت را برانگیزد. همچنین باید قابل دستیابی باشد، زیرا اهداف بسیار دور از دسترس می‌توانند منجر به ناامیدی و انفعال شوند.
۲. هدف را به همه برسانید
هنگامی که اهداف برای بهبود مستمر ایجاد شد، باید سهامداران کلیدی موافقت و حمایت‌شان را اعلام کرده و پیام را در سراسر سازمان خود منتقل کنید. بازخورد از طرف سهامداران شما بسیار مهم است و به شما امکان می‌دهد اهداف خود را اصلاح کنید. ضروری است که اهداف خود را به صورت مکتوب بیان کنید و اجازه دهید همه افراد در سازمان به آن دسترسی داشته باشند. تنها با داشتن چشم انداز مشترک و درک مشترک از ماموریت، کل سازمان می‌تواند به سمت دستیابی به اهداف حرکت کند.
۳. چارچوب داشته باشید
هر برنامه بهبود مستمر نیاز به یک فرآیند دارد. یک فرآیند یا چارچوبی برای بهبود، یک مدل عملیاتی و مجموعه‌ای از رویه‌ها است که وقتی به درستی اجرا شود، منجر به توسعه، تجزیه و تحلیل و پذیرش‌ایده‌های بهبود می‌شود. چندین چارچوب موفق برای برنامه‌های بهبود مستمر در حال حاضر وجود دارد مانند سیستم تولید تویوتا (TPS). در TPS، تعدادی از اصول، فلسفه‌ها و ابزارهای مدیریتی وجود دارد که می‌توانند در هر برنامه بهبود مستمر استفاده شوند. برخی از مفاهیم کلیدی عبارتند از: Kaizen، Plan-Do-Check-Act، ۸ wastes، ۵S، Gemba و غیره. لازم نیست همه این مفاهیم را یکجا دانست. با این حال، هرچه دانش بیشتری در مورد TPS داشته باشید، الهامات و فرصت‌های بیشتری برای بهبود می‌توانید به صورت روزانه شناسایی کنید.
۴. آموزش و گسترش آگاهی
افراد فقط به اندازه ابزار‌هایی که در دسترس دارند مؤثر هستند. بهبود مستمر یک پدیده طبیعی در سازمانها نیست. تنها راه برای توانمندسازی کارکنان برای شروع این سفر، آموزش آنها در مورد فرآیند و مزایای بهبود مستمر است. چندین ابزار در داخل TPS مانند مدیریت بصری، ۵S، Kanban و غیره را می‌توان در یک بعد از ظهر آموزش داد و اثرات را تقریباً بلافاصله می‌توان مشاهده کرد. توجه به این نکته مهم است که حافظه افراد با گذشت زمان از بین می‌رود و سایر اولویت‌ها ممکن است مانع برنامه بهبود مستمر شوند. در نتیجه آموزش باید مستمر باشد. برای برخی افراد این آموزش می‌تواند مقدمه‌ای برای مفاهیم و ابزارهای بهبود مستمر باشد. برای دیگران، می‌تواند یادآور اعمال و رفتار‌هایی باشد که باید به صورت روزانه از خود نشان دهند.
۵. تغییر را به عهده همه بگذارید
بهبود مستمر مستلزم مشارکت همه افراد در سازمان است. این شامل مجموعه اجرایی، مدیریت و کارگران است. برنامه بهبود مستمر زمانی مؤثر می‌شود که کارکنان درگیر توسعه فرهنگ باشند و در شناسایی زمینه‌های بهبود فعال باشند. برای انجام این کار، همه باید نقش و سهم خود را در برنامه بهبود مستمر شرکت درک کنند. تنها با \”پارو زدن\” با هم می‌توان به اهداف برنامه بهبود دست یافت. بخشی از همکاری مشترک در این تلاش، تقسیم مسئولیت برنامه در کل سازمان است.
۶. ارتباطات را تقویت کنید
یک برنامه بهبود مستمر به تغییرات منجر خواهد شد. تغییرات به طور کلی زمانی مثبت هستند که کارایی فرآیندهای کاری را بهبود بخشد. با این حال، اگر تغییرات به خوبی مدیریت نشود یا به خوبی اطلاع‌رسانی نشود، می‌تواند منجر به بی‌نظمی و هرج و مرج شود. افرادی که از بهبود فرآیندهای جدید بی‌اطلاع هستند ممکن است کارها را به روش قدیمی انجام دهند در حالی که دیگران با فرآیند جدید کار میکنند. این مدل ترکیبی می‌تواند منجر به مشکلات و ناکارآمدی شود. اگر این مشکل ادامه یابد، سازمان ممکن است تمایلی به ادامه تلاش‌های بهبود مستمر نداشته باشد، زیرا هر تغییر منجر به کار بیشتر، اختلال در جریان کار موجود و هرج و مرج کلی می‌شود. یکی از راه‌های مؤثر برای انتقال تغییرات، مستندسازی استاندارد‌ها و بهترین آنها تمرین است.
۷. محتاط باشید و عجله نکنید
یک برنامه بهبود مستمر نیاز به کار زیادی دارد. بسیار بیشتر از آنچه رهبران اولین بار تخمین می‌زنند. مهم است که ابتکارات را در اولویت قرار دهید و در اعمال یکباره تغییرات زیاد عجله نکنید. در طول ۶ ماه تا ۱ سال اول، میزان تلاشی را که برای شروع، گسترش و تداوم ابتکارات لازم است را پیگیری کنید. این به شما نشان می‌دهد که تیم شما در هر زمان از چند فرصت بهبود می‌تواند استفاده کند. انجام بیش از حد به یکباره می‌تواند منجر به شلختگی در انجام کار شود و بعداً مشکلات بیشتری ایجاد کند.
۸. نتایج را اندازه‌گیری کنید
یک برنامه بهبود مستمر خوب نتایج مثبتی را به همراه خواهد داشت. تعیین کمیت این نتایج مهم است. هر چه نتایج مثبت بیشتری از تلاش‌های بهبود مستمر شما حاصل شود، انرژی و شتاب بیشتری به برنامه شما می‌رسد. نتایج مثبت، مدیریت بالاتر را تشویق میکند تا روی برنامه سرمایه‌گذاری کند و توجه بیشتری به آن داشته باشد. کارمندان در مورد تأثیر و مشارکتی که برای شرکت دارند هیجان‌زده خواهند شد.
۹. موفقیت را جشن بگیرید
بهبود مستمر سخت است. این امر مستلزم آن است که کارکنان به طور انتقادی در مورد کار خود فکر کنند و راه‌های بالقوه بهبود آن را بررسی کنند. همانطور که برنامه بهبود مستمر شما شروع به افزایش شتاب میکند، مهم است افرادی که آن را ممکن میکنند، به خاطر بسپارید. یکی از راه‌های تداوم این فرآیند، به اشتراک گذاشتن منظم داستان‌های موفقیت و شناسایی افراد درگیر است. بسیاری از کارمندان به کار خود افتخار میکنند و انگیزه ذاتی برای بهبود آنها دارند. آنها صرفاً به دنبال شناسایی و تمجید برای یک کار خوب هستند.
۱۰. عادات جدید ایجاد کنید
ایجاد فرهنگ بهبود مستمر مستلزم تغییر عادات مردم است. عادت‌ها مجموعه کار‌هایی هستند که افراد به طور ناخودآگاه روزانه انجام می‌دهند. در واقع تغییر آنها بسیار دشوار است. بخشی از چالش شروع و حفظ یک برنامه بهبود مستمر، شناسایی مجموعه‌ای از رفتار‌های مطلوب و تقویت مداوم آنهاست. این می‌تواند شامل آموزش و بازآموزی کارکنان، کمک به مردم برای درک اینکه چه زمانی رفتار‌هایشان با تلاش‌های بهبود مستمر ناهمسو است، و دادن بازخورد مثبت به کسانی که رفتار‌های مطلوب را نشان می‌دهند، باشد.
۱۱. تکرار کنید
ایجاد فرهنگ بهبود مستمر زمان بر است و فوراً اتفاق نمی‌افتد. چندین سال برنامه‌ریزی و اقدام سنجیده نیاز دارد. همچنین ابتکاری نیست که بتوان آن را «تمام کرد». به عنوان یک قاعده کلی، اگر به درستی از آنها مراقبت نشود، همه چیز به مرور زمان پوسیده و زنگ می‌زند. این تشبیه در مورد فرهنگ بهبود مستمر شما نیز صدق میکند. همانطور که خانه یا ماشین شما نیاز به تعمیر و نگهداری منظم دارد تا در شرایط مطلوب خود عمل کند، فرهنگ بهبود مستمر شما نیز نیازمند توجه و مراقبت منظم است. برخی از مواردی که می‌توانند فرهنگ را حفظ کنند عبارتند از: ۱) آموزش مداوم و توسعه کارکنان، ۲) توسعه رهبرانی که به این فرآیند اعتقاد دارند، ۳) داشتن سیاست‌ها و مشوق‌های شرکتی که با اهداف بهبود شما همسو هستند، و ۴) شناسایی افرادی که کار خوبی انجام می‌دهند و نشان دادن مشارکت آنها در سازمان.
https://www.mydata-co.com/wp-content/uploads/2021/11/culture1-2.jpg375495فردوس محرابhttps://www.mydata-co.com/wp-content/uploads/2020/07/MYDATALOGO.pngفردوس محراب2021-11-30 16:21:552021-12-28 09:59:14ترویج فرهنگ بهبود مستمر فرآیند در سازمان
با الحاق مداوم تغییرات در فرآیندهای کسب و کار، خدمات یا محصولات خود، می‌توانید در نحوه اداره یک سازمان پیشرفت‌هایی ایجاد کنید. نکته کلیدی تداوم است، هرکسی می‌تواند در چند فرآیند تغییراتی ایجاد کند و آن را پیشرفت بنامد، اما تغییر در سبک کاری شما لازم است تا در واقع تغییر ایجاد شود. و این هسته بهبود مستمر فرآیند، یا بهبود فرآیند کسب و کار در زمینه یک تجارت می‌باشد. از طرفی به دلیل عادات و روشهای قدیمی در سرمایه‌گذاری، با رشد کسب و کار، ایجاد تغییرات در فرآیند دشوارتر می‌شود. اما در واقعیت، شما نمی‌توانید فرآیندها را بدون ایجاد تغییرات بهبود بخشید. فرآیندها باید با دقت مهندسی مجدد شوند، زیرا آزمایش‌ها و اشتباهات سردرگمی زیادی ایجاد میکنند.
در این مقاله به مقایسه دو روش بهبود کسب و کار یعنی CPIو BPRمی‌پردازیم و معیار‌های لازم برای استفاده از هر کدام را ذکر می‌کنیم، که شامل:
مشارکت مدیریت:
به طور کلی، بهبود فرآیند مستمر شامل بهبود فرآیندهای کاری است. CPI کارکنان را در تمام سطوح درگیر می کند و بر بهبود مستمر فرآیندهای کاری تاکید می کند. در مقابل، مهندسی مجدد فرآیند، مدیران را در بصورت عملی درگیر می کند، به این معنی که مهندسی مجدد اغلب تغییرات بزرگی در ساختارهای سازمانی شما ایجاد می کند و منجر به تغییر در ساختارهای سازمانی و طراحی مجدد مشاغل می شود.
مشارکت اعضای تیم :
در CPIاعضای تیم “در صورت نیاز” در یک بازه زمانی طولانی درگیر می‌شوند و به طور همزمان به صورت پاره وقت مشارکت میکنند. در مقابل در مهندسی مجدد فرآیند، کارفرمایان به طور منظم کار میکنند حتی آنها تلاش میکنند تا سازمان شما را در یک بازه زمانی کوتاهتر رشد دهند. مشارکت اعضای تیم در مورد مهندسی مجدد شدیدتر است. اغلب به صورت منظم (تمام وقت) در یک بازه زمانی کوتاهتر است.
اهداف بهبود:
افراد تجاری در مدت زمان کوتاهی به پیشرفت‌های پی در پی در فرآیند CPI دست می‌یابند. بهبود‌های پی در پی در CPI در یک دوره زمانی به دست می‌آیند که از نحوه عملکرد یک فرآیند کاری در حال حاضر و بهبود بر اساس آن شروع می‌شود. مهندسی مجدد فرآیند به صورت دوره‌ای انجام می‌شود و تمرکز آن بر دستیابی بهبود به طور چشمگیر است. این شامل بازطراحی اساسی نحوه عملکرد یک فرآیند بدون محدود شدن به نحوه انجام کارها در قبل از انجام مهندسی مجدد است. بنابراین مؤثرترین راه برای دستیابی به رشد سازمانی درکوتاه‌ترین دوره زمانی است.
رویکرد پیاده‌سازی:
به طور کلی، بسیاری از بهبود‌های تدریجی که در CPI انجام شده است، منجر به بهبود کلی قابل توجهی برای یک شرکت می‌شود. با این حال، در فرآیند مهندسی مجدد، توجه بیشتر به نتیجه است. هدف مهندسی مجدد فرآیند دستیابی به پیشرفت‌های چشمگیر در یک زمان خاص بر خلاف CPI می‌باشد.
تغییر سازمانی:
با CPI تغییرات سازمانی در یک دوره زمانی طولانی اتفاق می‌افتد. اغلب حداقل اختلال در مشاغل موجود، سیستم‌های مدیریتی و ساختارهای سازمانی وجود خواهد داشت. اما با مهندسی مجدد، تغییرات اساسی فرآیند تنها با تغییر در طراحی شغل، سیستم‌های مدیریت، ساختار سازمانی، آموزش و بازآموزی و فناوری اطلاعات صورت می‌گیرد.
میزان تمرکز:
در CPI، تمرکز معمولاً روی فرآیندهای تعریف شده، محدود است که به این معنی است که کارکنان برای دستیابی به یک فرآیند سطح بالاتر تلاش میکنند. مهندسی مجدد فرآیند نیاز به تمرکز بر فرآیندهای با عملکرد گسترده دارد که بخش عمده‌ای از کل سیستم سازمانی را در بر می‌گیرد.
وابستگی به سیستم‌های اطلاعاتی:
سازمان‌هایی که فقط از CPI استفاده میکنند، گهگاه با طراحی مجدد یک فرم، ایجاد یک مکاتبات جدید و غیره از مشکلات خود جلوگیری میکنند. در مهندسی مجدد فرآیند، فناوری سیستم‌های اطلاعاتی اغلب با دستیابی به پیشرفت‌های اساسی در کاهش زمان چرخه، دسترسی به اطلاعات و حذف دنباله کاغذ کمک میکند.
به طور کلی، اکثر سازمانها گاهی اوقات از CPI استفاده میکنند زیرا بهترین راه برای محافظت از کار آنها در برابر مشکلات است. سیستم‌های اطلاعات مهندسی مجدد فرآیند پشتیبانی زیادی برای دستیابی به تغییرات اساسی ارائه می‌دهند. حتی سرمایه‌گذاری و زمان شما را به طور کامل کاهش می‌دهد. سازمانها همچنین فرصت‌های تجاری را بهبود می‌بخشند. بنابراین، افراد تجاری باید مناسب‌ترین تکنیک را برای دستیابی به پیشرفت‌های اساسی پیدا کنند. حتی سازمانها فرصت‌های خوبی را برای کارکنان مهیا می‌سازند تا به پیشنهادات آنها پاسخ دهند. در حال حاضر بیشتر سازمانها از مهندسی مجدد فرآیند و CPI برای بهبود کسب و کار خود استفاده میکنند و در واقع مهمترین جنبه سازمانها است. به طور کلی، فرآیند مهندسی مجدد یکی از مهمترین جنبه‌های حل موقعیت‌های مشکل است.
اگر یک فرد تجاری هستید، بهترین روش‌ها را برای تجربه تبلیغات عالی در نظر بگیرید. قبل از انتخاب این روش‌ها، باید تمام عوامل مربوط به CPI و مهندسی مجدد فرآیند را تجزیه و تحلیل کنید. همیشه مهم است که بدون صرف زمان زیاد به اهداف تجاری خود برسید، حتی از همه مشکلات اجتناب کنید. اگر در حین استفاده از این روش‌ها با مشکلی مواجه شدید و به دنبال مشاوره حرفه‌ای باشید، به رفع تمام معایب کمک میکند.
سازمان‌هایی که برای بهبود ارزش قائل هستند، باید نظرات کارکنان خود را در مورد فرصت‌های بهبود تشویق یا حتی الزام کنند. کارمندان باید در ذهن خود به هر فرآیندی برای بهبود نگاه کنند. علاوه بر این، کارکنان باید آموزش ببینند تا به طور مستمر سؤالات زیر را بپرسند.
(i) آیا می‌توانیم این فرآیند را بهبود بخشیم؟ اگر پاسخ به این سؤال “بله” است، پس
(ii) بهترین راه برای انجام این فرآیند با ابزارها و مهارت‌هایی که داریم چیست؟ (بهبود مستمر فرآیند) یا
(iii) آیا بهبود نیاز به تغییر چشمگیر دارد؟ (مهندسی مجدد فرآیند).
اغلب، کارکنان در موقعیتی هستند که فرصت‌های سازمان را برای پیشرفت‌های اساسی احساس کنند. یک سازمان می‌تواند فضای خلاقیت و فرصت‌ها را با مشروط کردن کارکنانش به زیر سؤال بردن قابلیت‌های هر فرآیندی که در آن درگیر هستند و پاسخ به پیشنهادات آنها ایجاد کند.
سازمان‌های امروزی هم از CPI و هم از BPR استفاده میکنند. در حالی که CPI باید اقامت اصلی در هر سازمان باشد، مهندسی مجدد فرآیند در زمان‌های خاصی در شرایط خاصی که CPI کافی نیست ضروری است.
اگر آگاهانه بر عملکرد فرآیند نظارت نداشته باشید، متوجه نمی‌شوید که گلوگاه‌ها مسیر کسب و کار شما را مسدود کرده‌اند. بهبود مستمر فرآیند (مخفف: Continuous Process Improvement ) عمل ردیابی مداوم عملکرد فرآیند برای یافتن ناکارآمدی‌ها و ریشه کن کردن آنها است.
در ادامه بخوانید تا بدانید چرا بهبود مستمر فرآیند بسیار مفید است و چگونه می‌توانید با استفاده از CPI در فرآیندهای خود بهبود ایجاد کنید.
بهبود مستمر فرآیند چیست؟
بهبود مستمر فرآیند (CPI) عمل ایجاد تغییرات تدریجی در فرآیندهای کسب و کار شما برای بهبود کارایی و کیفیت است. اگر با مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (BPR) اشتباه گرفته نشود، بهبود مستمر برای کارآمدتر کردن، نوآوری و چابکی سازمان شما در درازمدت یک عامل کلیدی است و شما را به ایجاد تغییرات تدریجی در فرآیندهای خود دعوت میکند تا اینکه همه چیز را برای طراحی مجدد کامل یک فرآیند جدید از بین ببرید.
این تلاش مداوم برای بهبود فرآیندهای تجاری موجود می‌تواند شامل تغییرات کوچکی باشد که جریان کار را تغییر می‌دهد یا پیشرفت‌های بزرگ‌تری که نوآوری به ارمغان می‌آورد. هدف برنامه CPI باید افزایش کارایی، اثربخشی، کیفیت خروجی و انعطاف‌پذیری باشد. این یک جزء کلیدی برای دستیابی به برتری عملیاتی است.
بسیاری از سازمانها از نرم‌افزار تجزیه و تحلیل گردش کار مانند مای پروسس برای کمک به این فرآیند استفاده میکنند. ابزار‌هایی مانند مای پروسس ردیابی عملکرد و شناسایی مناطق برای بهبود را آسان میکنند.
مزایای بهبود مستمر فرآیند چیست؟
هدف بهبود مستمر فرآیند کسب‌وکار شناسایی ناکارآمدی‌ها و تنگناها و حذف آنها برای ساده‌سازی جریان‌های کاری است. با انجام این کار، مزایای زیادی را تجربه خواهید کرد، از جمله:
کاهش هزینه‌ها
پردازش سریعتر
خطا‌های کمتر
بهبود روابط ذینفعان و تأمین‌کنندگان
محصولات نهایی با کیفیت بهتر
کارکنان مولدتر
مشتریان راضی‌تر
مزایایی که دریافت می‌کنید به این بستگی دارد که ابتکار بهبود را در کجا متمرکز کنید.
به عنوان مثال، تقریباً ۷۰ درصد از شرکت‌ها در حال حاضر تلاش‌های بهبود خود را بر افزایش بهره وری و کاهش هزینه‌ها متمرکز کرده‌اند. علاوه بر این، ۳۸ درصد در تلاش برای افزایش رضایت مشتری و ۳۵ درصد به دنبال بهبود محصولات موجود هستند. همچنین نتایج به فرآیند موجودی که برای بهبود انتخاب می‌کنید بستگی دارد. یک سازمان را در نظر بگیرید که می‌خواست سرعت پردازش فاکتور‌ها را بهبود بخشد، بنابراین آنها بر روی بهبود فرآیندهای مالی خود با استفاده از سامانه مای پروسس تمرکز کردند. اکنون آنها می‌توانند فاکتور‌ها را در نیمی از زمان برگردانند.
۴ مرحله در چرخه بهبود فرآیند
اکثر مدل‌های بهبود مستمر شامل چهار مرحله اصلی هستند. پیروی از این مراحل به شما کمک میکند تا مشکلات فعلی را تجزیه و تحلیل کنید، تغییرات را برنامه‌ریزی کنید و آنها را به صورت تدریجی اجرا کنید.
در اینجا چهار مرحله اصلی بهبود فرآیند را دنبال می‌کنیم.
۱. مسائل جاری را شناسایی کنید
برای شروع، باید فرآیند موجود را تجزیه و تحلیل کنید تا هر گونه گلوگاهی که جریان کار را مسدود میکند، شناسایی کنید. نقشه‌برداری فرآیند هر مرحله از گردش کار را به شما نشان می‌دهد تا بتوانید کار‌های غیر ضروری که آن را متوقف میکند شناسایی کنید. عملکرد فعلی خود را محک بزنید تا بتوانید این داده‌ها را با هر تغییری که ایجاد می‌کنید مقایسه کنید.
۲. بهبود برنامه
در مرحله بعد، برنامه‌ای برای بهبود فرآیند خود طراحی کنید. اگر فقط تغییرات کوچکی انجام می‌دهید، راه‌حلی ایجاد می‌کنید که گردش کار موجود را اصلاح میکند. اگر در حال برنامه‌ریزی یک تغییر بزرگتر هستید، باید در نظر بگیرید که چگونه فرآیند فعلی را به صورت آفلاین انجام می‌دهید بدون اینکه تأثیر زیادی بر سایر فرآیندها داشته باشید.
هم متدولوژی بهبود را برنامه‌ریزی کنید و هم اینکه چگونه تغییرات را پس از موفقیت‌آمیز شدن، مقیاس‌بندی کنید. به یاد داشته باشید که تغییرات را بر اساس تأثیری که می‌گذارند و همچنین زمان، بودجه و منابع در دسترس خود اولویت‌بندی کنید.
۳. تغییرات را اجرا کنید
هنگام اجرای یک بهبود فرآیند، عاقلانه است که ابتدا آن را در مقیاس کوچک آزمایش کنید تا تأثیر آن را ببینید. اگر تغییر شما به درستی برنامه‌ریزی نشده باشد، این شما را از ایجاد اثرات منفی روی فرآیند و سازمان جلوگیری میکند. هنگامی که مطمئن شدید که بهبود به طور مؤثر عمل میکند، آن را بزرگ کنید و در سراسر سازمان گسترش دهید.
۴. بررسی عملکرد بهبود‌ها
باید عملکرد تغییرات خود را ردیابی کنید تا مطمئن شوید که فرآیندها را همانطور که تصور می‌کردید بهبود می‌بخشند. داده‌ها را با معیار‌های اصلی مقایسه کنید تا ببینید راه حل‌های شما چقدر خوب عمل میکنند. این همچنین به شما کمک میکند تا بهبود تدریجی بعدی را مشخص کنید.
بنابراین چگونه بهبود مستمر فرآیند اتفاق می‌افتد؟
ابتدا، تکنیک‌ها و فرآیند‌هایی را که در حال حاضر استفاده می‌شود، مطالعه می‌کنید. سپس، یک چالش یا منطقه‌ای را برای بهبود مشخص می‌کنید.
در مرحله بعد، راه حلی برای مشکل یا راهی برای بهبود فرآیند پیدا می‌کنید.
این راه حل یا تغییر اجرا می‌شود.
سپس، راه حل “استاندارد” می‌شود. این بدان معناست که قوانینی وضع شده‌اند تا اطمینان حاصل شود که روند بهبودیافته درست است.
پس از انجام همه این‌ها، پیشرفت‌های آینده را در نظر می‌گیرید. مناطقی که می‌توانند بیشتر بهبود یابند شناسایی می‌شوند و اهداف بیشتری تعیین می‌شوند.
آیا به ابزاری برای کمک به بهبود مستمر فرآیند نیاز دارید؟
ابزارهای بهبود فرآیند می‌توانند به شما کمک کنند تا تغییرات فرآیند را آسان‌تر برنامه‌ریزی، اجرا و پیگیری کنید. در حالی که هیچ ابزار خاصی برای بهبود مستمر فرآیند وجود ندارد، نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب و کار با ویژگی‌های زیر می‌تواند کمک بزرگی به شما کند.در مطلب زیر به این موضوع می‌پردازیم.
۱. عملکرد نقشه‌برداری
ابزار‌هایی با عملکرد نقشه‌برداری فرآیند می‌توانند به شما کمک کنند تا یک نمایش بصری از گردش کار خود ایجاد کنید تا بتوانید نحوه انجام فرآیندهای فعلی را مشاهده کنید. به این ترتیب، می‌توانید گام‌های غیرضروری و ناکارآمد را شناسایی کنید، و همچنین با وضوح بیشتری ببینید که چگونه و کجا بهبود‌ها بهترین کار را انجام می‌دهند. ابزارهای نگاشت خوب شما را قادر می‌سازند تا نقش‌هایی را به هر مرحله اختصاص دهید و به شما امکان می‌دهد مسیر‌های مشروط را کاوش کنید تا درک کنید که فرآیندها در شرایط مختلف چگونه انجام می‌شوند.
۲. پیاده‌سازی آسان
یک پلت فرم بهبود مستمر فرآیند باید دارای ویژگی راه‌اندازی ساده و استفاده آسان باشد. اگر کارکنان شما برای دستیابی به ابزار به آموزش زیادی نیاز دارند، قبل از انجام هر گونه تغییر فرآیند، زمان و هزینه زیادی را صرف خواهید کرد. در عوض، نرم‌افزاری را انتخاب کنید که استفاده از آن بصری باشد و منابع آموزشی لازم در دسترس باشد. نرم‌افزار کم کد یا بدون کد را انتخاب کنید. پلتفرمی که به کدگذاری گسترده نیاز دارد، کارمندانی را که می‌توانند تغییرات فرآیند را ایجاد کنند، محدود میکند.
۳. ویژگی‌های اتوماسیون
۹۹% از رهبران کسب و کار موافق هستند که اتوماسیون مزایای زیادی دارد زیرا راهی مؤثر برای سرعت بخشیدن به گردش کار، کاهش خطا‌ها و کاهش هزینه‌های پردازش است. به دنبال یک نرم‌افزار BPA مانند MyProcess باشید که ایجاد فرم‌های دیجیتال و مسیریابی پویا آنها را به طور خودکار در جریان کار شما آسان میکند.
مطمئن شوید که نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنید ظرفیت پر کردن خودکار فرم‌ها به منظور کاهش ورود داده‌ها و همچنین قابلیت اعتبارسنجی خودکار فرم‌ها برای حذف خطا‌های ورود داده‌ها را دارد. اعلان‌های خودکار از تأخیر در سیستم جلوگیری میکند، در حالی که ثبت سوابق خودکار مسیر حسابرسی شما را به‌روز نگه می‌دارد.
۴. داشبورد تجزیه و تحلیل عملکرد
پس از انجام تنظیمات فرآیند، باید عملکرد گردش کار خود را ردیابی کنید. به این ترتیب، می‌توانید ببینید که فرآیندهای شما تا چه اندازه بهبود یافته‌اند، آیا هنوز به بهبود نیاز دارند یا خیر، و آیا اثرات منفی برنامه‌ریزی نشده‌ای وجود دارد یا خیر. یک نرم‌افزار BPM با داشبورد تجزیه و تحلیل جامعی انتخاب کنید که ردیابی خودکار عملکرد را با ارائه به روشی ساده و قابل هضم آسان میکند.
نرم‌افزار‌های مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) مانند مای پروسس برای ردیابی و اندازه‌گیری پیشرفت‌ها در طول زمان ایده‌آل هستند.
به هر حال چرا بهبود مستمر فرآیند بسیار مهم است؟
هنگامی که یک فرآیند بهبود مستمر را اجرا می‌کنید، چیزی بیش از بهبود یک فرآیند انجام می‌دهید. شما مدت زمانی که یک‌ایده برای رفتن به مرحله اجرا نیاز دارد را کوتاه می‌کنید. دانش به اشتراک گذاشته می‌شود و هر فرد در سازمان از اشتباهی که یک فرد مرتکب شده است درس می‌گیرد. به عبارت دیگر، بهبود مستمر فرآیند کسب و کار به این معنی است که دانش به دست آمده از یک اشتباه به همه منتقل می‌شود، بدون اینکه مجبور باشند برای یادگیری همان درس، اشتباه مشابهی را مرتکب شوند و در نتیجه کل نیروی کار شما ماهرتر می‌شوند. شرکتی مانند بوش را در نظر بگیرید. بائومل، رهبر تعالی کسب و کار در شرکت بوش و یک مباشر اختصاصی در زمینه بهبود مستمر و موضوعات مربوط به کسب و کار توضیح می‌دهد: «زمانی که همه در یک سازمان استراتژی و همچنین اهدافی را که دریافت کرده‌اند بدانند، درک کنند و بپذیرند، کار را بدرستی انجام خواهد شد. آنها را با تعهد و اشتیاق، و مهمتر از همه، در یک جهت به سوی یک چشم انداز جمع کنید. » این جمله ارزشمند باعث شد تا یک فرآیند بهبود مستمر به برند کمک کند تا مشاغل خود را حفظ و نه تنها رضایت مشتری را تا ۱۵ درصد افزایش دهد، امتیاز رضایت باورنکردنی ۹۷ درصد را کسب کند.
با بهبود مستمر فرآیند، اطمینان حاصل می‌کنید که کسب و کار شما به طور قابل اندازه‌گیری کارآمدتر و سازنده‌تر می‌شود. راه‌حل‌هایی مانند سیستم مدیریت کسب و کار MyProcess به شما کمک میکنند تا بهبود فرآیند کسب‌وکار خود را در مسیر خود نگه دارید، می‌توانید برنامه‌های خود را برای ایجاد و پیگیری بهبود فرآیندها توسعه دهید.
درباره BPR و نحوه استفاده از آن برای افزایش مقیاس و بهبود عملیات تجاری بیاموزید.
پیشرفت در دنیای تجارت مستلزم این است که سازمانها نه تنها از موانع جان سالم به در ببرند، بلکه باید راهی برای تبدیل آنها به فرصت پیدا کنند. به جای اینکه مجبور شوید همه چیز آنطور که می‌خواهید پیش برود، گاهی اوقات باید عقب نشینی کنید و در کارکرد‌های اصلی تجارت خود تجدید نظر کنید. این می‌تواند به این معنی باشد که به تابلوی نقاشی برگردید و نحوه کار همه چیز را تجزیه و تحلیل کنید.
مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (BPR) چیست؟
شاید اخیراً اصطلاح BPR را در زمینه بهبود فرآیندها و افزایش سودآوری کسب و کار شنیده باشید، اما دقیقاً چیست؟ BPR مخفف Business Process Reengineering است. تعریف مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (BPR) این است: یک رویکرد منظم برای کاهش هزینه‌های سازمانی و فرآیندهای تجاری که شامل تجزیه و تحلیل انسانی و گردش کار‌های خودکار موجود است.
در کسب‌وکار‌های بزرگ – و حتی کوچک‌تر یا متوسط – فرآیندها می‌توانند در طول زمان ایجاد شوند و تبدیل به گره‌های پیچ در پیچ می‌شوند که عمیقاً در نحوه انجام کارها ریشه دوانده است. BPR یک متدولوژی اثبات شده است که به سازمانها اجازه می‌دهد گره‌های Gordian knot (مشکل پیچیده یا غیرقابل حل) را که ممکن است مانع از پیشرفت واقعی و بهینه‌سازی هزینه شوند، کاهش دهند.
مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار(BPR) عمل تغییر عملکرد‌های اصلی یک سازمان با هدف افزایش کارایی، بهبود کیفیت محصول و/یا کاهش هزینه‌ها است. این با تجزیه و تحلیل عمیق گردش کار کسب و کار و شناسایی مناطق کلیدی که نیاز به بهبود دارند شروع می‌شود. افرادی که این نوع کارها را انجام می‌دهند، که اغلب به آنها متخصص BPR می‌گویند، توسط شرکت‌ها استخدام می‌شوند تا انتقال به فرآیندهای استانداردتر را تسهیل کنند.
مهم است که بین این و بهبود فرآیند کسب و کار، که بر روی به روز‌رسانی فرآیندهای فعلی سازمان تمرکز دارد، تفاوت قائل شویم. از سوی دیگر، BPR با هدف ایجاد تغییرات اساسی در کل دامنه سیستم‌های یک تجارت است.
چه زمانی مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار مورد نیاز است؟
نیاز به مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار به طرق مختلف تشخیص داده می‌شود. در این مقاله ما برخی از شاخص‌ها که برای تشخیص فرا رسیدن زمان یک پروژه BPR لازم است، را ارائه می‌دهیم.
شکایات مشتریان و درخواست بازپرداخت در حال افزایش است.
استرس کارکنان، اختلافات و جابجایی زیاد است.
هرج و مرج پس از ترک کارمندان با تجربه یا رفتن به مرخصی، حاکم می‌شود.
سودآوری در حال کاهش است.
سرنخ‌های فروش به سرعت پیگیری نمی‌شوند.
حاکمیت شرکت، کمبود داشته باشد.
شما با میزان نقدینگی خود دست و پنجه نرم می‌کنید.
فهرست اموال شما در حال افزایش است.
شما نمی‌توانید سفارشات مشتری را به اندازه کافی سریع تکمیل کنید.
مراحل مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار چیست؟
۱. بفهمید که چه می‌خواهید.
پس از اجرای یک گردش کار خاص، انتظار دارید چه چیزی را ببینید؟ وقتی فهمیدید که می‌خواهید نتایج کسب‌وکارتان چگونه کار کند، می‌توانید بفهمید که چرا این اتفاق نمی‌افتد. به عنوان مثال، اگر به دنبال تحویل به مشتریان در یک بازه زمانی خاص هستید، به راههایی برای تسریع در خروج اقلام از انبار‌ها و وارد شدن به کامیون تحویل نگاه کنید.
۲. وضعیت فعلی را تعریف کنید.
مراحل مربوط به تکمیل یک فرآیند کاری را طی کنید. به مکان‌هایی نگاه کنید که ممکن است گلوگاه‌هایی رخ دهد که باعث کاهش کارایی و افزایش هزینه‌ها می‌شوند.
۳. شکاف‌ها را شناسایی کنید.
شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را تنظیم کنید که به شما‌ایده می‌دهد که چقدر با دستیابی به اهداف تجاری خود فاصله دارید. به زمان چرخه، فرآیند تولید، یا مدت زمانی که طول می‌کشد تا کامیون‌ها در انبار بارگیری شوند، نگاه کنید.
۴. یک مورد آزمایشی را انتخاب کنید.
به دنبال یک فرآیند ضروری باشید که بر اثربخشی سازمان شما تأثیر می‌گذارد. سپس، وضعیتی در آینده ایجاد کنید که به شما کمک میکند به اهداف استراتژیک شرکت خود دست یابید.
۵. فرضیه خود را توسعه و آزمایش کنید.
گردش کار و رویه‌های جدید را ارائه دهید، سپس با ذینفعان مربوطه ارتباط برقرار کنید. سناریو‌های آزمایشی را برای هر عملکرد جدید یا پیشرفته در فرآیند اصلاح شده خود ایجاد کنید.
۶. فرآیند جدید را اجرا کنید.
اطمینان حاصل کنید که وابستگی‌ها و منابع را برای اجرای موفقیت‌آمیز تغییرات خود در اختیار دارید.
۷. عملکرد را ارزیابی کنید.
عملکرد فرآیند جدید را دنبال کنید و از KPIهای خود برای ارزیابی تأثیرات آن در مقایسه با گردش کار اصلی کسب و کار استفاده کنید.
هدف شما باید ایجاد بهبود‌های استراتژیک واضح در فرآیندهای کاری خود در مقابل تلاش برای انجام تجارت معمول در یک بسته جدید باشد. این در مورد ارائه‌ایده‌های جدید است، مانند تغییر نحوه تعامل شما با مشتریان در هر مرحله از فرآیند فروش.
BPR و بهبود مستمر
بهبود مستمر (CI) یک تلاش مداوم برای بهبود یک محصول، خدمات یا فرآیند است. انجمن آمریکایی کیفیت (ASQ) معتقد است که تلاش‌های CI می‌تواند شامل بهبود تدریجی باشد، جایی که بهبود به تدریج در طول زمان اتفاق می‌افتد، و همچنین بهبود موفقیت‌آمیز، جایی که بهبود به یکباره اتفاق می‌افتد. CI اغلب از یک سازمان می‌خواهد که قبل از اینکه بتواند شانس واقعی موفقیت داشته باشد، ابتدا دستخوش یک تغییر فرهنگی شود. مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار اغلب بخشی از تلاش‌های CI است، زیرا تیم‌ها به دنبال راههایی برای بهبود فرآیندهای تجاری به عنوان بخشی از محدوده کلی CI هستند. BPR همچنین ارتباط تنگاتنگی با مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) دارد و داشتن درک سالم از هر دو رشته منطقی است.
بنابراین آیا BPR همان BPM است؟
خیر، در حالی که BPM بر تعریف و خودکارسازی فرآیندهای موجود تمرکز دارد، BPR روش کسب‌وکار موجود در سازمان، به‌ویژه زمانی که با مشتری در ارتباط هستند، کاملاً دوباره بررسی میکند. همچنین ممکن است ریسک‌هایی در مورد پیاده‌سازی BPR وجود داشته باشد زیرا نقش‌ها و فرآیند‌هایی که امروزه وجود دارند را می‌تواند به طور کامل کنار بگذارد.
ساده انگار بودن (Keep It Simple Stupid) به چه معناست؟
احتمالاً Keep It Simple Stupid (KISS) را در یک جایی در اینترنت دیده اید، اما آیا واقعاً می دانید معنی آن چیست یا چرا مهم است؟ KISS توسط برخی از ذهن های برجسته جهان به عنوان وسیله ای برای آموزش و پیشبرد دانش مورد استقبال قرار گرفته است.
KISS یک چارچوب کارآمد است که بر ساده نگه داشتن هر مرحله در یک فرآیند تا حد امکان تأکید میکند. KISS که توسط مهندس مشهور هوانوردی کلی جانسون مشهور شده است ، اکنون در محافل طراحی برای بهبود تجربه کاربر ، محیط های آموزشی برای افزایش نتایج یادگیری و آموزش رهبری برای حفظ اولین رویکرد اول استفاده می شود.
اصل K.I.S.S چیست؟
روش Keep It Simple Stupid (K.I.S.S.) به عنوان یک چارچوب طراحی تفکر آغاز شد. منظور اصلی روش KISS این است که وقتی همه چیز ساده باشد ، همه چیز بهتر است. این امر در مورد دستورالعمل ها، طراحی، زبان، یادگیری و موارد دیگر صدق میکند.
در ظاهر می توان تصور کرد که ساده، احمقانه به معنای غیرهوشمند یا بی فکر است، اما در حقیقت کاملاً برعکس است. روشهای ساده به تفکر بیشتری نیاز دارند زیرا باید قابل تکرار، مقیاس پذیر و آموزش پذیر باشند.
هر کس می تواند با افزودن لایه به لایه، فرآیندها را بیش از حد پیچیده کند و سپس آن را “قوی” بنامد. برخی از پیچیده ترین سیستم ها و فناوری های جهان ساده ترین آنها هستند. در واقع اصل KISS بیان میکند که اکثر سیستم ها اگر به جای پیچیدگی بیش از حد ساده باشند، بهتر کار میکنند.
با تولید و عرضه محصولات، من به طور مستقیم شاهد این بوده ام که ایده های خوب به دلیل پیچیدگی محصول و بدنبال آن بدهی های ایجاد شده، شکست میخورند. همچنین دیده ام که استانداردهای پیچیده چگونه اصلاح شده اند تا طراحی در نتیجه آن ساده تر و قوی تر شود.
دلایل تجاری، فکری یا فنی چندانی برای پیچیده شدن کارها وجود ندارد در صورتی که سادگی بتواند به شما در طراحی، راه اندازی، مقیاس بندی و یادگیری سریعتر کمک کند. همچنین مشاهده شده است که اصل KISS می تواند در بسیاری از حوزه های زندگی ما کاربرد داشته باشد – نه فقط ساخت محصولات فنی. در دنیای نرم افزار و فناوری، اصل KISS جزء ارکان طراحی خوب است. اخیراً یک روش تجدید نظر در روش KISS رخ داده است. از طراحی زیبا و تمیز اپل گرفته تا مینیمالیسم متفکرانه IKEA .
بخشی از دلیل آن این است که فناوری همیشه برای عموم مردم به خوبی درک نشده است. و برای هر نوع محصول خاص، ممکن است کاربران ده ها گزینه مشابه برای انتخاب داشته باشند.
یک روش بصرفه در مورد صرفه جویی در هزینه و ابزارها و محصولات امنیتی را در نظر بگیرید. این واقعیت که ۵۵ روش جداگانه برای دستیابی به این اهداف ذکر کرده است، گواهی بر بازار شلوغ با گزینه های بسیار است که کاربران نمی توانند همه آنها را بدون کمک متخصص درک کنند و در بازاری مانند آن، اگر بتوانید کالا را به صورت مستقیم تحویل دهید – موفقیت آسان تری خواهید یافت.
اصل KISS در مورد تلاش برای سادگی است. زبان های برنامه نویسی مدرن، چارچوب ها و API ها ابزارهای قدرتمندی برای ایجاد راه حل های پیچیده برای انواع مختلف مشکلات دارند. گاهی اوقات ممکن است توسعه دهندگان وسوسه شوند از راه حل های “هوشمند” و همه ویژگی های پیچیده استفاده کنند. اصل KISS بیان می کند که راه حل زمانی بهتر است که از وراثت کمتر، چند شکلی کمتر، کلاس های کمتر و غیره استفاده کند.
راه حلی که از اصل KISS پیروی می کند ممکن است خسته کننده یا حتی “احمقانه” اما ساده و قابل فهم به نظر برسد. اصل KISS بیان می کند که “راه حل” هوشمندانه نیست ، بلکه به راحتی قابل فهم است. این بدان معنا نیست که ویژگی هایی مانند وراثت و چند شکلی بودن به هیچ وجه نباید استفاده شود. بلکه فقط در مواقع لزوم با مزایای قابل توجهی باید استفاده شوند. راه حل ساده تر از راه حل پیچیده بهتر است زیرا نگهداری راه حل های ساده تر آسان است. این شامل افزایش خوانایی، درک و تغییرپذیری است. علاوه بر این نوشتن کد ساده کمتر مستعد خطا است.
مزیت سادگی زمانی بیشتر است که شخصی که نرم افزار را نگهداری می کند، کسی نباشد که یکبار آن را نوشته است. همچنین ممکن است نگهدارنده با ویژگی های پیچیده زبان برنامه نویسی آشنا نباشد. بنابراین برنامه های ساده و احمقانه آسان تر نگهداری می شوند، زیرا نگهدارنده به زمان کمتری برای درک آنها نیاز دارد و کمتر احتمال دارد اشکالات بیشتری را ایجاد کند.
یکی از دلایل ایجاد کد پیچیده تر، انعطاف پذیری بیشتر آن برای برآوردن نیازهای بیشتر است. اما نمی توان فهمید که چگونه می توان آن را انعطاف پذیر کرد یا آیا این انعطاف پذیری هرگز مورد نیاز خواهد بود. وقتی کد خود را انعطاف پذیرتر یا پیچیده تر از نیاز می کنید ، بیش از حد آن را مهندسی می کنید. برخی این کار را انجام می دهند زیرا معتقدند که الزامات آینده سیستم خود را می دانند. آنها معتقدند که بهتر است امروز یک طرح را انعطاف پذیر یا پیچیده تر کنیم، بنابراین می تواند نیازهای فردا را برآورده کند.
دلیل دیگر برای ایجاد کد پیچیده تر، ایجاد بهینه سازی است. کد بهینه شده کد پیچیده تری است. اصل پارتو در کد نیز صدق می کند: یک برنامه بیشتر وقت خود را در قسمت کوچکی از کد صرف می کند ، بنابراین عاقلانه است که تلاش خود را برای بهینه سازی تنها آن بخش از کد متمرکز کنید.
KISS آنقدر برای اصول طراحی اهمیت دارد که آمازون آن را به عنوان یک اصل رهبری اصلی ذکر کرده است. به طور خاص، آمازون اعلام می کند که “رهبران از تیم های خود انتظار نوآوری و اختراع دارند و همیشه راههایی برای ساده سازی می یابند.”
تجزیه و تحلیل فرایندهای تجاری روشی است که برای درک یک فرایند و بهبود کارایی آن استفاده می شود. این مراحل و طرفهای درگیر در یک فرایند خاص، و همچنین اطلاعات رد و بدل شده را بررسی می کند. به این ترتیب، تجزیه و تحلیل فرایندهای تجاری جنبه ای از مفهوم بزرگتر مدیریت فرایند کسب و کار است.
چه زمانی تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار ضروری است؟
دلایل مختلفی وجود دارد که چرا سازمانها باید تجزیه و تحلیل فرایندهای تجاری را انجام دهند. هر سازمانی باید بطور معمول فرآیندهای خود را ارزیابی کند تا فرصت های بهبود را شناسایی کند. تغییرات تکنولوژیکی و نوآوری های رقبا می تواند منجر به فرایندهایی شود که منسوخ شده و سازمان را در نقطه ضعف رقابتی قابل توجهی قرار دهد. سازمانها باید قبل از معرفی هرگونه فناوری جدید مانند اتوماسیون در فرآیندهای خود، تجزیه و تحلیل فرایندهای تجاری را انجام دهند.
شواهدی از تنگناها در فرآیندهای موجود نیز نشانه ای است که تجزیه و تحلیل فرایندهای تجاری ضروری است. این موارد شامل مواردی مانند تأخیرهای مکرر، شکایات مشتریان و سردرگمی سهامداران و/یا کاهش بهره وری است.
تجزیه و تحلیل فرایندهای تجاری شامل ۶ مرحله است:
اهداف خود را مشخص و تعریف کنید.
فرآیند مورد تجزیه و تحلیل را مشخص کنید.
جمع آوری اطلاعات.
فرآیند را ترسیم کنید.
فرآیند را تجزیه و تحلیل کنید.
پتانسیل بهبود فرآیند کسب و کار را مشخص کنید.
انجام تجزیه و تحلیل فرایندهای تجاری
اهداف را مشخص و تعریف کنید
این اولین قدم شامل شناسایی آنچه شما امیدوار هستید با انجام تجزیه و تحلیل به آن برسید. شاید شما بخواهید درک بهتری از یک فرایند تجاری خاص در سازمان خود کسب کنید. یا تلاش های شما ممکن است بخشی از یک ابتکار بزرگتر باشد مانند ادغام اتوماسیون در تمام فرایندهای سازمانی. بطورکلی اهداف موثر عموماً از مخفف SMART پیروی می کنند، زیرا اهداف خاص ، قابل اندازه گیری، دست یافتنی، مرتبط و محدود به زمان هستند.
فرآیند را شناسایی و تعریف کنید
آگاهی از اهداف شما به شما کمک می کند تا فرایندهایی را که می خواهید تجزیه و تحلیل کنید شناسایی کنید. یک مکان خوب برای شروع، فرایندهای مهم تر تجاری یا جنبه های سازمان شما است که عملکرد ضعیفی دارند. نقاط شروع و پایان خود را مشخص کنید تا مطمئن شوید که دامنه تجزیه و تحلیل شما چندان گسترده نیست.
جمع آوری اطلاعات
در این مرحله شما می خواهید تیم خود را جمع کنید. شامل ذینفعانی که در طراحی فرایند کسب و کار شما نقش دارند، شود. آنها بیشترین اطلاعات را خواهند داشت و می توانند مسائل و تنگناها را شناسایی کنند. با تیم خود مصاحبه ها و جلسات طوفان فکری انجام دهید. همه منابع اطلاعاتی موجود را مرور کنید. تا آنجا که می توانید اطلاعات جمع آوری کنید، درک بهتری از این روند به شما ارائه می دهد.
فرآیندآن را ترسیم کنید
نگاشت فرآیندهای تجاری یک ابزار برنامه ریزی و مدیریت است که بطور بصری تمام جنبه های یک فرآیند را به تصویر می کشد. نگاشت فرآیند می تواند به سادگی ترسیم یک نمودار جریان روی یک تکه کاغذ باشد. نکته مهم این است که نقشه شما روند را به روشنی و به راحتی دنبال می کند.
همچنین می توانید از نرم افزار گردش کار برای طراحی نقشه های دقیق فرآیند کسب و کار استفاده کنید. استفاده از نرم افزار به سادگی کشیدن و رها کردن کارها در داشبورد، برای استفاده است.
فرآیند را تجزیه و تحلیل کنید
این مرحله شامل تجزیه و تحلیل فرآیند به منظور تشخیص ناکارآمدی ها و زمینه های بالقوه جهت بهبود فرآیند است. این مرحله تمرکز بر موارد زیر دارد:
اجزای اصلی تجزیه و تحلیل فرایندهای تجاری: این موارد شامل مواردی مانند تعامل با مشتری، فعالیت هایی که ارزش بالایی می دهند و مکان هایی که اطلاعات در آن رد و بدل می شود ، می باشد.
تنگناها و/یا دلایل دیگر تأخیر
اجزای ناکارآمد یا اسراف کننده
همچنین می توانید از روش های زیر برای شناسایی مشکلات و مکان هایی برای بهبود فرآیند استفاده کنید:
تجزیه و تحلیل ارزش افزوده
تحلیل علل ریشه ای
تجزیه و تحلیل فرایندهای تجاری با ارزش افزوده شامل بررسی هر جنبه ای از یک فرایند برای تعیین اینکه آیا ارزش افزوده در سطح فرایند و/یا سطح سازمانی است یا خیر. نقشه های فرآیندی شما در این زمینه و اطلاعاتی که در مرحله سوم جمع آوری کرده اید مفید خواهند بود.
تجزیه و تحلیل علل ریشه ای دلایل یک مشکل و همچنین راه حل های احتمالی را بررسی می کند. به عنوان مثال ، یک فرآیند برای مشتری جدید با نیروی کار زیاد که از مقدار نامتناسب منابع انسانی استفاده می کند. راه حل این است که فرآیند را از طریق یک پلت فرم نرم افزاری BPM با کمترین کد، خودکار کنید.
هنگامی که همه جنبه های فرایند را مرور کردید ، آماده بررسی و پیاده سازی بهبود فرآیندهای تجاری هستید.
پتانسیل بهبود فرآیند کسب و کار را مشخص کنید
در آخرین مرحله ، به اهدافی که در ابتدا مشخص کرده اید بازگردید. هرگونه پیشرفت در فرآیندهای شما باید این اهداف را بیشتر کند. یافته ها و توصیه های خود را با ذینفعان بحث کنید. بازخورد آنها را دریافت کنید. طوفان فکری کرده و تمام راه حل های ممکن را کشف کنید. در نظر بگیرید که چگونه هر راه حل بر سازمان شما در کوتاه مدت و بلند مدت تأثیر می گذارد.
https://www.mydata-co.com/wp-content/uploads/2021/10/business_analysis52.jpg360550فردوس محرابhttps://www.mydata-co.com/wp-content/uploads/2020/07/MYDATALOGO.pngفردوس محراب2021-10-18 13:29:502021-12-28 11:02:12تحلیل فرآیند کسب و کار
https://www.mydata-co.com/wp-content/uploads/2021/10/buyBPMS.jpg621881سیدامیررضا مرتضویhttps://www.mydata-co.com/wp-content/uploads/2020/07/MYDATALOGO.pngسیدامیررضا مرتضوی2021-10-10 09:46:122021-10-18 08:42:29نکاتی که باید در خرید BPMS به آنها توجه داشت
